Specialist Informatievoorziening En Archiefbeheer

ZZP (of detachering)
Delen

Over de opdracht

Vacature Specialist Informatievoorziening En Archiefbeheer

In het kort: Je gaat een verbeterplan voor informatiehuishouding en archiefbeheer opstellen en uitvoeren, processen en systemen in kaart brengen, beheermaatregelen implementeren en organisatie en medewerkers voorbereiden op duurzaam digitaal informatie- en archiefbeheer. Opdracht BSR zoekt tijdelijke externe expertise voor een krachtige versnellingsaanpak informatiehuishouding en archiefbeheer in 2026. Aanleiding is het Jaarverslag Archieftoezicht 2025 van het Regionaal Archief Rivierenland. Daaruit blijkt dat BSR stappen zet, maar dat verdere versterking nodig is op onder meer personele borging en invulling van archiefwettelijke taken en verantwoordelijkheden zoals vernietiging, overbrenging, vervanging e.o.. Nadruk ligt op het borgen van duurzame toegankelijkheid vanaf moment van opstellen of ontvangen van documenten. Daarbij komt ook het het opstellen van een overzicht informatiehuishouding en inrichten van beheermaatregelen voor categorieën documenten. De professional stelt een praktisch verbeterplan informatiehuishouding op én brengt dit plan direct in uitvoering. De opdracht is gericht op zichtbare verbeteringen, concrete maatregelen en duidelijke advisering aan de organisatie. De werkzaamheden vinden plaats binnen de kaders, prioriteiten en planning van BSR. De professional werkt nauw samen met de auditor/beleidsadviseur, ICT, CISO, FG, procesbeheerders, management en waar nodig het Regionaal Archief Rivierenland. Werkzaamheden De werkzaamheden bestaan in ieder geval uit: – Opstellen van een verbeterplan informatiehuishouding op basis van het Jaarverslag Archieftoezicht 2025 en eerdere openstaande aanbevelingen, met per aanbeveling prioriteit, actie, resultaat, eigenaar en planning; – Uitvoeren of begeleiden van urgente verbetermaatregelen rond (digitaal) informatiebeheer, duurzame archivering, metadata, bewaartermijnen, vernietiging en overbrenging naar de archiefbewaarplaats; – Inzichtelijk maken van de informatiehuishouding: werkprocessen, documentstromen, applicaties, opslaglocaties, autorisaties, proceseigenaren en risico’s; – Onderzoeken en verbeteren van archiveringsfunctionaliteiten in procesapplicaties en opslaglocaties, waaronder netwerkschijven, SharePoint en zaaksysteem; – Opstellen of actualiseren van praktische afspraken, werkinstructies en beleid over dossiervorming, dossiereigenaarschap, bestandsnaamgeving, versiebeheer, bestandsformaten, autorisaties en schaduwarchivering; – Ondersteunen bij het toepassen van selectielijsten, het inzichtelijk maken van digitale vernietigingsachterstanden, het voorbereiden van vernietigingslijsten en verklaringen en het opstellen van een procesbeschrijving voor vernietiging conform archiefwettelijke taken; – Uitwerken van een passend metagegevensschema, waarbij MDTO als uitgangspunt kan dienen; – Adviseren over vervanging, hybride archiefvorming, verklaringen van vervanging en een organisatiebrede procesbeschrijving voor vervanging; – Opstellen of aanscherpen van een conversie- en migratieprotocol en adviseren over migraties, leveranciersafspraken en digitale beheeromgevingen; – Inrichten van een eerste werkbare vorm van kwaliteitszorg voor informatiebeheer, inclusief monitoring, verbeteracties en periodieke voortgangsrapportage; – Voorbereiden van BSR op de Archiefwet 2026 en de verkorting van de overbrengingstermijn; – Overdragen van kennis aan medewerkers en management, zodat verbeteringen na afloop van de opdracht geborgd kunnen worden. Op te leveren resultaten Aan het einde van de opdracht zijn in ieder geval opgeleverd: – Een concreet en uitvoerbaar verbeterplan informatiehuishouding met prioriteiten, planning, eigenaren en voortgangsafspraken; – Een actueel overzicht van de belangrijkste werkprocessen, informatiestromen, applicaties en opslaglocaties; – Praktische werkinstructies en afspraken voor medewerkers over dossiervorming en informatiebeheer; – Een aanpak voor digitale vernietiging, inclusief inzicht in mogelijke achterstanden en voorstel voor vervolgstappen; – Een concept metagegevensschema en advies over toepassing daarvan binnen BSR; – Een eerste inrichting van kwaliteitszorg voor informatiebeheer, inclusief monitoring en rapportage; – Advies over structurele borging van informatie- en archiefbeheer vanaf 2027. Werkdagen De opdracht wordt vervuld op de volgende werkdagen: In overleg. Is hybride werken mogelijk: Ja.

