Document- en bestandsbeheerder 50

In het kort: Je gaat als document controller binnen grote technische projecten alle projectdocumentatie structureren, beheren en optimaliseren, processen verbeteren, rapportages opstellen en projectteams adviseren over documentbeheer en SharePoint-toepassingen. JP3272 Document Controller – Large Projects Gasunie zoekt een Document Controller voor het WarmtelinQ project. WarmtelinQ is het duurzame warmte-infrastructuurproject van Gasunie dat restwarmte uit de Rotterdamse haven naar Zuid-Holland vervoert. Met deze technisch complexe verbinding leveren we een belangrijke bijdrage aan de energietransitie. Wil jij meebouwen aan dit unieke warmtenet? Bij WarmtelinQ krijg je de kans om nieuwe assets te realiseren én bestaande installaties toekomstbestendig te maken in een omgeving die steeds uitdagender wordt. Als Document Controller speel je een sleutelrol in de energietransitie. Je maakt deel uit van het Document Control team en werkt nauw samen met je collega-Document Controllers. Samen zorgen jullie binnen de afdeling projectbeheersing voor het gestructureerd beheren van alle officiële projectdocumentatie, waardoor onze projecten voorspelbaar en succesvol verlopen. Juist in de huidige dynamische fase breng jij extra waarde door onze documentatiestromen continue naar een hoger niveau te tillen. Je richt samen met je Lead Document Controller, je proactief bij op de optimalisatie van onze systemen en vertaalt dit naar een heldere instructies en toekomstbestendige plannen voor de projectteams. Waar nodig anticipeer je scherp op onvoorziene situaties. Door slim te improviseren (zonder structuur te verliezen), zorg je dat het beheer van ons projectdocumentatie ten alle tijde beheersbaar en succesvol blijft. Waar ga je werken? Standplaats is Den Haag. Om de dynamiek van het project optimaal te steunen en direct te schakelen met het projectteam, ligt de nadruk op jouw aanwezigheid op locatie. Dit zorgt voor korte lijnen en maximaal succes. In overleg met de Lead Document Controller stem je de ideale balans af tussen jouw aanwezigheid op kantoor en de mogelijkheid om deels thuis te werken. Daarnaast ben je bereid om incidenteel naar een andere projectlocaties te reizen. Wat ga je doen? Voor projecten binnen Gasunie wordt tijdelijke specialistische expertise gevraagd op het gebied van document control, documentbeheer en informatiebeheer binnen complexe technische projectomgevingen. De opdracht is gericht op het zelfstandig realiseren van een gestructureerde inrichting en beheersing van officiële projectdocumentatie gedurende de volledige projectlevenscyclus. Hierbij staat het tijdig, correct en herleidbaar beheren, distribueren en beschikbaar stellen van projectdocumentatie centraal conform geldende kwaliteitsnormen en interne richtlijnen. Daarnaast levert de opdracht een bijdrage aan de verdere professionalisering van document control binnen de organisatie, waaronder uniforme werkwijzen, centrale dienstverlening en een meer data- en informatiegedreven aanpak. Op te leveren resultaten – Een ingerichte en beheerde documentstructuur voor projectdocumentatie, inclusief consistente documentnummering, identificatie, archivering en traceerbaarheid. – Een aantoonbaar beheerst proces en uitvoering voor documentstatussen, metadata, reviewcycli en tijdige distributie van documenten en commentaren. – Verwerkte inkomende en uitgaande transmittals en een actueel gehouden Master Document Register (MDR), inclusief controles op documentstromen met externe partijen. – Kwaliteitscontroles op projectdocumentatie gericht op integriteit, volledigheid en naleving van geldende richtlijnen en standaarden. – Opstellen en bespreken van voortgangs- en statusrapportages ten behoeve van projectteams en projectmanagement. – Adviezen en ondersteuning aan projectteams en externe partijen op het gebied van document control en SharePoint-toepassingen. – Beheer van toegangen en autorisaties binnen SharePoint ten behoeve van projectdocumentatie. – Signalering van knelpunten en verbetervoorstellen gericht op optimalisatie en doorontwikkeling van documentbeheerprocessen en systemen. – Bijdragen aan verdere professionalisering van het vakgebied document control, waaronder: – uniforme werkwijzen; – overdraagbaarheid van werkzaamheden; – data- en informatiegedreven werken; – doorontwikkeling van systemen en processen. Context van de opdracht De opdracht vindt plaats binnen technische projectomgevingen waarin wordt samengewerkt met projectteams, management en externe partijen. De specialist voert de werkzaamheden zelfstandig uit vanuit eigen expertise op het gebied van documentbeheer, document control en informatiemanagement en levert inhoudelijke ondersteuning, analyses, beheeractiviteiten en verbetervoorstellen binnen de projectdoelstellingen. Over Gasunie en de afdeling Gasunie is een netwerkbedrijf voor energie. In Nederland en Noord-Duitsland beheren en onderhouden we de infrastructuur voor grootschalig transport en opslag van aardgas. Dit zal met de energietransitie steeds verder verschuiven naar groen gas en waterstof. Daarnaast werken we mee aan de aanleg en het beheer van netwerken voor warmte en CO₂. Wij zorgen ervoor dat dit deel van de energievoorziening veilig, ongestoord en zo duurzaam mogelijk gebeurt. Zodat iedereen altijd over energie kan beschikken. Over de afdeling Onze afdeling Document Control for Large Projects bestaat uit circa 20 collega’s. Onze dienstverlening is gericht op grote projecten: je werkt dan ook in grote projecten. Samen vormen we een team van Document Controllers die met elkaar in verbinding staan en samen het vakgebied verder willen professionaliseren.