In het kort: Je gaat als Woo-contactpersoon en Woo-coördinator informatiezoekers helpen, Woo-verzoeken coördineren, processen bewaken en collega’s verbinden om openbaarheid, transparantie en zorgvuldige omgang met overheidsinformatie te bevorderen.
Woo-contactpersoon / Woo-coördinator
Draag jij graag bij aan een open, transparante en dienstverlenende gemeente? Ben jij communicatief sterk, houd je overzicht en weet je mensen en belangen met elkaar te verbinden? Dan zijn wij op zoek naar jou!
Als Woo-contactpersoon / Woo-coördinator speel je een belangrijke rol in de uitvoering van de Wet open overheid (Woo). Je bent de verbindende schakel tussen inwoners, journalisten en andere informatiezoekers, vakteams, bestuur en deskundigen binnen de organisatie. Je helpt informatie toegankelijk te maken en zorgt ervoor dat Woo-verzoeken zorgvuldig, tijdig en eenduidig worden behandeld.
De functie combineert twee rollen: die van Woo-contactpersoon en Woo-coördinator. De Woo-contactpersoon is vooral extern en dienstverlenend gericht. De Woo-coördinator heeft vooral een interne, regisserende rol. Samen zorgen deze rollen ervoor dat de gemeente transparant, toegankelijk en zorgvuldig omgaat met overheidsinformatie.
Wat is het doel van de functie?
Als Woo-contactpersoon / Woo-coördinator draag je bij aan een open, transparante en dienstverlenende gemeente. Je bent een laagdrempelig aanspreekpunt voor inwoners, journalisten en andere informatiezoekers en voert tegelijkertijd de procesregie op de zorgvuldige, tijdige en uniforme afhandeling van Woo-verzoeken.
Je verbindt verzoekers met de gemeentelijke organisatie en brengt vakteams, bestuur en deskundigen bij elkaar. Daarbij heb je oog voor zowel passieve openbaarmaking, naar aanleiding van een Woo-verzoek, als actieve openbaarmaking, waarbij informatie uit eigen beweging openbaar wordt gemaakt.
Je helpt waar mogelijk om informatiezoekers snel op weg te helpen naar informatie die al openbaar is. Daarmee voorkom je onnodige juridisering en zorg je ervoor dat de Woo niet alleen wordt gezien als een formele procedure, maar ook als een belangrijk instrument voor goede dienstverlening en transparantie.
Hoe is de functie gepositioneerd?
De functie opereert organisatiebreed en is onafhankelijk in de procescoördinatie. De inhoudelijke verantwoordelijkheid voor documenten en vakinhoud blijft bij het verantwoordelijke vakteam. Ook de juridisch adviseur, privacyadviseur en deskundigen op het gebied van informatiebeheer behouden hun eigen professionele en inhoudelijke verantwoordelijkheid.
Jouw rol is om het geheel te overzien, de samenwerking te organiseren en ervoor te zorgen dat het proces goed verloopt. Je bewaakt de voortgang, kwaliteit en samenhang en spreekt betrokkenen aan wanneer dat nodig is. Wanneer een verzoek stagneert of sprake is van bestuurlijke of juridische gevoeligheid, weet je wanneer en hoe je moet opschalen.
Je bent daarmee niet degene die alle inhoudelijke antwoorden zelf geeft, maar degene die ervoor zorgt dat de juiste mensen op het juiste moment de juiste stappen zetten.
Twee rollen in één functie
Woo-contactpersoon – extern en dienstverlenend
Als Woo-contactpersoon ben je het eerste aanspreekpunt voor inwoners, journalisten en andere informatiezoekers. Je maakt de toegang tot overheidsinformatie zo eenvoudig mogelijk.
Je:
– luistert naar de vraag achter de vraag en helpt de informatiebehoefte helder te krijgen;
– wijst informatiezoekers de weg naar informatie die al openbaar en beschikbaar is;
– beoordeelt wanneer een vraag eenvoudig kan worden beantwoord en wanneer verdere behandeling nodig is;
– geeft uitleg over de mogelijkheden en werkwijze rondom de Woo;
– voorkomt waar mogelijk onnodige juridisering door eerst te kijken wat er wél mogelijk is;
– communiceert duidelijk over verwachtingen, mogelijkheden en vervolgstappen;
– verbindt informatiezoekers waar nodig met de juiste collega’s of vakteams;
– signaleert terugkerende vragen en knelpunten en draagt bij aan het verbeteren van de informatievoorziening.
Je zorgt er daarmee voor dat de gemeente niet alleen juridisch correct handelt, maar ook toegankelijk, begrijpelijk en behulpzaam is.
Woo-coördinator – intern en regisserend
Als Woo-coördinator voer je de procesregie op Woo-verzoeken. Je zorgt ervoor dat verzoeken zorgvuldig, tijdig en volgens een uniforme werkwijze worden behandeld.
