Directiesecretaresse – cluster SB

In het kort: Je gaat als directiesecretaresse een directeur en meerdere directeuren ondersteunen, complexe agenda’s en mailboxen beheren, prioriteren, schakelen en in een politiek-bestuurlijke omgeving nauw samenwerken met collega-directiesecretaresses. Directiesecretaresse Cluster Stadsbeheer Ons aanbod Werklocatie: – Wilhelminakade 179, De Rotterdam Thuiswerkbeleid: – Hybride werken is mogelijk. – Voor het vergaderen en digitaal ontmoeten wordt er gebruik gemaakt van MS Teams. – Voor deze functie zijn er overleggen waarbij fysieke aanwezigheid benodigd is. Dit vindt voornamelijk plaatst op de volgende locatie: Wilhelminakade 179. Als directiesecretaresse kom je in een team van drie energieke en enthousiaste collega’s terecht. Zowel samen- als zelfstandig werken is van groot belang. Jij bent verantwoordelijk voor de ondersteuning van één van de directeuren. Je regelt alles wat daarbij komt kijken en bent het visitekaartje van de directeur. Jouw functie Als directiesecretaresse is het van belang dat jij goed kunt plannen en prioriteren en daarbinnen snel kan schakelen. Je beheert de complexe agenda en mailbox. Je denkt mee en neemt initiatief in het oppakken van zaken. – Je vindt het leuk om in een politiek bestuurlijke omgeving te werken en af te stemmen met secretariaten van de burgemeester, wethouders en directeuren. – Aangezien je samen met je collega’s vier directeuren ondersteunt, is het kunnen werken in teamverband en flexibel zijn een must. Jouw profiel Als Directiesecretaresse beheers jij de Nederlandse taal tot in de puntjes maar ook discretie, omgevingsbewust zijn en gevoel voor verhoudingen hebben zijn onmisbaar in dit vak. Jij weet als geen ander hoe je dingen voor elkaar krijgt waarbij samenwerken en service voorop staan. In jouw rol moet je jezelf snel kunnen inwerken en is geen dag hetzelfde. Dit alles vraagt om overzicht en stressbestendigheid. Je hebt een proactieve instelling, opereert zelfstandig, schakelt en handelt zeer snel en blijft daarbij secuur en oplossingsgericht. Daarnaast werk je binnen deze functie samen met andere directiesecretaresses in een hecht team. Het is belangrijk dat er goed onderling wordt samengewerkt. Het ontzorgen van de directie en het aanvoelen van hun behoeften in een dynamische omgeving waarin veel gebeurt, is belangrijk. Je stelt je proactief op en weet goed te schakelen tussen de verschillende taken en verantwoordelijkheden. Onze organisatie Stadsbeheer houdt de Rotterdamse buitenruimte in vorm. We zorgen voor een fijne, veilige en schone stad om in te wonen, werken en recreëren. Het cluster Stadsbeheer is verantwoordelijk voor het beheer en onderhoud van de buitenruimte van de stad Rotterdam, zowel boven- als ondergronds, en zorg voor een goed en veilig gebruik van de publieke ruimte door bewoners, bezoekers en bedrijven. Hoe is het cluster Stadsbeheer opgebouwd? Het cluster Stadsbeheer bestaat uit de volgende onderdelen: – Schone stad – Openbare werken – Toezicht & Handhaving en parkeren – Dienstverlening – Strategisch en bestuurlijk advies De afdeling De afdeling Strategisch Bestuurlijk Advies (SBA) coördineert en adviseert de bestuurlijke besluitvorming van SB en staat aan de lat voor directie-overstijgende en clusterbrede opgaves. In alles is de afdeling – als spin in het web – verbonden met de organisatie, directie en bestuur. Je vormt een team met de andere directiesecretaresses en -adviseurs. Collega’s zijn collegiaal, hardwerkend en resultaatgericht