In het kort: Je gaat ENSIA-, Wpg- en DigiD-audits voorbereiden, coördineren en begeleiden, bewijsvoering en rapportages organiseren, bestuurlijke besluitvorming ondersteunen en bevindingen en verbeterpunten borgen binnen de organisatie.
Organisatiebeschrijving
Over de BUCH
Werkorganisatie BUCH is in 2017 ontstaan, na een fusie van de ambtelijke organisaties van de gemeenten Bergen, Uitgeest, Castricum en Heiloo. Het is daarmee een jonge organisatie, met sterke wortels binnen de vier gemeenten.
Met ruim 850 medewerkers faciliteren we vier besturen bij het realiseren van hun ambities. We bieden als één organisatie het hoofd aan maatschappelijke opgaven zoals wonen, klimaat, zorg en gezonde financiën. We focussen op de overeenkomsten met oog voor de lokale verschillen.
Samen werken we aan morgen.
Opdrachtbeschrijving ondersteuning auditcoördinatie ENSIA, Wpg en DigiD bij Werkorganisatie BUCH.
De ingezette adviseur, hierna auditcoördinator ENSIA, Wpg en DigiD, zal voor de duur van de overeenkomst met behulp van specifieke expertise, kennis en ervaring zorgdragen voor de periodegebonden voorbereiding, coördinatie, begeleiding en afronding van de audit- en verantwoordingscyclus voor ENSIA, Wpg en DigiD binnen Werkorganisatie BUCH.
De opdracht is gericht op regie, planning, voortgangsbewaking, coördinatie van bewijsvoering, begeleiding van de externe auditor, voorbereiding van rapportages en ondersteuning van de bestuurlijke verantwoordingslijn. Daarbij wordt specifiek aandacht besteed aan de rapportagelijn van de CISO richting BUCH-management en bestuur, waaronder voorbereiding van stukken voor MT-BUCH en het administratief-bestuurlijke pad via JOIN/DECOS.
De opdracht is tijdelijk, resultaatgericht en gekoppeld aan de uitvoering en afronding van de beschreven audit- en verantwoordingsresultaten. De opdracht is nadrukkelijk niet bedoeld als structurele vervanging of invulling van reguliere lijnwerkzaamheden.
Takenpakket
– Voorbereiden, coördineren en bewaken van de periodegebonden audit- en verantwoordingscyclus voor ENSIA, Wpg en DigiD.
– Opstellen en bewaken van een integrale auditplanning inclusief mijlpalen, afhankelijkheden, verantwoordelijken, deadlines en bestuurlijke besluitvormingsmomenten.
– Voorbereiden, organiseren en inplannen van afspraken met interne betrokkenen en de externe auditor.
– Begeleiden van de externe auditor tijdens de uitvoering van de audittrajecten.
– Coördineren van de aanlevering van bewijsstukken, auditinformatie, verantwoordingsdocumentatie en overige benodigde informatie vanuit de organisatie.
– Bewaken van voortgang, openstaande acties, risico’s, afhankelijkheden en deadlines gedurende de auditperiode.
– Afstemmen met CISO, FG, privacy officers, proceseigenaren, applicatie-eigenaren, betrokken medewerkers en externe auditor.
– Signaleren van knelpunten in planning, aanlevering, dossiervorming of bestuurlijke voorbereiding.
– Voorbereiden van auditdossiers, voortgangsoverzichten, rapportages, bevindingen en verbeterpunten.
– Het leveren van input aan de CISO tbv rapportage richting BUCH-management en bestuur.
– Voorbereiden van documenten voor MT-BUCH en bestuurlijke behandeling.
– Voorbereiden van het administratief-bestuurlijke pad in JOIN/DECOS.
– Overdragen van bevindingen, verbeterpunten en openstaande acties aan de interne organisatie.
– Doen van aanbevelingen ter verbetering van de auditcoördinatie en verantwoordingscyclus.
Fasering van de opdracht
Fase 1 – Voorbereiding en uitvoering audittrajecten
In deze fase ligt de nadruk op:
– het voorbereiden van de audit- en verantwoordingscyclus voor ENSIA, Wpg en DigiD;
– het opstellen en afstemmen van een integrale auditplanning;
– het identificeren van betrokkenen, afhankelijkheden, deadlines en benodigde bewijsvoering;
– het voorbereiden, organiseren en inplannen van afspraken met interne betrokkenen en de externe auditor;
– het coördineren van informatie-uitvragen, bewijsstukken en auditdocumentatie;
– het begeleiden van de externe auditor tijdens de uitvoering van de audittrajecten;
– het bewaken van voortgang, openstaande acties, risico’s, afhankelijkheden en deadlines;
– het tussentijds rapporteren over voortgang en aandachtspunten richting de CISO.
