In het kort: Je gaat als documentalist het documentmanagement en projectarchief voor beweegbare bruggen inrichten, beheren en optimaliseren, medewerkers coachen in documentbeheer en zorgen voor goede autorisaties, structuur, metadata en toegankelijke informatie.
Rijkswaterstaat
Rijkswaterstaat is de uitvoeringsorganisatie van het ministerie van Infrastructuur en Waterstaat en werkt dagelijks aan een veilig, leefbaar en bereikbaar Nederland.
Programmateam beweegbare bruggen
Beweegbare bruggen zijn een essentieel onderdeel van onze wegen en vaarwegen. Rijkswaterstaat beheert bijna 200 beweegbare bruggen. Bijna de helft hiervan behoeft vóór 2040 groot variabel onderhoud (GVO) of een grondige renovatie dan wel complete vervanging.
Om deze opgave het hoofd te bieden start Rijkswaterstaat met een programmateam beweegbare bruggen. Een programmatische aanpak waarbij meerdere beweegbare bruggen, onder één contract, in een verkorte looptijd achter elkaar worden opgepakt en gerealiseerd. Het betreft voor de organisatie een nieuwe aanpak, waarin veel zaken efficiënter worden opgepakt.
De programmatische aanpak van Rijkswaterstaat brengt ook veranderingen met zich mee voor het vakgebied documentmanagement. Waar documentmanagement voorheen per brug werd ingericht, gebeurt dit nu op programma- en clusterniveau. Hierbij worden meerdere bruggen gezamenlijk beheerd binnen één uniforme omgeving. Deze ontwikkeling vraagt om verdere optimalisatie en standaardisatie van processen en stelt nieuwe eisen aan de rol van documentalist. Daarom zoeken wij een enthousiaste en ervaren documentalist die samen met ons het documentmanagement binnen het programma verder vormgeeft en versterkt.
De opdracht wordt uitgevoerd binnen de kaders en richtlijnen van het project. Als documentalist ben je verantwoordelijk voor het beheer van de archivering binnen het documentmanagementsysteem (DMS). Je ondersteunt en begeleidt projectmedewerkers bij het correct vastleggen, beheren en archiveren van informatie.
Je draagt zorg voor het registreren, metadateren, ordenen en classificeren van documenten en informatie. Daarnaast houd je het ordeningsplan actueel, beheer je dossiers, verzorg je autorisaties en ondersteun je projectmedewerkers met trainingen, instructies en advies. Ook zorg je ervoor dat de benodigde middelen beschikbaar zijn om documentbeheer efficiënt uit te voeren.
Een belangrijk onderdeel van de opdracht is het coachen van projectmedewerkers. Je vergroot hun bewustzijn van taken en verantwoordelijkheden op het gebied van documentbeheer en archiefvorming en helpt hen deze op een juiste en zelfstandige manier uit te voeren. Hiermee lever je een bijdrage aan de continue verbetering van de informatiehuishouding binnen het project.
Binnen deze opdracht voer je onder andere de volgende werkzaamheden uit:
– Opstellen, beheren en actueel houden van de autorisatiematrix;
– Verlenen, wijzigen en intrekken van autorisaties binnen het documentmanagementsysteem;
– Inrichten van standaardweergaven, dashboards en zoekopdrachten op basis van de informatiebehoefte van gebruikers;
– Inwerken en instrueren van (nieuwe) projectmedewerkers op het gebied van documentbeheer en archiefvorming;
– Aanmaken, ordenen, waarderen, selecteren en beheren van (sub)dossiers binnen de vastgestelde ordeningsstructuur;
– Actueel houden van documentatie die betrekking heeft op het projectarchief;
– Verplaatsen en herstructureren van documenten en (sub)dossiers wanneer de archiefstructuur daarom vraagt;
– Toezien op de correcte verwerking van inkomende, interne en uitgaande documenten conform de geldende kaders;
– Zorgdragen voor de tijdige beschikbaarheid van informatie voor de juiste gebruikers;
– Signaleren en melden van verstoringen aan Lokaal Functioneel Beheer (LFB) en samenwerken met de verantwoordelijke beheerorganisatie;
– Inventariseren en aandragen van verbetervoorstellen voor applicaties en processen, conform de procedures van LFB.
Resultaat opdracht
1. Ingericht projectarchief volgens de afspraken die met de opdrachtgever zijn gemaakt en dat voldoet aan de kwaliteitseisen die RWS hieraan stelt (o.a. ordening, waarderen en selecteren, toepassen van metadata).
2. Actuele middelen voor het documentbeheer en archivering (o.a. autorisatiematrix, werkinstructies, handleidingen, ordeningsstructuur).
Leiding en toezicht
In deze rol werk je zelfstandig en neem je verantwoordelijkheid voor je eigen werkzaamheden en resultaten. Je stemt je werkzaamheden af met het team Projectbeheersing en rapporteert aan de Manager Projectbeheersing, die eindverantwoordelijk is voor de opdracht.
We zoeken een professional die snel zijn of haar weg weet te vinden binnen een projectomgeving. Dankzij je ervaring ben je in staat om zelfstandig aan de slag te gaan en maak je je processen, werkwijzen en kaders snel eigen.
– Minimaal HBO denk en werkniveau met een afgeronde MBO opleiding in het vakgebied van informatiemanagement of gelijkwaardige opleiding.
– Meer dan 2 jaar aantoonbare werkervaring bij rijkswaterstaat met werken in een Document Management Systeem (DMS) en het vakgebied van digitaal archiveren.
– Ervaring met en kennis van (documentair) informatiebeheer en dienstverlening, en het gebruik van DIM gerelateerde ICT-middelen.
– Zelfstandig werkinstructies en handreikingen opstellen.
– Graag alleen kandidaten voorstellen die de Nederlandse taal beheersen.
– Bij het voorstellen van een kandidaat dient het CV in PDF-formaat te worden aangeleverd, voorzien van voor- en achternaam.
– AVG: geen foto’s of persoonsgegevens, geen leveranciersgegevens; alleen bedrijfsnaam en logo toegestaan.
– Kennis van en ervaring met (grootschalige) GWW-projecten.
– Kennis van relevante kaders en regelgeving (bijv. Woo, AVG, Aw, BIHR, Toepassingsmodel metadata).
– Ervaring met recordmanagement in de M365 SharePoint applicatie.
– De mate van het voldoen aan de genoemde competenties.
Competenties
– Analytisch denkvermogen: je legt verbanden tussen informatie, processen en systemen.
– Dienstverlenende en klantgerichte instelling: je ondersteunt gebruikers op een toegankelijke en oplossingsgerichte manier.
– Hands-on mentaliteit: je denkt in mogelijkheden en komt met praktische, werkbare oplossingen.
– Goede mondelinge en schriftelijke communicatievaardigheden, waaronder:
– het opstellen van rapportages, instructies en hulpmiddelen;
– het begeleiden en instrueren van gebruikers.
– Nauwkeurigheid: je werkt zorgvuldig en hebt oog voor detail.
– Proactieve houding: je signaleert kansen en verbeterpunten en handelt hiernaar.
– Plannen en organiseren: je organiseert je werk zelfstandig, stelt prioriteiten en haalt deadlines op een gestructureerde manier.
– Zelfontwikkeling: je leert van ervaringen en past nieuwe inzichten toe in je werk.
– Zelfstandigheid: je neemt initiatief, werkt zelfstandig en zoekt actief de samenwerking op wanneer dat nodig is.
