Administratief Ondersteuner – cluster BCO

Detachering
Delen

Over de opdracht

Vacature Administratief Ondersteuner – cluster BCO

In het kort: Je gaat als administratief ondersteuner tijdelijke inhuur en HR-processen verwerken, gegevens registreren en controleren, notuleren, vragen van collega’s en leveranciers beantwoorden en meedenken over verbetering van werkprocessen binnen het cluster BCO. Administratief Ondersteuner Cluster Bestuurs- en Concernondersteuning Ons aanbod Werklocatie: De Rotterdam, Wilhelminakade 179 Thuiswerkbeleid: Voor het vergaderen en digitaal ontmoeten wordt er gebruik gemaakt van MS Teams. Op dinsdag en donderdag wordt gewerkt op de bovengenoemde locatie Jij bent een duizendpoot met administratieve skills die graag wilt meedenken binnen een groeiende afdeling. Van deadlines raak jij niet onder de indruk en je hecht waarde aan perfectie. Een dynamische functie die snelheid vraagt in de uitvoering met als einddoel, gezamenlijk zorgdragen voor een optimale dienstverlening. Jouw functie De gemeente Rotterdam staat voor maatschappelijke opgaves waarvoor er met regelmaat tijdelijk inzet nodig is. Dit is waar jij van wordt als administratief ondersteuner. Jij ondersteunt de verschillende organisatieonderdelen bij het inzetten van tijdelijke medewerkers, dit doe je in samenwerking met de inhuuradviseurs. Verder heb je direct contact met opdrachtgevers en leveranciers. Dit betekent dat je: – Verantwoordelijk bent voor diverse administratieve verwerkingen zoals het muteren in verschillende systemen; – Verantwoordelijk bent voor het verzamelen, verwerken en vastleggen van alle afspraken in samenwerking met de afdeling Inkoop in het systeem Oracle; – Registreert en controleert de gegevens van externe inhuur medewerkers en onbetaalde stagiaires in het registratiesysteem MijnHR; – De rechtmatigheid conform wet- en regelgeving toetst van inkoopdossiers in Oracle; – Zowel collega’s als leveranciers per mail en telefonisch te woord staat met vragen en of verzoeken; – Aansluit bij werkoverleggen en zorg draagt voor notulen; – Meedenkt in procesoptimalisatie. Jouw profiel Je bent onze enthousiaste collega die vanuit een grote mate van zelfstandigheid aan het werk gaat. Je werkt op een accurate manier, hebt oog voor het resultaat en raakt niet onder de indruk van deadlines. Als flexibele en administratief vaardige duizendpoot houd je ervan te schakelen tussen verschillende werkzaamheden. Dat niet alleen, ook met de ontwikkelingen binnen de afdeling ga je gemakkelijk mee. Je bent klantgericht, kan planmatig werken en weet op een uitstekende manier samen te werken met je collega’s. Met een proactieve houding en goede communicatieve vaardigheden straal je vertrouwen uit en bied je waar nodig een luisterend oor. Tot slot beschik je over goede beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift. De afdeling Samen met 60 professionals máák jij de afdeling Mobiliteit. Onder die vleugel floreert het kleinere Team Inhuur, waar jij samen met andere collega’s werkt aan de verdere professionalisering van onze lijnorganisatie. Jouw toekomstige collega’s vormen met elkaar een divers team dat met veel plezier voor gezamenlijk resultaat gaat. Ze zijn betrokken en staan altijd voor hun collega’s klaar. Team Inhuur bestaat uit vijftien enthousiaste collega’s waarvan er zes werkzaam zijn in deze uitdagende ondersteunende rol. Binnen het team heerst een open cultuur en staan wij altijd voor elkaar klaar waar nodig. Onze organisatie Het cluster Bestuurs- en Concernondersteuning (BCO) is de spil van de gemeentelijke organisatie en maakt kaders voor het hele concern. Zij zorgt enerzijds dat het college van burgemeester en wethouders de stad kan besturen en de schakel is tussen de burgers, het stadsbestuur en de gebieden. Anderzijds is het cluster de schakel met de overige (beleids)clusters op het gebied van bedrijfsvoering. ICT, HR, Facilitaire Zaken, Juridische Zaken, Onderzoek, Financiën, Inkoop en Communicatie zijn gebundeld. Zo levert het cluster haar bijdrage die de organisatie nodig heeft bij het uitvoeren van haar werk voor de stad. Nu is het tijd om verder te bouwen aan die nieuwe organisatie. Werken in Rotterdam is leuk, werken aan Rotterdam is nog leuker.

