De Ultieme voorbereiding Gids voor een Sollicitatiegesprek: Tips en Adviezen

Het sollicitatie/intake gesprek is een cruciaal moment om een blijvende indruk te maken en je droombaan te bemachtigen. Of het nu fysiek of online is, voorbereiding is essentieel. In dit artikel ontdek je hoe je een professionele houding en uitstraling kunt aannemen, zowel voor fysieke als online gesprekken. Je leert over lichaamstaal, gedragsregels, technische setup, en krijgt tips voor zowel het eerste als het tweede gesprek. Lees verder en ontdek hoe je vol vertrouwen en overtuiging het sollicitatieproces kunt doorlopen.

Professionele houding en uitstraling: online en fysiek gesprek

Een sollicitatiegesprek in persoon biedt je de kans om een sterke eerste indruk te maken: niet alleen door wat je zegt, maar ook door hoe je overkomt. Jouw houding, lichaamstaal, gedrag en algehele uitstraling spelen een cruciale rol in hoe je wordt waargenomen door de interviewer. Ten slotte zullen de gesprekspartners altijd ook moeten beslissen of je als persoon wel past in het team. Hoe goed je misschien ook wel op de opdracht/functie past, karakter en houding spelen ook mee. In deze sectie bespreken we hoe je een professionele houding kunt aannemen, de juiste lichaamstaal kunt gebruiken en een positieve uitstraling kunt behouden om je kansen op succes te vergroten. Zowel bij een fysiek als bij een online gesprek!

Fysiek gesprek

Houding en lichaamstaal

1. Stevige handdruk: Begin het intakegesprek met een stevige handdruk. Dit straalt zelfvertrouwen uit en helpt bij het creëren van een positieve eerste indruk. Overdrijf dus niet, maar vermijd een slappe handdruk.
2. Open Houding: Neem een open houding aan door rechtop te zitten met je rug tegen de stoel. Houd je armen ontspannen langs je lichaam of op de tafel. Vermijd het kruisen van je armen, omdat dit gesloten en defensief kan overkomen. Om je hier mee te helpen wanneer je dit lastig vind, probeer je voeten onder de tafel naar je gesprekspartner te wijzen! Hierdoor zul je merken dat je vanzelf een open houding aanneemt.
3. Oogcontact: Maak consistent oogcontact met je gesprekspartner. Dit toont interesse en zelfvertrouwen. Kijk afwisselend naar alle aanwezige gesprekspartners om iedereen bij het gesprek te betrekken.
4. Actieve Luisterhouding: Toon actieve betrokkenheid door af en toe instemmend te knikken en kleine geluiden van bevestiging te maken. Dit laat zien dat je aandachtig luistert en interesse hebt in wat er wordt besproken. Overdrijf dit echter niet! Doe wat natuurlijk voelt.
5. Beheers Zenuwtrekjes: Wees je bewust van zenuwtrekjes zoals aan je haar/vingers friemelen, met een pen klikken of wiebelen met je voeten. Probeer deze te minimaliseren om een kalme en zelfverzekerde indruk te maken.

Gedrag

1. Eerste indruk: De eerste paar seconden zijn vaak al bepalend voor de indruk die je achter zal laten zo leren onderzoeken. Wees enthousiast, stel je voor en start gerust een open gesprekje met de persoon die je ophaalt op weg naar de gesprekslocatie.
2. Beleefdheid en Respect: Wees altijd beleefd en respectvol tegen iedereen die je ontmoet, van de receptionist tot de interviewer. Dit toont professionaliteit en goede sociale vaardigheden. Arrogantie kan een grote afknapper zijn. De gesprekspartner(s) kunnen het beste inschatten wat ze binnen een team nodig hebben. Meestal is er weinig ruimte voor arrogantie binnen een team.
3. Timing: Kom op tijd, liefst 10-15 minuten voor het gesprek. Dit geeft je de tijd om rustig aan te komen en een goede eerste indruk te maken. Ben je nou echt te laat? Bel, altijd. Laat altijd van je horen. Niks maakt een negatievere indruk op een interviewer dan te moeten wachten zonder te weten of je nog op komt dagen.
4. Luisteren en Antwoorden: Luister goed naar de vragen en neem de tijd om je antwoorden te formuleren. Vermijd het onderbreken van de interviewer en zorg dat je antwoorden duidelijk en relevant zijn.
5. Enthousiasme: Toon enthousiasme voor de functie en het bedrijf. Dit kan door middel van je stem, woorden en lichaamstaal. Een positieve houding kan je kansen vergroten.

