Bestuurssecretaresse / Office manager

Gemeente Harlingen

ZZP (of detachering)

In het kort: Je gaat als bestuurssecretaresse / office manager ondersteuning bieden aan wethouders, burgemeester en management. Notuleren, agendabeheer, communicatie en projectondersteuning behoren tot je taken binnen het team dienstverlening.

Opdracht omschrijving
Als bestuurssecretaresse / office manager ben je onderdeel van het team dienstverlening. Een team met verschillende disciplines o.a. Burgerzaken, DIV & communicatie.
Jouw werkzaamheden
Als bestuurssecretaresse / office manager ben je, samen met nog 3 andere collega’s, onderdeel van het team bestuurssecretariaat. De afdeling is dienstverlenend en ondersteunend aan de wethouders, burgemeester en het management.
Verantwoordelijkheden:
Verantwoordelijkheden
De werkzaamheden bestaan uit:
Secretariële agenda’s van de 9 teamleiders
Contactpersoon voor in- en externe relaties;
Agendaoverleggen;
Representatieve werkzaamheden;
Ondersteunen bij uitvoering Kabinetszaken;
Het beheren van vergaderstukken in een systeem van papierloos vergaderen (Djuma/iBabs);
Het voorbereiden en notuleren van vergaderingen (met name sociaal domein) en daarbij het beheren van actiepunten/ deadlines;
Meedenken in processen en projecten met betrekking tot secretariële ondersteuning in het gemeentelijke belang;
Bewaken van werkprocessen en aanlevertijden.
Dit ben jij:
Je weet hoe je moet omgaan met verschillende karaktereigenschappen en hoe te prioriteren bij complex agendabeheer met daarin verschillende gemeentelijke belangen. Daarnaast ben je positief ingesteld en bent een teamspeler met een gezonde dosis humor!
Op de eventuele opdracht zijn de Algemene Inkoop voorwaarden voor leveringen en diensten Gemeente Harlingen 2017 (KvK nummer 50945149) van toepassing. Deze zijn separaat bijgevoegd. Toepasselijkheid van uw (of door u gehanteerde) algemene (leverings)voorwaarden is uitgesloten.

LET OP: Het is voor onze opdrachtgever noodzakelijk dat je aan al de gestelde functie-eisen kunt voldoen. Dit moet overtuigend blijken uit je CV. Alleen dan is reageren op deze opdracht zinvol.

– De kandidaat is inzetbaar vanaf 16 december 2023 tot en met 17 april 2024 voor 24 uur per week. – De inhuuropdracht kan optioneel worden verlengd. – U voegt een cv van maximaal 5 pagina’s A4 toe. – U dient gebruik te maken van het bijgevoegde template en alle gevraagde onderdelen in te vullen. – Minimaal 3 jaar ervaring binnen een gemeentelijke organisatie in een ondersteunende rol richting het bestuur. – Minimaal afgeronde MBO opleiding op het gebied van secretariële ondersteuning.

LET OP: Op basis van de wensen van onze opdrachtgever wordt bepaald of je eventueel wordt uitgenodigd voor een selectiegesprek. Het is dus noodzakelijk dat je ook op de wensen een sterke match hebt.

– Minimaal afgeronde MBO opleiding op het gebied van secretariële ondersteuning. – Minimaal 3 jaar ervaring binnen een gemeentelijke organisatie in een ondersteunende rol richting het bestuur. – Beheersing van het MS Office pakket. – Kennis van het programma iBabs is een pré. – Uitstekende sociale en communicatieve vaardigheden. – Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift. – Bij voorkeur beschikbaar op alle werkdagen in de week. – Je kunt goed samenwerken in teamverband, met de collega’s binnen de organisatie en externe contacten. – Je kunt goed schakelen in de hectiek van de dag, prioriteiten stellen en daarin je grenzen bewaken.

De sluitingsdatum van deze opdracht is de harde deadline van onze opdrachtgever.

Om je krachtig voor te kunnen dragen hebben wij minimaal één werkdag nodig om samen met jou alle bescheiden in orde te maken.
Wanneer je interesse hebt in deze opdracht en overtuigd bent van een sterke match, reageer dan direct!
Naast een actueel en op de opdracht gericht CV zullen wij altijd vragen om een bondige persoonlijke motivatiebrief (inclusief een toelichting per functie-eis en -wens) en een indicatief uurtarief.

Op basis van deze informatie kunnen wij voor je aan de slag! We nemen contact met je op om alle verdere details goed door te nemen en duidelijke afspraken met je te maken.

Reageer nu op