Eisen

LET OP: Het is voor onze opdrachtgever noodzakelijk dat je aan al de gestelde functie-eisen kunt voldoen. Dit moet overtuigend blijken uit je CV. Alleen dan is reageren op deze opdracht zinvol.

– Maximaal 5 pagina’s cv, excl. motivatiebrief (1 pgn) en excl. voorblad (1 pgn), opgesteld in het Nederlands (minimaal 2 referenties, bestaande uit naam, functie en organisatie) in pdf. – Aantoonbare afgeronde opleiding op minimaal hbo-bachelor niveau; – Minimaal 3 jaar aantoonbare beleidsmatige en/of projectmatige werkervaring met informatiebeheer en/of archiefbeheer binnen een lagere overheid, gemeenschappelijke regeling, waterschap of regionaal samenwerkingsverband. Licht dit duidelijk toe aan de hand van minimaal één concreet voorbeeld en/of referentieproject; – Aantoonbare kennis van de Archiefwet, Archiefregeling, selectielijsten en duurzame toegankelijkheid van digitale overheidsinformatie. Licht dit duidelijk toe in de offerte;

Wensen

LET OP: Op basis van de wensen van onze opdrachtgever wordt bepaald of je eventueel wordt uitgenodigd voor een selectiegesprek. Het is dus noodzakelijk dat je ook op de wensen een sterke match hebt.

– Minimaal 5 jaar aantoonbare beleidsmatige en/of projectmatige werkervaring met informatiebeheer en/of archiefbeheer binnen een lagere overheid, gemeenschappelijke regeling, waterschap of regionaal samenwerkingsverband. Licht dit duidelijk toe aan de hand van minimaal één concreet voorbeeld en/of referentieproject (25 punten); – Aantoonbare werkervaring met het opstellen en uitvoeren van verbeterplannen voor informatiehuishouding, archiefbeheer of digitale duurzame toegankelijkheid. Licht dit duidelijk toe in de offerte aan de hand van minimaal één concreet praktijkvoorbeeld en/of referentieproject (20 punten); – Aantoonbare werkervaring met digitale archivering, bewaartermijnen, vernietiging, metadata, netwerkschijven, SharePoint, zaaksystemen of procesapplicaties. Licht dit duidelijk toe in de offerte aan de hand van minimaal één concreet praktijkvoorbeeld en/of referentieproject (20 punten); – Aantoonbare werkervaring met MDTO, kwaliteitssystemen informatiebeheer, e-depot, conversie/migratie of vervanging. Licht dit duidelijk toe in de offerte aan de hand van minimaal één concreet praktijkvoorbeeld en/of referentieproject (15 punten); – Aantoonbare afgeronde relevante opleiding op minimaal hbo-bachelor niveau in de richting van informatiebeheer, archivistiek, informatiemanagement, bestuurskunde of direct vergelijkbaar (10 punten). Competenties – De kandidaat beschikt over de volgende competenties: analytisch vermogen, resultaatgericht werken, plannen en organiseren, schriftelijke en mondelinge uitdrukkingsvaardigheid, samenwerken, overtuigingskracht, omgevingsbewustzijn, zelfstandigheid, nauwkeurigheid, proactiviteit en adviesvaardigheid. De kandidaat kan snel schakelen, goed doorvragen, hoofd- en bijzaken onderscheiden en complexe informatie vertalen naar praktische afspraken en toepasbare werkinstructies.