Je:
– coördineert de behandeling van Woo-verzoeken;
– organiseert en begeleidt zoekslagen binnen de organisatie;
– zorgt dat de juiste vakteams en deskundigen worden betrokken;
– bewaakt termijnen, planning, voortgang en kwaliteit;
– houdt overzicht bij omvangrijke en afdelingsoverstijgende verzoeken;
– neemt de regie bij complexe of politiek gevoelige dossiers;
– stemt af met informatiespecialisten, privacyadviseurs, beleidsadviseurs en juridisch adviseurs;
– ondersteunt de behandelend ambtenaar bij het opstellen van concept-Woo-besluiten;
– zorgt ervoor dat de juiste stappen in het proces worden doorlopen;
– signaleert tijdig wanneer een verzoek dreigt te vertragen of wanneer aanvullende expertise nodig is;
– escaleert wanneer voortgang, kwaliteit of bestuurlijke gevoeligheid daarom vraagt;
– onderhoudt waar nodig het contact met de Woo-verzoeker en draagt bij aan een constructieve samenwerking.
Je bent daarbij de procesregisseur: je hoeft niet alle inhoudelijke kennis zelf in huis te hebben, maar weet wél welke expertise nodig is, waar die te vinden is en wanneer je die moet inschakelen.
Wat breng je mee?
Voor deze functie zijn vooral jouw organisatorische, communicatieve en analytische vaardigheden belangrijk. Je hoeft niet vanaf dag één alles van de Woo te weten. Een goede basis en de bereidheid om je verder te ontwikkelen vinden we minstens zo belangrijk.
Je hebt:
– kennis van organisatieprocessen en informatiehuishouding, of je weet snel de juiste collega te vinden die je daarbij kan helpen;
– een goed analytisch vermogen en kunt een vraag snel doorgronden en vertalen naar concrete acties;
– uitstekende communicatieve en sociale vaardigheden;
– het vermogen om goed te luisteren, door te vragen en helder samen te vatten;
– een dienstverlenende en oplossingsgerichte instelling;
– gevoel voor bestuurlijke en juridische verhoudingen;
– overtuigingskracht en het vermogen om mensen mee te krijgen;
– organisatietalent en een goed gevoel voor planning en voortgang;
– het vermogen om samen te werken met verschillende disciplines en belangen;
– voldoende weerbaarheid om ook bij weerstand of lastige situaties de regie te behouden.
Heb je al kennis van de Woo, de AVG, de Algemene wet bestuursrecht (Awb) en informatiebeheer? Dan is dat mooi meegenomen.
Praktische kennis van de Woo, waaronder de uitzonderingsgronden en relevante jurisprudentie, is een pré. Ook kennis van de Archiefwet en informatiebeheer is waardevol.
Heb je deze kennis nog niet volledig? Geen probleem. Er zijn verschillende mogelijkheden om je hierin verder te ontwikkelen. Ook binnen de organisatie kunnen bijvoorbeeld juridisch adviseurs bestuursrecht een rol spelen bij het opbouwen en actueel houden van deze kennis.
Hoe werk jij?
De rol van Woo-contactpersoon / Woo-coördinator vraagt om iemand die zorgvuldig én toegankelijk is. Je begrijpt het belang van openbaarheid en weet tegelijkertijd dat niet alle informatie zonder meer openbaar kan worden gemaakt.
Je bent:
– empathisch en klantgericht – je hebt oog voor het belang van de verzoeker én de organisatie;
– integer en zorgvuldig – je gaat verantwoord om met informatie en belangen;
– proactief – je wacht niet af, maar signaleert knelpunten en zoekt naar oplossingen;
– weerbaar en assertief – je durft grenzen aan te geven en houdt koers wanneer situaties ingewikkeld worden;
– transparant en betrouwbaar – je communiceert duidelijk over wat iemand kan verwachten;
– samenwerkingsgericht – je weet mensen en disciplines bij elkaar te brengen;
– overtuigend – je kunt het belang van openbaarheid binnen de organisatie goed voor het voetlicht brengen;
– bestuurlijk sensitief – je herkent wanneer een dossier extra aandacht vraagt en weet de juiste mensen op het juiste moment te betrekken.
Waarom deze functie?
Openbaarheid is een belangrijk onderdeel van een betrouwbare en moderne overheid. Als Woo-contactpersoon / Woo-coördinator lever je daar iedere dag een concrete bijdrage aan.
Je helpt inwoners en andere informatiezoekers om toegang te krijgen tot overheidsinformatie en helpt tegelijkertijd de organisatie om transparanter, toegankelijker en informatiebewuster te werken.
Het is een veelzijdige functie waarin dienstverlening, communicatie, organisatie, procesregie en juridische zorgvuldigheid samenkomen. De ene keer help je iemand snel op weg naar informatie die al openbaar is; de andere keer coördineer je een omvangrijk en politiek gevoelig Woo-verzoek.
Je hoeft dus niet overal het antwoord op te hebben. Wel moet je weten hoe je ervoor zorgt dat het antwoord er komt.
Wil jij jouw organisatietalent, communicatieve vaardigheden en gevoel voor transparantie inzetten voor een overheid die open en toegankelijk wil zijn? Dan maken we graag kennis met je.
