Adviseur -Bestuurssecretariaat & Procesoptimalisatie

In het kort: Je gaat het bestuurssecretariaat analyseren, knelpunten en werkdruk in kaart brengen en vertalen naar uniforme processen, duidelijke rollen en een praktisch verbeter- en implementatieadvies voor een toekomstbestendige werkwijze. Utrecht heeft jou nodig! Een goed functionerend bestuurssecretariaat is essentieel voor een slagvaardige gemeentelijke organisatie. Door veranderingen in werkzaamheden, toenemende complexiteit en verschillende werkwijzen is er behoefte aan meer inzicht, structuur en uniformiteit. Daarom zoeken wij een ervaren adviseur die de huidige werkdruk en processen binnen het bestuurssecretariaat in kaart brengt en vertaalt naar een toekomstbestendige manier van werken. In deze opdracht combineer je jouw ervaring binnen gemeentelijke bestuurssecretariaten met jouw talent voor analyse, procesverbetering en organisatieadvies. Dit is je werk Als Adviseur Bestuurssecretariaat & Procesoptimalisatie voer je een zelfstandige analyse- en adviesopdracht uit binnen het bestuurssecretariaat van de gemeente Utrecht. Je onderzoekt hoe werkzaamheden momenteel zijn georganiseerd, brengt knelpunten in beeld en ontwikkelt een eenduidige werkwijze voor de uitvoering van secretariaatstaken. Daarbij creëer je duidelijkheid over rollen, verantwoordelijkheden, prioriteiten en werkafspraken. Het resultaat van jouw opdracht is een praktisch en gedragen verbeteradvies waarmee het bestuurssecretariaat efficiënter, voorspelbaarder en toekomstbestendiger kan werken. Je belangrijkste verantwoordelijkheden: – Uitvoeren van een werkdruk- en capaciteitsanalyse binnen het bestuurssecretariaat – Inventariseren van taken, werkprocessen en tijdsbesteding – Organiseren van interviews en werksessies met betrokken medewerkers – Analyseren van agenda’s, vergaderstructuren, documentstromen en werkprocessen – Identificeren van knelpunten, risico’s en inefficiënties – Ontwikkelen van een uniforme werkwijze voor secretariaatstaken – Beschrijven van rollen, verantwoordelijkheden en taakverdeling – Opstellen van procesbeschrijvingen, werkinstructies, formats en checklists – Adviseren over procesverbeteringen, implementatie en borging – Opleveren van een concreet verbeter- en implementatieadvies Dit is je werkplek Je voert deze opdracht uit binnen het bestuurssecretariaat van de gemeente Utrecht. Je werkt samen met betrokken medewerkers en stakeholders om inzicht te krijgen in de huidige werkwijze en te komen tot gedragen verbetervoorstellen. Je opereert zelfstandig en draagt bij aan een professionele en toekomstbestendige ondersteuning van het gemeentebestuur. Goed om te weten: Deze opdracht start naar verwachting in september 2026 en loopt tot eind november 2026. In de beginfase werk je 36 uur per week en vanaf oktober zal dit teruggaan naar 3 dagen. Je werkt op basis van een duidelijke resultaatopdracht. De focus ligt op het opleveren van: – Een werkdruk- en capaciteitsanalyse – Een overzicht van processen en werkinstructies – Een voorstel voor een uniforme werkwijze – Concrete aanbevelingen voor implementatie en borging Je hebt veel vrijheid in de uitvoering van de opdracht, zowel wat betreft werkwijze als werktijden en locatie. Als gemeente Utrecht geloven wij dat een diverse organisatie zorgt voor meer innovatie, creativiteit en een betere samenwerking. Om die reden streven wij ernaar om een zo’n inclusief mogelijke organisatie te zijn. Ben je benieuwd hoe wij dat doen? Lees dat op deze pagina (https://www.werkenbijutrecht.nl/over-ons/diversiteit-en-inclusiviteit/).