Documentenbeheer -Medewerker Documentair Informatiebeheer (DIM)

Detachering
Delen

Over de opdracht

Vacature Documentenbeheer -Medewerker Documentair Informatiebeheer (DIM)

In het kort: Je gaat het digitale projectarchief in SharePoint beheren en optimaliseren, documenten registreren en ordenen, gebruikers begeleiden en trainen, kwaliteit bewaken en bijdragen aan overdracht en beantwoording van informatieverzoeken. Locatie Rotterdam (kantoor nabij Rotterdam Alexander) Hybride/kantoordagen: Gezien de werkzaamheden is een regelmatige aanwezigheid op locatie aannemelijk. De exacte verdeling tussen thuiswerken en kantoor dient te worden afgestemd met de opdrachtgever. Rijkswaterstaat is de uitvoeringsorganisatie van het ministerie van Infrastructuur en Waterstaat en werkt dagelijks aan een veilig, leefbaar en bereikbaar Nederland. Opdrachtomschrijving Deze uitvraag is specifiek voor het project Vernieuwing van de Van Brienenoordbrug (VBB). De VBB (onderdeel van de A16 bij Rotterdam) is één van de drukst bereden bruggen van Nederland. De boogbruggen, het beweegbare deel en de systemen voor bediening, besturing en bewaking worden vernieuwd, waarbij de bestaande westelijke boog wordt gerenoveerd en hergebruikt aan de oostzijde. Na het afbreken van de eerdere aanbesteding is gekozen voor een nieuwe aanpak waarin de opdracht over vier afzonderlijke contracten is verdeeld en Rijkswaterstaat zelf de rol als integrator tussen deze contracten vervult. Dit brengt veel onderlinge raakvlakken, informatie-uitwisseling en verschillende oplever- en overdrachtsmomenten met zich mee, en maakt het extra belangrijk om gecontroleerd en procesmatig te werken. Een goed ingericht, actueel en toegankelijk digitaal projectarchief in SharePoint Online (SPO) is daarom van groot belang voor de beheersing van het project. De opdracht dient te worden uitgevoerd binnen de richtlijnen van het project. De opdracht omvat het beheren en bewaken van documentbeheer en archiefvorming binnen het project en de daarvoor gebruikte systemen. Dit beheer omvat activiteiten zoals (maar niet beperkt tot) het registreren, metadateren, ordenen en classificeren van documenten en informatie. Een belangrijke taak is het coachen en begeleiden van projectmedewerkers bij hun taken en verantwoordelijkheden op het gebied van documentbeheer en archiefvorming, met als doel de kwaliteit van de informatiehuishouding continu te verbeteren. Wegens de grootschalige samenwerking met externe partijen maakt het project gebruik van SPO, wat niet door Rijkswaterstaat beheerd wordt. Het dagelijks (functioneel) beheer van SPO valt ook onder deze opdracht. Taken die horen bij het beheren van een digitaal projectarchief zijn onder andere: – Verlenen en intrekken van autorisaties tot het DMS. – Instrueren van (nieuwe) projectmedewerkers zodat zij hun taken met betrekking tot documentbeheer en archivering zelfstandig en adequaat kunnen uitvoeren, erop toezien dat zij hun verantwoordelijkheden nemen en waar nodig aanspreken/escaleren binnen de projectorganisatie. – Beantwoorden van functionele gebruikersvragen met betrekking tot documentbeheer, archivering en SPO. – Ondersteunen van projectmedewerkers bij het registreren, metadateren, ordenen en classificeren van documenten en deze werkzaamheden waar nodig namens hen uitvoeren, bijvoorbeeld bij afwezigheid of vertrek. – Toevoegen, ordenen, waarderen en selecteren, verplaatsen en muteren van nieuwe (sub)dossiers binnen de ordeningsstructuur. – Opstellen en actualiseren van de documenten die horen bij het beheren van het projectarchief, waaronder de beheerafspraken, werkafspraken, autorisatiematrix, instructies, ordeningsstructuur, overdrachtsplan en de lijst met belangrijkste projectdocumenten (high value list). – Adviseren van projectmedewerkers over documentbeheervraagstukken, zoals de inrichting van het projectarchief of de omgang met specifieke typen documenten. – Structureel bewaken en verbeteren van de kwaliteit en overdraagbaarheid van het projectarchief door toepassing van de PDCA-cyclus. – Functioneel en visueel inrichten en optimaliseren van het projectarchief in SPO naar behoefte van het project, binnen de geldende kaders en afspraken (standaardweergaven, startpagina’s). – Ondersteunen bij de beantwoording van Woo-verzoeken, bijvoorbeeld door relevante documenten te verzamelen, acties uit te zetten en documentenlijsten op te stellen. – Monitoren van de beschikbare opslagcapaciteit en tijdig initiëren van benodigde maatregelen. – Ontvangen, analyseren en waar mogelijk oplossen van functionele meldingen en verstoringen in SPO en hierover communiceren binnen het projectteam. – Inventariseren, beoordelen en doorvoeren van verbetervoorstellen met betrekking tot het gebruik en de inrichting van SPO. – Mede inrichten, beheren en optimaliseren van de informatie-uitwisseling en eventuele koppeling tussen SPO en andere systemen. – Voorbereiden van het projectarchief op (tussentijdse en eind)overdrachten aan DIM en/of migraties, deze processen begeleiden, en waar nodig herstel- en conversiewerkzaamheden uitvoeren of coördineren. – Proactief signaleren van kansen, knelpunten en risico’s met betrekking tot documentbeheer en archivering en hierover rapporteren via de binnen het project gebruikte dashboards en voortgang overleggen. – Vanuit de expertise deelnemen aan relevante project overleggen en bijdragen aan kennisdeling binnen het project. Resultaat opdracht 1. Ingericht projectarchief volgens de afspraken die met de opdrachtgever zijn gemaakt en dat voldoet aan de kwaliteitseisen die RWS hieraan stelt (onder andere ordening, waarderen en selecteren, toepassen van metadata). 2. Actuele middelen voor het documentbeheer en archivering (onder andere autorisatiematrix, werkafspraken, handleidingen, ordeningsstructuur, overdrachtsplan en dashboards). 3. Goed functionerende omgeving in SPO die is voorbereid op toekomstige overdracht. Leiding en toezicht De uitvoering van de werkzaamheden vindt plaats onder regievoering van de adviseur projectbeheersing & informatiemanagement VBB.