Uitstraling/kleding

1. Professionele Kleding: Kies voor nette, professionele kleding die past bij de bedrijfscultuur. Voor mannen betekent dit vaak een overhemd, en voor vrouwen een nette rok of broek met een blouse of blazer. Wees vooral jezelf, maar probeer het professioneel te houden.
2. Verzorgd Uiterlijk: Zorg ervoor dat je haar netjes is, je nagels schoon zijn en je persoonlijke hygiëne op orde is. Dit draagt bij aan een verzorgde en professionele uitstraling.
3. Kleurkeuze: Kies voor neutrale kleuren zoals zwart, grijs, navy of wit. Deze kleuren komen professioneel en serieus over. Vermijd te felle of opvallende kleuren, tenzij je solliciteert in een creatieve sector waar dit wordt gewaardeerd. Hoewel dit gemiddeld genomen aan te raden is, is het vooral belangrijk dat je jezelf bent, maar wees je er wel van bewust dat dit bij anderen anders over kan komen.
4. Accessoires: Houd accessoires eenvoudig en beperkt. Voor mannen kan dit een horloge zijn, en voor vrouwen een paar subtiele oorbellen of een eenvoudige ketting. Vermijd grote, opvallende sieraden.
5. Comfort: Het allerbelangrijkste: zorg dat je kleding comfortabel zit, zodat je je vrij kunt bewegen, je niet constant aan je outfit hoeft te friemelen en je je zelfverzekerd voelt. Zo ben je op je gemak tijdens het gesprek en kun je de ware ik laten zien.

Met deze tips/richtlijnen kun je goed voorbereid en zelfverzekerd een intakegesprek aangaan en een positieve indruk maken op je de opdrachtgever/werknemer.

Online gesprek

Een online intakegesprek vereist net zoveel voorbereiding en professionaliteit als een fysiek gesprek, maar brengt ook extra uitdagingen met zich mee. Technische aspecten, de juiste presentatie op een scherm, en het navigeren van virtuele communicatie kunnen allemaal invloed hebben op hoe je overkomt.

Technische set-up

1. Ken de Software: Zorg dat je bekend bent met de software die gebruikt wordt voor het gesprek, zoals Teams, Zoom of Google Meet. Dit voorkomt last-minute stress.
2. Neutrale Achtergrond: Kies een neutrale, opgeruimde achtergrond of gebruik een virtuele achtergrond die niet afleidt. Dit helpt om de focus op jou te houden.
3. Goede Verlichting: Zorg voor goede verlichting, bij voorkeur natuurlijk licht, om je gezicht duidelijk te laten zien. Dit helpt bij het lezen van non-verbale signalen.
4. Correcte Positionering: Plaats je laptop op ooghoogte zodat je recht vooruit kunt kijken, dit voorkomt een ongemakkelijke kijkhoek. Zorg ook altijd dat de camera je van recht vooruit filmt.
5. Zorg voor een Goede Verbinding: Test je internetverbinding, webcam, en microfoon ruim van tevoren. Niets is storender dan een haperende verbinding tijdens een belangrijk gesprek. Om punt 1 tot en met 5 te combineren: ga alvast in een eigen meeting met jezelf, test de software, hoe alles werkt, test je microfoon en webcam, let op de achtergrond, de verlichting, en de positionering. Record bijvoorbeeld de meeting voor een aantal seconden en bekijk hem terug.
6. Heb een Backup-plan: Houd een telefoon met voldoende batterij bij de hand voor het geval je verbinding wegvalt.
7. Bel even wanneer je niet op tijd kunt aansluiten: lukt er iets niet technisch gezien, ondanks dat je alles van tevoren hebt getest? Bel dan een van de gesprekspartners hebben. Het kan altijd zijn dat er vanuit hun een foutje is gemaakt. Los het via de telefoon even op