Eisen

Uitvoeringsvoorwaarde arbeidsrelatie
De aard en organisatorische inbedding van deze opdracht maken dat niet iedere contractvorm passend is; voor deze opdracht wordt daarom uitgegaan van uitvoering via detachering.
OverheidZZP sluit geen specifieke contractvorm of categorie opdrachtnemers op voorhand uit. Wel geldt dat iedere opdracht moet kunnen worden uitgevoerd op een wijze die in overeenstemming is met de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de regels omtrent de kwalificatie van arbeidsrelaties en de Wet DBA.
De geschiktheid van een opdracht voor een bepaalde contractvorm wordt beoordeeld aan de hand van de beoogde feitelijke uitvoering van de werkzaamheden en niet uitsluitend op basis van de gekozen juridische constructie. Daardoor kan het voorkomen dat een opdracht zich, gelet op de aard, inrichting of organisatorische inbedding van de werkzaamheden, niet leent voor alle contractvormen.
Inschrijvers dienen desgevraagd aannemelijk te maken op welke wijze zij de opdracht zullen uitvoeren en hoe daarbij wordt voldaan aan de toepasselijke wet- en regelgeving. Indien onvoldoende aannemelijk wordt gemaakt dat de opdracht binnen de voorgestelde constructie rechtmatig kan worden uitgevoerd, kan een inschrijving buiten beschouwing worden gelaten.

– De CV dient opgesteld te zijn in het Nederlands. – maximaal 5 A4 enkelzijdig groot. – Je beschikt over een afgeronde mbo 4-opleiding; – Je hebt minimaal 2 jaar werkervaring met de uitvoering van administratieve processen; – Je hebt werkervaring met het notuleren en het bewaken van actiepunten; – Je hebt werkervaring met mailcorrespondentie en telefoonafhandeling; – Je hebt werkervaring met administratieve ondersteuning voor de ontwikkeling en uitvoering van het HR-beleid; – Je hebt werkervaring met het signaleren van processen en stelt verbetervoorstellen op ten behoeve van de werkprocessen en informatievoorziening. Benoem hiervan een concreet voorbeeld in jouw cv.; – Je hebt werkervaring met MS Office applicaties als Word, Outlook en Excel. – Kandidaat is afgelopen 2 jaar niet in dienst geweest van de gemeente Rotterdam.

Wensen

LET OP: Op basis van de wensen van onze opdrachtgever wordt bepaald of je eventueel wordt uitgenodigd voor een selectiegesprek. Het is dus noodzakelijk dat je ook op de wensen een sterke match hebt.

– Je hebt werkervaring als medewerker recruitment of in een functie met ondersteunende HR-werkzaamheden; (35 punten) – Je hebt kennis van geautomatiseerde systemen zoals: Oracle Fusion, ADP en Mercell aanbestedingsplatform. (Oracle Fusion; (20 punten) ADP; (10 punten) Mercell aanbestedingsplatform; (15 punten))

Overige informatie

Optie tot verlenging: Ja, 2 x 6 maanden Gespreksdatum: in week 45

Procedure

De sluitingsdatum van deze opdracht is de harde deadline van onze opdrachtgever.