Overige informatie

Optie tot verlenging: Ja, 7x 3 maanden Gespreksdatum: Op een nader te bepalen moment

Procedure

De sluitingsdatum van deze opdracht is de harde deadline van onze opdrachtgever.

  • Om je krachtig voor te kunnen dragen hebben wij minimaal één werkdag nodig om samen met jou alle bescheiden in orde te maken.
  • Wanneer je interesse hebt in deze opdracht en overtuigd bent van een sterke match, reageer dan direct!
  • Naast een actueel en op de opdracht gericht CV zullen wij altijd vragen om een bondige persoonlijke motivatiebrief (inclusief een toelichting per functie-eis en -wens) en een indicatief uurtarief/maandloon.

Op basis van deze informatie kunnen wij voor je aan de slag! We nemen contact met je op om alle verdere details goed door te nemen en duidelijke afspraken met je te maken voor we je daadwerkelijk voorstellen.

Reageer nu op

Specialist Informatievoorziening En Archiefbeheer

Let op: Gewenste contractvorm voor deze opdracht is ZZP (of detachering)


Wij staan voor je klaar!

(ma - vr 09:00 - 17:00)

Vraag over de opdracht? Wij ontvangen graag je vraag per mail via [email protected]

Bureau/partner?

Je kunt dan alleen voorstellen na aanmelding en toelating als partner via onderstaande pagina.

Hulp met je stukken?

Leer hier hoe je een goede motivatiebrief schrijft (als ZZP-er) in het publieke domein!

Leer hier hoe je je CV herschrijft naar de opdracht (als ZZP-er) in het publieke domein!

Leer hier hoe je je competenties verwerkt in je CV, motivatiebrief en gesprek!

Veelgestelde vragen

Kan ik werken via Detachering en/of als ZZP-er?

Bij OverheidZZP vind je opdrachten die via verschillende contractvormen kunnen worden uitgevoerd, waaronder ZZP en detachering. Per opdracht wordt beoordeeld welke contractvorm(en) passend zijn, afhankelijk van de aard van de werkzaamheden, de organisatorische inbedding en de wijze waarop de opdracht feitelijk wordt uitgevoerd. Je herkent de voorkeur of uitgangspunten voor een opdracht aan het label bovenaan de vacature: ZZP (of detachering) of Detachering. Staat bij een opdracht uitsluitend ‘Detachering’? Dan is op basis van de kenmerken van die specifieke opdracht gekozen voor uitvoering via detachering. Dit betekent niet dat bepaalde groepen opdrachtnemers op voorhand worden uitgesloten, maar dat de opdracht zich gelet op de beoogde uitvoering niet leent voor alle contractvormen. Lees hier meer over de uitvoeringsvoorwaarde arbeidsrelatie en detachering.

Hoe helpen jullie mij met mijn CV, motivatie en het gesprek?

Wij kennen de meeste opdrachtgevers goed en weten waar zij op letten in een selectieproces. Die ervaring gebruiken we bij elke aanbieding: we toetsen je CV en geven gerichte tips over je CV, motivatie, (concurrerend) uurtarief en presentatie. Ook wanneer je op gesprek mag helpen wij je met de voorbereiding. Zo vergroten we samen je slagingskans!

Wat kost jullie dienstverlening?

Reageren is altijd vrijblijvend. Na je reactie nemen we eerst contact met je op. Pas als jij akkoord bent met de voorwaarden, dragen we je voor. Wij werken met een eerlijke, marktconforme marge bovenop jouw uurtarief/salaris, die verwerkt zit in het tarief richting de opdrachtgever. Jouw uurtarief/salaris stemmen we altijd samen af.

Ik voldoe niet aan alle eisen/wensen, is het het waard om toch te reageren?

De eisen die bij een opdracht staan vermeld zijn knock-out criteria: je moet hier 100% aantoonbaar aan voldoen om in aanmerking te komen. Wensen zijn geen harde vereisten, maar het is wel aanbevolen om aan zoveel mogelijk wensen te voldoen om kansrijk te zijn in de selectie. Reageer alleen als je zeker weet dat je aan alle eisen en de meest essentiële wensen voldoet.