Houding/gedrag

1. Kijk in de Camera: Kijk regelmatig in de camera, vooral wanneer je spreekt, om de indruk van oogcontact te geven. Dit helpt om een persoonlijke verbinding te maken met de interviewer.
2. Handgebaren en Mimiek: Gebruik handgebaren en je mimiek om betrokkenheid te tonen. Probeer te knikken en te glimlachen terwijl de ander aan het woord is. Dit voorkomt ruis over de microfoon en laat zien dat je actief luistert.
3. Lichaamshouding: Zit rechtop en leun af en toe naar voren om interesse te tonen. Dit maakt een positieve en actieve indruk.
4. Laat je niet afleiden: wanneer je niet in dezelfde ruimte met de gesprekspartners zit voel je je eerder geneigd om op je telefoon te kijken, of andere prikkels de aandacht te geven (een deur die open gaat, een geluid, etc.). Je zult hierdoor wegkijken, wat ongeïnteresseerd overkomt.
5. Supertip, Niet alles is in Beeld: Een online gesprek biedt kansen want niet alles is in beeld. Vaak wordt gevraagd naar jouw motivatie, voorbeelden uit je eerdere werkervaring, expertise en kwaliteiten. Ben je bang dat je jouw sterke antwoorden gaat vergeten, dan kun je achter je monitor best een paar steekwoorden buiten beeld ophangen. Doe dit recht achter de camera zodat je gewoon in de camera kijkt terwijl je even spiekt.

Met deze tips ben je goed voorbereid om een professionele en positieve indruk te maken tijdens je online intakegesprek. Of je nu solliciteert vanuit huis of vanuit een andere locatie, een goede voorbereiding en aandacht voor detail kunnen het verschil maken. Veel succes!

Eerste gesprek bij sollicitatie

De voorbereiding voor het eerste gesprek omvat meer dan alleen het kiezen van de juiste kleding. Het gaat om het begrijpen van het bedrijf, het voorbereiden van je antwoorden op potentiële vragen, en het klaarstomen van je eigen vragen om te laten zien dat je serieus geïnteresseerd bent in de positie/de opdracht en het bedrijf.

Voorbereiden 1e sollicitatiegesprek

Ken het bedrijf en de frame van de opdracht.
Lees je echt grondig in over het bedrijf en de relatie van de opdracht aan de doelen/situatie die op dat moment speelt. Verdiep je in de recente prestaties van het bedrijf, de huidige uitdagingen en de strategische doelstellingen. Vaak kun je echt wel het een en ander op de website of in het nieuws vinden over de situatie en over de grotere gedachte achter een opdracht/functie. Mocht je er voor een meer ondersteunde functie/opdracht zitten is dit minder van toepassing. Maar ook dan is het zeker aan te raden je goed in te lezen. Dit geeft je niet alleen een duidelijk beeld van waarom de functie waarvoor je solliciteert belangrijk is, maar ook hoe jouw bijdrage kan helpen bij het behalen van de bedrijfsdoelen. Hierdoor weet je in hun taal/visie te spreken over jouw ervaring en hoe dit weer terug te linken is aan hun doelen. Het tonen van deze kennis tijdens het gesprek laat zien dat je proactief en goed voorbereid bent, wat je kansen op een succesvolle sollicitatie vergroot.