  • Om je krachtig voor te kunnen dragen hebben wij minimaal één werkdag nodig om samen met jou alle bescheiden in orde te maken.
  • Wanneer je interesse hebt in deze opdracht en overtuigd bent van een sterke match, reageer dan direct!
  • Naast een actueel en op de opdracht gericht CV zullen wij altijd vragen om een bondige persoonlijke motivatiebrief (inclusief een toelichting per functie-eis en -wens) en een indicatief uurtarief/maandloon.

Op basis van deze informatie kunnen wij voor je aan de slag! We nemen contact met je op om alle verdere details goed door te nemen en duidelijke afspraken met je te maken voor we je daadwerkelijk voorstellen.

Reageer nu op

Administratief Ondersteuner – cluster BCO

Let op: Gewenste contractvorm voor deze opdracht is detachering


Wij staan voor je klaar!

(ma - vr 09:00 - 17:00)

Vraag over de opdracht? Wij ontvangen graag je vraag per mail via [email protected]

Bureau/partner?

Je kunt dan alleen voorstellen na aanmelding en toelating als partner via onderstaande pagina.

Hulp met je stukken?

Leer hier hoe je een goede motivatiebrief schrijft (als ZZP-er) in het publieke domein!

Leer hier hoe je je CV herschrijft naar de opdracht (als ZZP-er) in het publieke domein!

Leer hier hoe je je competenties verwerkt in je CV, motivatiebrief en gesprek!

Veelgestelde vragen

Kan ik werken via Detachering en/of als ZZP-er?

Bij OverheidZZP vind je opdrachten die via verschillende contractvormen kunnen worden uitgevoerd, waaronder ZZP en detachering. Per opdracht wordt beoordeeld welke contractvorm(en) passend zijn, afhankelijk van de aard van de werkzaamheden, de organisatorische inbedding en de wijze waarop de opdracht feitelijk wordt uitgevoerd. Je herkent de voorkeur of uitgangspunten voor een opdracht aan het label bovenaan de vacature: ZZP (of detachering) of Detachering. Staat bij een opdracht uitsluitend ‘Detachering’? Dan is op basis van de kenmerken van die specifieke opdracht gekozen voor uitvoering via detachering. Dit betekent niet dat bepaalde groepen opdrachtnemers op voorhand worden uitgesloten, maar dat de opdracht zich gelet op de beoogde uitvoering niet leent voor alle contractvormen. Lees hier meer over de uitvoeringsvoorwaarde arbeidsrelatie en detachering.

Hoe helpen jullie mij met mijn CV, motivatie en het gesprek?

Wij kennen de meeste opdrachtgevers goed en weten waar zij op letten in een selectieproces. Die ervaring gebruiken we bij elke aanbieding: we toetsen je CV en geven gerichte tips over je CV, motivatie, (concurrerend) uurtarief en presentatie. Ook wanneer je op gesprek mag helpen wij je met de voorbereiding. Zo vergroten we samen je slagingskans!

Wat kost jullie dienstverlening?

Reageren is altijd vrijblijvend. Na je reactie nemen we eerst contact met je op. Pas als jij akkoord bent met de voorwaarden, dragen we je voor. Wij werken met een eerlijke, marktconforme marge bovenop jouw uurtarief/salaris, die verwerkt zit in het tarief richting de opdrachtgever. Jouw uurtarief/salaris stemmen we altijd samen af.

Ik voldoe niet aan alle eisen/wensen, is het het waard om toch te reageren?

De eisen die bij een opdracht staan vermeld zijn knock-out criteria: je moet hier 100% aantoonbaar aan voldoen om in aanmerking te komen. Wensen zijn geen harde vereisten, maar het is wel aanbevolen om aan zoveel mogelijk wensen te voldoen om kansrijk te zijn in de selectie. Reageer alleen als je zeker weet dat je aan alle eisen en de meest essentiële wensen voldoet.

Hoe kan ik mijn documenten het beste aanleveren om de kans van slagen te vergroten?

