Adviseur -Senior Administratief Ondersteuner Reorganisatie

In het kort: Je gaat het HR-projectteam ondersteunen tijdens een grote reorganisatie door nauwkeurig personeelsbrieven en correspondentie te genereren, controleren, verwerken en archiveren en de kwaliteit en volledigheid van personeelsgegevens te bewaken. De functie Voor Saxion zijn wij op zoek naar een zeer ervaren en nauwkeurige administratief ondersteuner die het HR-projectteam tijdelijk versterkt tijdens een omvangrijke reorganisatie. De reorganisatie bevindt zich in een cruciale fase waarin grote hoeveelheden personeelsinformatie worden verwerkt en waarin op verschillende momenten formele en vertrouwelijke communicatie richting medewerkers moet worden verzorgd. De functie vraagt daarom om iemand die uiterst zorgvuldig, zelfstandig en discreet werkt en ruime ervaring heeft met het verwerken van grote hoeveelheden gegevens en het verzorgen van personeelscommunicatie waarbij grote zorgvuldigheid is vereist. Een belangrijk onderdeel van de functie is het voorbereiden, samenvoegen, controleren en administratief verwerken van grote aantallen gepersonaliseerde personeelsbrieven en andere formele correspondentie. Je werkt hierbij met verschillende bestanden en gegevensbronnen. Je controleert niet alleen of de communicatie technisch correct is gegenereerd, maar controleert ook actief de onderliggende gegevens. Je signaleert afwijkingen, ontbrekende gegevens, dubbele records en andere mogelijke fouten voordat communicatie wordt verzonden. Nauwkeurigheid en kwaliteitscontrole zijn in deze functie essentieel. Je bent je bewust van de impact die een fout in deze fase kan hebben op medewerkers. Wat ga je doen? Je bent onder andere verantwoordelijk voor: – het administratief voorbereiden, genereren, controleren en verwerken van personeelsbrieven en overige correspondentie op medewerkerniveau; – het uitvoeren van mail merges en samenvoegbewerkingen, waarbij gegevens uit spreadsheets worden gekoppeld aan briefsjablonen in Microsoft Word; – het beheren en controleren van gegevensbestanden en verzendlijsten en het actief signaleren van ontbrekende, dubbele, afwijkende of onjuiste gegevens; – het zorgvuldig controleren van de uitkomsten van samenvoegbewerkingen en het waar nodig corrigeren van gegevens of signaleren van afwijkingen; – het vanuit grote samengevoegde bestanden zorgvuldig opsplitsen en selecteren van individuele medewerkersbrieven; – het gereedmaken van individuele correspondentie voor verzending en het zorgdragen voor een correcte administratieve verwerking en opname in de juiste personeelsdossiers; – het controleren of de juiste medewerker aan de juiste brief en gegevens is gekoppeld; – het bewaken van de volledigheid, uniformiteit en tijdigheid van de correspondentie; – het zorgvuldig administreren en bijhouden van de voortgang en de status van verschillende communicatiemomenten; – het bewaken van deadlines en het tijdig signaleren van eventuele knelpunten; – het ondersteunen van het HR-projectteam bij overige administratieve werkzaamheden die samenhangen met de reorganisatie. Waarom deze functie? Je gaat aan de slag in een cruciale fase van een omvangrijke reorganisatie binnen het hoger onderwijs. Jouw werk draagt direct bij aan een zorgvuldige en professionele uitvoering van een traject dat grote impact heeft op medewerkers. Deze functie vraagt om meer dan alleen administratieve vaardigheden. We zoeken iemand die nauwkeurigheid als tweede natuur heeft, grote hoeveelheden vertrouwelijke informatie zorgvuldig kan verwerken en begrijpt dat achter ieder bestand en iedere brief een medewerker zit.