Ken je eigen motivatie en CV

Een grondige kennis van je eigen cv en motivatiebrief (leer hier hoe je de perfecte motivatiebrief schrijft) is extreem belangrijk. Dit zijn immers de documenten waarop de interviewers zich baseren om jou te beoordelen. Meer hebben ze niet van je, en hier bereiden ze zich mee voor. Zorg ervoor dat je je cv door en door kent, inclusief alle details van je werkervaring, vaardigheden en opleidingen. Natuurlijk weet je het meeste wel, maar het kan geen kwaad ze zelf nog een keer door te nemen. Wees voorbereid om in detail te spreken over specifieke projecten, prestaties en verantwoordelijkheden die je hebt genoemd. Je motivatiebrief biedt inzicht in jouw drijfveren en waarom je voor deze functie en dit bedrijf hebt gekozen. Dit moet ook terugkomen in je gesprek, hiervoor hebben ze je immers deels ook uitgenodigd, iets daar aan spreekt ze aan. Zorg ervoor dat je helder kunt uitleggen hoe je motivatie aansluit bij de waarden en doelen van het bedrijf.

Bereid je voor op vragen die je kunt verwachten

Het voorbereiden op mogelijke vragen is essentieel om zelfverzekerd en effectief over te komen tijdens je sollicitatiegesprek. Begin met het anticiperen op de meest voorkomende vragen (zie later in dit artikel). Denk ook na over vragen die specifiek zijn voor de rol waarop je solliciteert, zoals je ervaring met bepaalde tools of projecten. Bereid antwoorden voor die je kernkwaliteiten en relevante ervaringen belichten, en oefen ze zodat je ze natuurlijk en vloeiend kunt presenteren. Je kunt ChatGPT erg goed gebruiken om op basis van de functieomschrijving en jouw cv en motivatie vragen te stellen. Zie de paragraaf “1e sollicitatiegesprek oefenen”.

Het 1e sollicitatiegesprek voeren

Nu je goed voorbereid bent is het tijd het daadwerkelijke gesprek te voeren. Inhoudelijk geven wij een aantal tips.

1. Bereid een aantal voorbeelden voor met de STARR methode voor die je antwoorden ondersteunen. Op basis van de vragen die jij verwacht en de kern van de opdracht/functie kun je een aantal voorbeelden bedenken die laten zien dat jij hier aan voldoet en dit daadwerkelijk kan. Vooral voor competenties kan dit erg goed helpen. Zeggen dat je flexibel bent is 1 ding, maar het ondersteunen met een kort verhaal waarin je deze competentie in het echt hebt laten blijken is vele malen sterker. Bereid dit dus grondig voor. Interviewers zullen vaak de STARR methode (situatie, taak, actie, resultaat en reflectie) gebruiken om om een zo goed en betrouwbaar mogelijk beeld te krijgen van jouw. Het volgen van deze methode zorgt ervoor dat ze dit op een gestructureerde manier kunnen doen. Hieronder worden de vragen beschreven die bij elke stap horen.
   • Situatie – Wat was de situatie? Wie waren hierbij betrokken? Waar en wanneer speelde dit zich af?
   • Taak – Wat was jouw taak? Welke rol had jij? Welke verantwoordelijkheden had jij?
   • Actie – Hoe heb je de situatie aangepakt? Hoe heb je gereageerd?
   • Resultaat – Wat was het resultaat van jouw handelen? Hoe reageerden anderen hierop?
   • Reflectie – Was je tevreden met het resultaat? Zou je het volgende weer zo aanpakken of op een andere manier?
2. Probeer zelf al duidelijk te maken dat je bepaalde dingen kan/competenties hebt, in plaats van te wachten op een vraag. Niets komt sterker over dan zelf al het antwoord op hun vraag te geven, voordat deze überhaupt gesteld wordt! Verwerk de competenties dus al in je verhaal, en bouw zelf al een case waarom je aan bepaalde wensen voldoet.
3. Geef antwoord op de vraag. Probeer echt het antwoord te geven op de vraag en hier naartoe te werken. Voorkom dat je begint met ‘ratelen’ en uiteindelijk heel ergens anders uitkomt dan op het antwoord op de vraag. Een antwoord kan ook kort zijn wanneer het gebaseerd is op feiten die zij ook kunnen checken.
4. Een korte stilte is niet erg eerder krachtig. Je hoeft niet altijd overal direct antwoord op te geven. Denk ook even (een aantal seconden) na voordat je begint. Voorkom dat je begint te ‘ratelen’ en bouw in gedachten al een sterk antwoord welk echt antwoord geeft op de vraag. Het kan ook sterk overkomen wanneer iemand eerst even nadenkt, vooral in contrast met een snel verzonnen antwoord.