Reageer via de website met je CV, een Motivatie en een Toelichting op de eisen en wensen. Gebruik je motivatiebrief voor een heldere onderbouwing van jouw match. Beschrijf steeds per eis/wens kort hoe je hieraan voldoet. Dit maakt de aansluiting op de opdracht direct inzichtelijk en helpt de opdrachtgever in het begrijpen van jouw aanbieding.

Wat zijn zakelijke voordelen via OverheidZZP?

Als zelfstandige regel je alles zelf. Je verzekeringen, je pensioen, je administratie en je ontwikkeling. Dat kost tijd en het is niet altijd duidelijk waar je moet beginnen. Daarom werken wij samen met partijen die wij zelf goed vinden. Partners die de zelfstandige begrijpen en waar je als professional op kunt bouwen. Ontvang zo ook bij enkele partners een korting via OverheidZZP!

Wij kennen de meeste opdrachtgevers goed en weten waar zij op letten in een selectieproces. Die ervaring gebruiken we bij elke aanbieding: we toetsen je CV en geven gerichte tips over je CV, motivatie, (concurrerend) uurtarief en presentatie. Ook wanneer je op gesprek mag helpen wij je met de voorbereiding. Zo vergroten we samen je slagingskans!

Reageren is altijd vrijblijvend (no cure no pay) en nog niet definitief. Na jouw reactie nemen we altijd eerst contact met je op, en pas als jij helemaal akkoord bent met de financiële en praktische uitgangspunten dragen wij je formeel voor bij de opdrachtgever. We werken met een eerlijke, marktconforme fee bovenop jouw uurtarief, verwerkt in het tarief richting de opdrachtgever. Samen stemmen we altijd af welk uurtarief jij wilt ontvangen en verkennen we of de opdracht goed aansluit bij jouw ambities en kwaliteiten.

Bij OverheidZZP vind je opdrachten die via verschillende contractvormen kunnen worden uitgevoerd, waaronder ZZP en detachering. Per opdracht wordt beoordeeld welke contractvorm(en) passend zijn, afhankelijk van de aard van de werkzaamheden, de organisatorische inbedding en de wijze waarop de opdracht feitelijk wordt uitgevoerd. Je herkent de voorkeur of uitgangspunten voor een opdracht aan het label bovenaan de vacature: ZZP (of detachering) of Detachering . Staat bij een opdracht uitsluitend ‘Detachering’? Dan is op basis van de kenmerken van die specifieke opdracht gekozen voor uitvoering via detachering. Dit betekent niet dat bepaalde groepen opdrachtnemers op voorhand worden uitgesloten, maar dat de opdracht zich gelet op de beoogde uitvoering niet leent voor alle contractvormen. Lees hier meer over de uitvoeringsvoorwaarde arbeidsrelatie en detachering.

De eisen die bij een opdracht staan vermeld zijn knock-out criteria: je moet hier 100% aantoonbaar aan voldoen om in aanmerking te komen. Wensen zijn geen harde vereisten, maar het is wel aanbevolen om aan zoveel mogelijk wensen te voldoen om kansrijk te zijn in de selectie. Reageer alleen als je zeker weet dat je aan alle eisen en de meest essentiële wensen voldoet.

Gebruik de eerste pagina van je CV of een deel van je motivatiebrief voor een heldere onderbouwing van jouw match. Neem alle eisen en wensen uit de opdracht over en beschrijf steeds kort hoe je hieraan voldoet. Dit maakt de aansluiting op de opdracht direct inzichtelijk en helpt de opdrachtgever in het begrijpen van jouw aanbieding. Je kunt hiervoor dit format gebruiken.

Relevante opdrachten

Interesse, en overtuigd van een sterke match?

Mogen wij je helpen met zoeken?

Wij helpen je graag met het vinden van een passende opdracht in het publieke domein! Interim of detachering? Neem contact met ons op dan gaan wij vrijblijvend persoonlijk voor je op zoek!