Eisen

Uitvoeringsvoorwaarde arbeidsrelatie
De aard en organisatorische inbedding van deze opdracht maken dat niet iedere contractvorm passend is; voor deze opdracht wordt daarom uitgegaan van uitvoering via detachering.
OverheidZZP sluit geen specifieke contractvorm of categorie opdrachtnemers op voorhand uit. Wel geldt dat iedere opdracht moet kunnen worden uitgevoerd op een wijze die in overeenstemming is met de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de regels omtrent de kwalificatie van arbeidsrelaties en de Wet DBA.
De geschiktheid van een opdracht voor een bepaalde contractvorm wordt beoordeeld aan de hand van de beoogde feitelijke uitvoering van de werkzaamheden en niet uitsluitend op basis van de gekozen juridische constructie. Daardoor kan het voorkomen dat een opdracht zich, gelet op de aard, inrichting of organisatorische inbedding van de werkzaamheden, niet leent voor alle contractvormen.
Inschrijvers dienen desgevraagd aannemelijk te maken op welke wijze zij de opdracht zullen uitvoeren en hoe daarbij wordt voldaan aan de toepasselijke wet- en regelgeving. Indien onvoldoende aannemelijk wordt gemaakt dat de opdracht binnen de voorgestelde constructie rechtmatig kan worden uitgevoerd, kan een inschrijving buiten beschouwing worden gelaten.

– Bij het voorstellen van een kandidaat dient het CV in PDF-formaat te worden aangeleverd, voorzien van voor- en achternaam. – Graag alleen kandidaten voorstellen die de Nederlandse taal beheersen. – Minimaal HBO-denk- en werkniveau met een afgeronde MBO-opleiding in het vakgebied van informatiemanagement of gelijkwaardige opleiding. – Meer dan 2 jaar aantoonbare werkervaring met een DMS en op het vakgebied van digitaal archiveren. – Ervaring met en kennis van (documentair) informatiebeheer en dienstverlening, en het gebruik van DIM-gerelateerde ICT-middelen, waaronder met name SharePoint. – Zelfstandig trainingen kunnen geven en het daarvoor benodigde materiaal (presentaties, werkafspraken, instructies) kunnen opstellen.

Wensen

LET OP: Op basis van de wensen van onze opdrachtgever wordt bepaald of je eventueel wordt uitgenodigd voor een selectiegesprek. Het is dus noodzakelijk dat je ook op de wensen een sterke match hebt.