Veelgestelde vragen bij sollicitatiegesprek

Er zijn een aantal vragen die vaak gesteld worden bij een gesprek, hieronder een kort lijstje. Wij verwijzen vooral graag naar de tip over het gebruik van ChatGPT onderaan dit stukje!

• Kun je iets over jezelf vertellen?
  • Mag zeker ook wel persoonlijk zijn, het hoeft niet direct te gaan over de functie en je gehele ervaring.
• Waarom wil je bij ons bedrijf werken?
  • Probeer dit te linken aan de grotere doelen van de organisatie en wees authentiek.
• Wat zijn je sterke en zwakke punten?
  • Probeer hier ook echt zwakke punten te benoemen. Wees open en eerlijk. Bereid deze ook van tevoren voor, want je valt direct door de mand wanneer je een zwak punt opnoemt wat eigenlijk geen zwak punt is.
• STAR methode vragen
  • Dit zijn vragen over een bepaalde situatie. STAR staat voor situation, task, action, en result. Ze willen hiermee achterhalen hoe jij omgaat met bepaalde situaties, meestal situaties die relevant zijn aan voor de functie. Bereid deze voor!
• Heb je ervaring met [specifieke vaardigheid of tool]?
  • Mocht je hier geen ervaring mee hebben, geef dit dan ook aan. Je kunt hierna altijd kort aangeven dat je wel ervaring hebt met een verwante vaardigheid/tool en dat je dit snel en graag wilt leren.

1e sollicitatiegesprek oefenen

Probeer vooral vragen te verzinnen die relevant zijn aan de opdracht/functie en vooral betrekking hebben tot jouw CV. Probeer de bruggen te vinden en te ontdekken wat belangrijk is. Bereid je dan op die vragen voor. Wij raden sterk aan om je te laten interviewen door ChatGPT met een specifieke prompt. Met de informatie uit de functieomschrijving, eisen, wensen, je CV en je motivatie kun je je zolang je wilt voorbereiden op de vragen. Gebruik onderstaande prompt/instructie!

• Ga naar https://chat.openai.com/ 
• Kopieer onderstaande tekst (en vul de tekst in tussen de sterretjes)
• Plak deze in de chat in ChatGPT en druk op enter
• Beantwoord nu in gedachte de vragen en bereid je zo voor op het gesprek! Vraag beantwoord? Typ dan simpel weg iets in de zin van: “Beantwoord” voor de volgende vraag!

De prompt
Je bent een expert in het interviewen van een sollicitant op een opdracht/functie voor *OPDRACHTGEVER*. Je bent de recruiter bij dit bedrijf. Op basis van de functieomschrijving van de functie: *FUNCTIETITEL/NAAM* die ik je zo geef en op basis van het CV van de sollicitant: *JOUW NAAM* die ik je zo geef stel je vragen om te achterhalen of de sollicitant de geschikte kandidaat is. Je kijkt hiervoor naar de relatie tussen het CV en de functie, en wilt echt begrijpen of de sollicitant de doelen van de functie goed kan vervullen. Stel hierdoor ook af en toe (~20% van de tijd) een STAR-method vraag. Je stelt steeds eerst een sollicitatie vraag en geeft daarna in je output steeds op het eind aan: ‘Beantwoord nu deze vraag en geef mij aan wanneer je klaar bent voor de volgende vraag’. Geef nadat de sollicitant aangeeft de vraag beantwoord te hebben weer een volgende vraag, enzovoort. Dit is de functieomschrijving (inclusief eisen en wensen): 

*FUNCTIEOMSCHRIJVING, EISEN en WENSEN*

En dit is het CV en de motivatie:
*CV EN MOTIVATIE*

Tweede gesprek bij sollicitatie

Gefeliciteerd, je bent uitgenodigd voor het tweede sollicitatiegesprek! Dit betekent dat je een positieve indruk hebt achtergelaten tijdens het eerste gesprek. Maar wat kun je nu verwachten? Een tweede gesprek gaat vaak dieper in op jouw vaardigheden en hoe goed je past binnen het team en de organisatie. In dit gesprek ontmoet je vaak je toekomstige leidinggevende of directe collega’s en wordt er gekeken naar jouw persoonlijkheid en hoe je functioneert binnen het team.