Hoe kan ik mijn documenten het beste aanleveren om de kans van slagen te vergroten?

Reageer via de website met je CV, een Motivatie en een Toelichting op de eisen en wensen. Gebruik je motivatiebrief voor een heldere onderbouwing van jouw match. Beschrijf steeds per eis/wens kort hoe je hieraan voldoet. Dit maakt de aansluiting op de opdracht direct inzichtelijk en helpt de opdrachtgever in het begrijpen van jouw aanbieding.

Wat zijn zakelijke voordelen via OverheidZZP?

Als zelfstandige regel je alles zelf. Je verzekeringen, je pensioen, je administratie en je ontwikkeling. Dat kost tijd en het is niet altijd duidelijk waar je moet beginnen. Daarom werken wij samen met partijen die wij zelf goed vinden. Partners die de zelfstandige begrijpen en waar je als professional op kunt bouwen. Ontvang zo ook bij enkele partners een korting via OverheidZZP!

Wij kennen de meeste opdrachtgevers goed en weten waar zij op letten in een selectieproces. Die ervaring gebruiken we bij elke aanbieding: we toetsen je CV en geven gerichte tips over je CV, motivatie, (concurrerend) uurtarief en presentatie. Ook wanneer je op gesprek mag helpen wij je met de voorbereiding. Zo vergroten we samen je slagingskans!

Reageren is altijd vrijblijvend (no cure no pay) en nog niet definitief. Na jouw reactie nemen we altijd eerst contact met je op, en pas als jij helemaal akkoord bent met de financiële en praktische uitgangspunten dragen wij je formeel voor bij de opdrachtgever. We werken met een eerlijke, marktconforme fee bovenop jouw uurtarief, verwerkt in het tarief richting de opdrachtgever. Samen stemmen we altijd af welk uurtarief jij wilt ontvangen en verkennen we of de opdracht goed aansluit bij jouw ambities en kwaliteiten.

Bij OverheidZZP vind je opdrachten die via verschillende contractvormen kunnen worden uitgevoerd, waaronder ZZP en detachering. Per opdracht wordt beoordeeld welke contractvorm(en) passend zijn, afhankelijk van de aard van de werkzaamheden, de organisatorische inbedding en de wijze waarop de opdracht feitelijk wordt uitgevoerd. Je herkent de voorkeur of uitgangspunten voor een opdracht aan het label bovenaan de vacature: ZZP (of detachering) of Detachering . Staat bij een opdracht uitsluitend ‘Detachering’? Dan is op basis van de kenmerken van die specifieke opdracht gekozen voor uitvoering via detachering. Dit betekent niet dat bepaalde groepen opdrachtnemers op voorhand worden uitgesloten, maar dat de opdracht zich gelet op de beoogde uitvoering niet leent voor alle contractvormen. Lees hier meer over de uitvoeringsvoorwaarde arbeidsrelatie en detachering.

De eisen die bij een opdracht staan vermeld zijn knock-out criteria: je moet hier 100% aantoonbaar aan voldoen om in aanmerking te komen. Wensen zijn geen harde vereisten, maar het is wel aanbevolen om aan zoveel mogelijk wensen te voldoen om kansrijk te zijn in de selectie. Reageer alleen als je zeker weet dat je aan alle eisen en de meest essentiële wensen voldoet.

Gebruik de eerste pagina van je CV of een deel van je motivatiebrief voor een heldere onderbouwing van jouw match. Neem alle eisen en wensen uit de opdracht over en beschrijf steeds kort hoe je hieraan voldoet. Dit maakt de aansluiting op de opdracht direct inzichtelijk en helpt de opdrachtgever in het begrijpen van jouw aanbieding. Je kunt hiervoor dit format gebruiken.

Relevante opdrachten

Interesse, en overtuigd van een sterke match?

Mogen wij je helpen met zoeken?

Wij helpen je graag met het vinden van een passende opdracht in het publieke domein! Interim of detachering? Neem contact met ons op dan gaan wij vrijblijvend persoonlijk voor je op zoek!