– De mate van aantoonbare ervaring met documentbeheer specifiek in SharePoint Online. – Kennis van relevante kaders en regelgeving (bijv. Woo, AVG, Aw, BIHR, Toepassingsmodel metadata). – De mate van het voldoen aan de genoemde competenties. – Kennis van en ervaring met (grootschalige) infrastructurele projecten. – Kennis van en ervaring met werken in een overheidsinstelling. Competenties – Analyseren / analytisch denkvermogen (je kan verbanden leggen). – Dienstverlenende / klantgerichte instelling (je helpt mensen graag en pakt ad hoc verzoeken op). – Hands-on mentaliteit (je denkt in mogelijkheden en werkbare oplossingen). – Pro activiteit (je signaleert verbeteringen, neemt het initiatief om zaken te verbeteren en zoekt de collega’s op als je ze nodig hebt). – Overtuigingskracht (je weet verbetervoorstellen uit te dragen en draagvlak te creëren). – Zelfstandigheid en gestructureerd werken (je kan je werk zelf indelen en uitvoeren). – Goede mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheden, waaronder: – Rapportages en hulpmiddelen kunnen opstellen. – Didactische vaardigheden voor instrueren en begeleiden van gebruikers. – Luisteren (de vraag achter de vraag kunnen achterhalen). – Nauwkeurigheid en oog voor detail. – Omgevingsbewustzijn (je weet wat er binnen de organisatie speelt). – Zelfontwikkeling / continu leren.

Overige informatie

Optie tot verlenging: Ja, verlenging mogelijk Gespreksdatum: Onbekend

Procedure

De sluitingsdatum van deze opdracht is de harde deadline van onze opdrachtgever.

  • Om je krachtig voor te kunnen dragen hebben wij minimaal één werkdag nodig om samen met jou alle bescheiden in orde te maken.
  • Wanneer je interesse hebt in deze opdracht en overtuigd bent van een sterke match, reageer dan direct!
  • Naast een actueel en op de opdracht gericht CV zullen wij altijd vragen om een bondige persoonlijke motivatiebrief (inclusief een toelichting per functie-eis en -wens) en een indicatief uurtarief/maandloon.

Op basis van deze informatie kunnen wij voor je aan de slag! We nemen contact met je op om alle verdere details goed door te nemen en duidelijke afspraken met je te maken voor we je daadwerkelijk voorstellen.

Reageer nu op

Documentenbeheer -Medewerker Documentair Informatiebeheer (DIM)

Let op: Gewenste contractvorm voor deze opdracht is detachering


Wij staan voor je klaar!

(ma - vr 09:00 - 17:00)

Vraag over de opdracht? Wij ontvangen graag je vraag per mail via [email protected]

Bureau/partner?

Je kunt dan alleen voorstellen na aanmelding en toelating als partner via onderstaande pagina.

Hulp met je stukken?

Leer hier hoe je een goede motivatiebrief schrijft (als ZZP-er) in het publieke domein!

Leer hier hoe je je CV herschrijft naar de opdracht (als ZZP-er) in het publieke domein!

Leer hier hoe je je competenties verwerkt in je CV, motivatiebrief en gesprek!

Veelgestelde vragen

Kan ik werken via Detachering en/of als ZZP-er?

Bij OverheidZZP vind je opdrachten die via verschillende contractvormen kunnen worden uitgevoerd, waaronder ZZP en detachering. Per opdracht wordt beoordeeld welke contractvorm(en) passend zijn, afhankelijk van de aard van de werkzaamheden, de organisatorische inbedding en de wijze waarop de opdracht feitelijk wordt uitgevoerd. Je herkent de voorkeur of uitgangspunten voor een opdracht aan het label bovenaan de vacature: ZZP (of detachering) of Detachering. Staat bij een opdracht uitsluitend ‘Detachering’? Dan is op basis van de kenmerken van die specifieke opdracht gekozen voor uitvoering via detachering. Dit betekent niet dat bepaalde groepen opdrachtnemers op voorhand worden uitgesloten, maar dat de opdracht zich gelet op de beoogde uitvoering niet leent voor alle contractvormen. Lees hier meer over de uitvoeringsvoorwaarde arbeidsrelatie en detachering.

Hoe helpen jullie mij met mijn CV, motivatie en het gesprek?

Wij kennen de meeste opdrachtgevers goed en weten waar zij op letten in een selectieproces. Die ervaring gebruiken we bij elke aanbieding: we toetsen je CV en geven gerichte tips over je CV, motivatie, (concurrerend) uurtarief en presentatie. Ook wanneer je op gesprek mag helpen wij je met de voorbereiding. Zo vergroten we samen je slagingskans!

Wat kost jullie dienstverlening?

Reageren is altijd vrijblijvend. Na je reactie nemen we eerst contact met je op. Pas als jij akkoord bent met de voorwaarden, dragen we je voor. Wij werken met een eerlijke, marktconforme marge bovenop jouw uurtarief/salaris, die verwerkt zit in het tarief richting de opdrachtgever. Jouw uurtarief/salaris stemmen we altijd samen af.