Voorbereiden 2e sollicitatiegesprek

Een goede voorbereiding is essentieel voor een succesvol tweede sollicitatiegesprek. Reflecteer op je eerste gesprek: wat ging goed en wat kan beter? Zorg dat je meer gedetailleerde antwoorden kunt geven en bereid je voor op complexere vragen. Verdiep je verder in het bedrijf door hun website, sociale media, en recente nieuwsartikelen te lezen. Weet met wie je het gesprek zult hebben en probeer meer over hen te weten te komen via LinkedIn of andere bronnen.

Het 2e sollicitatiegesprek voeren

Tijdens het tweede sollicitatiegesprek zal de focus meer liggen op jouw specifieke vaardigheden en ervaring, en hoe deze aansluiten bij de functie en het team. Vaak zullen andere gesprekspartners aansluiten en zal dieper ingegaan worden op de exacte taken en uitdagingen binnen de functie. Het is belangrijk om zelfverzekerd en positief over te komen. Bereid je voor op vragen over hoe je omgaat met specifieke situaties en uitdagingen, en wees klaar om voorbeelden uit je vorige functies te geven. Let natuurlijk ook weer op je lichaamstaal; een zelfverzekerde houding kan net zo belangrijk zijn als je woorden. Bereid zelf ook enkele vragen voor die jij hebt over de functie of de organisatie, dit toont je interesse en maakt ook duidelijk dat je kritisch en gericht op zoek bent naar een goede match tussen jouw kwaliteiten en persoonlijkheid en de organisatie.

Conclusie

Het succesvol voeren van een sollicitatiegesprek vereist een combinatie van grondige voorbereiding, een professionele houding, en het tonen van oprechte interesse en enthousiasme. Of het nu gaat om een fysiek of online gesprek, het is cruciaal om je bewust te zijn van je lichaamstaal, gedrag en uiterlijke presentatie. Bij een fysiek gesprek zijn zaken zoals een stevige handdruk, open houding, en beleefdheid van groot belang, terwijl bij een online gesprek technische aspecten zoals een stabiele internetverbinding en goede verlichting ook een rol spelen.

Voor zowel het eerste als tweede sollicitatiegesprek geldt dat een gedegen voorbereiding essentieel is. Dit omvat het grondig kennen van het bedrijf, het voorbereiden van je antwoorden op potentiële vragen, en het kunnen toelichten van je motivatie en ervaring aan de hand van concrete voorbeelden. Het oefenen van het sollicitatiegesprek, bijvoorbeeld met behulp van tools zoals ChatGPT, kan helpen om je antwoorden te verfijnen en zelfverzekerd over te komen.

Het tweede gesprek biedt vaak de kans om dieper in te gaan op je vaardigheden en je fit binnen het team te evalueren. Hier is het belangrijk om nogmaals goed voorbereid te zijn, gedetailleerde antwoorden te kunnen geven, en een zelfverzekerde en positieve indruk achter te laten. Met de juiste voorbereiding en een professionele aanpak kun je je kansen op een succesvolle sollicitatie aanzienlijk vergroten.

Tenslotte is het vooral van belang jezelf te zijn en dicht bij jezelf en jouw waarden en persoonlijkheid te blijven in sollicitatiegesprekken. De baan of opdracht en organisatie moeten net zo goed bij jou passen als andersom! Soms matcht en soms ook niet! Wees niet teleurgesteld wanneer de keuze niet op jou valt, maar trek bewust lering uit elk gesprek dat je voert. Evalueer het gesprek met jezelf, zodat je een volgende sollicitatie nog daadkrachtiger kunt aanpakken.

Bekijk hier alle 500+ openstaande opdrachten bij de overheid (ZZP & deta) en reageer direct!