Fase 2 – Rapportage, bestuurlijke borging en overdracht
In deze fase verschuift de nadruk naar:
– het voorbereiden van auditrapportages, bevindingen, verbeterpunten en opvolgacties;
– het ondersteunen van de CISO bij rapportage richting BUCH-management en bestuur;
– het voorbereiden van documenten voor MT-BUCH en bestuurlijke behandeling;
– het voorbereiden van het administratief-bestuurlijke pad via JOIN/DECOS;
– het borgen van openstaande acties, opvolgpunten en verbetermaatregelen;
– het overdragen van relevante informatie, documentatie en aandachtspunten aan de interne organisatie;
– het evalueren van de auditcyclus en het doen van aanbevelingen voor verbetering van een volgende verantwoordingsperiode.
Doel van deze fase is het zorgvuldig afronden van de audit- en verantwoordingscyclus, het bestuurlijk kunnen behandelen van de relevante stukken en het borgen van opvolging binnen de eigen organisatie.
Resultaatgebieden / op te leveren resultaten
Onderdeel van de opdracht is het opleveren van:
– een integrale auditplanning voor ENSIA, Wpg en DigiD;
– een overzicht van betrokkenen, deadlines, afhankelijkheden en benodigde bewijsstukken;
– afgestemde en ingeplande auditafspraken met interne betrokkenen en externe auditor;
– gecoördineerde aanlevering van bewijsstukken en auditinformatie;
– actuele voortgangsoverzichten, actielijsten en signaleringen;
– voorbereide auditdossiers en verantwoordingsdocumentatie;
– rapportagevoorbereiding ten behoeve van de CISO;
– documenten voor MT-BUCH en bestuurlijke behandeling;
– voorbereiding van bestuurlijke stukken en routing via JOIN/DECOS;
– een overzicht van bevindingen, verbeterpunten en opvolgacties;
– overdrachtsdocumentatie en evaluatiepunten voor de interne organisatie.
De auditcoördinator wordt niet hiërarchisch aangestuurd en bepaalt zelf de wijze waarop hij zijn opdracht uitvoert en de beoogde resultaten behaalt.
De auditcoördinator bepaalt zelf de werktijden en -locatie voor een effectieve uitvoering van de opdracht. Indien nodig voor de uitvoering van de opdracht, stemt de auditcoördinator aanwezigheid en overlegmomenten af met opdrachtgever.
De auditcoördinator voert de opdracht in beginsel uit met eigen bedrijfsmiddelen, zoals laptop, e-mail en telefoon. Voor de uitvoering van de opdracht is wel een tijdelijk BUCH-account noodzakelijk, zodat de auditcoördinator kan werken binnen de Teams-/SharePoint-omgeving, documenten kan opslaan en toegang kan krijgen tot JOIN/DECOS en andere noodzakelijke audit- en verantwoordingsomgevingen. Toegang tot de digitale werkomgeving, systemen en informatie van opdrachtgever wordt uitsluitend verleend voor zover dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de opdracht.
Voorwaarden
– De auditcoördinator wordt niet hiërarchisch aangestuurd en bepaalt zelf de wijze waarop hij de opdracht uitvoert en de beoogde resultaten behaalt.
– De auditcoördinator bepaalt zelf de werktijden en -locatie voor een effectieve uitvoering van de opdracht. Indien noodzakelijk voor de uitvoering van de opdracht, stemt de auditcoördinator aanwezigheid en overlegmomenten af met opdrachtgever.
– De opdracht wordt grotendeels remote uitgevoerd. Aanwezigheid op locatie vindt plaats indien dit noodzakelijk is voor audits, afstemming, begeleiding van de externe auditor, overleg met betrokkenen of voorbereiding van bestuurlijke besluitvorming.
– De auditcoördinator voert de opdracht in beginsel uit met eigen bedrijfsmiddelen, zoals laptop, telefoon en e-mail.
– Voor de uitvoering van de opdracht is een tijdelijk BUCH-account noodzakelijk, zodat de auditcoördinator kan werken binnen de Teams-/SharePoint-omgeving, documenten kan opslaan en toegang kan krijgen tot JOIN/DECOS en andere noodzakelijke audit- en verantwoordingsomgevingen.
– Toegang tot de digitale werkomgeving, systemen en informatie van opdrachtgever wordt uitsluitend verleend voor zover dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de opdracht.
– De opdracht is periodegebonden en gekoppeld aan de uitvoering, coördinatie en afronding van de audit- en verantwoordingscyclus voor ENSIA, Wpg en DigiD.
– De opdracht is niet bedoeld als structurele vervanging of invulling van reguliere lijnwerkzaamheden.
Reden inhuur
De opdracht betreft een periodegebonden specialistische auditcoördinatieopdracht waarbij de auditcoördinator zelfstandig, resultaatgericht en zonder hiërarchische aansturing opereert. De opdracht is gericht op planning, coördinatie, begeleiding van de externe auditor, dossiervorming, bestuurlijke voorbereiding, rapportageondersteuning en overdracht van bevindingen en opvolgacties. De opdracht is nadrukkelijk niet gericht op structurele invulling van reguliere lijnwerkzaamheden.
Invulling ZZP’er
Deze opdracht is wel geschikt voor invulling door een ZZP’er.
Gebruik van eigen devices
De opdrachtgever stelt geen devices (laptops en mobiele telefoons) ter beschikking aan ingehuurd personeel. De kandidaat en uitlener dienen hiermee rekening te houden.