Ik voldoe niet aan alle eisen/wensen, is het het waard om toch te reageren?

De eisen die bij een opdracht staan vermeld zijn knock-out criteria: je moet hier 100% aantoonbaar aan voldoen om in aanmerking te komen. Wensen zijn geen harde vereisten, maar het is wel aanbevolen om aan zoveel mogelijk wensen te voldoen om kansrijk te zijn in de selectie. Reageer alleen als je zeker weet dat je aan alle eisen en de meest essentiële wensen voldoet.

Hoe kan ik mijn documenten het beste aanleveren om de kans van slagen te vergroten?

Reageer via de website met je CV, een Motivatie en een Toelichting op de eisen en wensen. Gebruik je motivatiebrief voor een heldere onderbouwing van jouw match. Beschrijf steeds per eis/wens kort hoe je hieraan voldoet. Dit maakt de aansluiting op de opdracht direct inzichtelijk en helpt de opdrachtgever in het begrijpen van jouw aanbieding.

Wat zijn zakelijke voordelen via OverheidZZP?

Als zelfstandige regel je alles zelf. Je verzekeringen, je pensioen, je administratie en je ontwikkeling. Dat kost tijd en het is niet altijd duidelijk waar je moet beginnen. Daarom werken wij samen met partijen die wij zelf goed vinden. Partners die de zelfstandige begrijpen en waar je als professional op kunt bouwen. Ontvang zo ook bij enkele partners een korting via OverheidZZP!

Wij kennen de meeste opdrachtgevers goed en weten waar zij op letten in een selectieproces. Die ervaring gebruiken we bij elke aanbieding: we toetsen je CV en geven gerichte tips over je CV, motivatie, (concurrerend) uurtarief en presentatie. Ook wanneer je op gesprek mag helpen wij je met de voorbereiding. Zo vergroten we samen je slagingskans!

Reageren is altijd vrijblijvend (no cure no pay) en nog niet definitief. Na jouw reactie nemen we altijd eerst contact met je op, en pas als jij helemaal akkoord bent met de financiële en praktische uitgangspunten dragen wij je formeel voor bij de opdrachtgever. We werken met een eerlijke, marktconforme fee bovenop jouw uurtarief, verwerkt in het tarief richting de opdrachtgever. Samen stemmen we altijd af welk uurtarief jij wilt ontvangen en verkennen we of de opdracht goed aansluit bij jouw ambities en kwaliteiten.

Bij OverheidZZP vind je opdrachten die via verschillende contractvormen kunnen worden uitgevoerd, waaronder ZZP en detachering. Per opdracht wordt beoordeeld welke contractvorm(en) passend zijn, afhankelijk van de aard van de werkzaamheden, de organisatorische inbedding en de wijze waarop de opdracht feitelijk wordt uitgevoerd. Je herkent de voorkeur of uitgangspunten voor een opdracht aan het label bovenaan de vacature: ZZP (of detachering) of Detachering . Staat bij een opdracht uitsluitend ‘Detachering’? Dan is op basis van de kenmerken van die specifieke opdracht gekozen voor uitvoering via detachering. Dit betekent niet dat bepaalde groepen opdrachtnemers op voorhand worden uitgesloten, maar dat de opdracht zich gelet op de beoogde uitvoering niet leent voor alle contractvormen. Lees hier meer over de uitvoeringsvoorwaarde arbeidsrelatie en detachering.

De eisen die bij een opdracht staan vermeld zijn knock-out criteria: je moet hier 100% aantoonbaar aan voldoen om in aanmerking te komen. Wensen zijn geen harde vereisten, maar het is wel aanbevolen om aan zoveel mogelijk wensen te voldoen om kansrijk te zijn in de selectie. Reageer alleen als je zeker weet dat je aan alle eisen en de meest essentiële wensen voldoet.

Gebruik de eerste pagina van je CV of een deel van je motivatiebrief voor een heldere onderbouwing van jouw match. Neem alle eisen en wensen uit de opdracht over en beschrijf steeds kort hoe je hieraan voldoet. Dit maakt de aansluiting op de opdracht direct inzichtelijk en helpt de opdrachtgever in het begrijpen van jouw aanbieding. Je kunt hiervoor dit format gebruiken.

Relevante opdrachten

Interesse, en overtuigd van een sterke match?

Mogen wij je helpen met zoeken?

Wij helpen je graag met het vinden van een passende opdracht in het publieke domein! Interim of detachering? Neem contact met ons op dan gaan wij vrijblijvend persoonlijk voor je op zoek!