Senior Managementassistent

In het kort: Je gaat als senior managementassistent opleidingsmanagers en opleidingen ondersteunen, agenda’s en processen organiseren, vergaderingen coördineren, financiële administratie verzorgen en actief meedenken over organisatorische en procesmatige verbeteringen. Het instituut voor Paramedische Studies (IPS) Binnen IPS zijn acht paramedische bacheloropleidingen ondergebracht, ieder met een eigen signatuur in het paramedisch domein. De opleidingen werken interprofessioneel samen: met elkaar, met lectoraten en met de beroepspraktijk. Zo creëren wij impact in de regio. IPS geeft focus en richting aan de “Gezonde samenleving”. IPS medewerkers en studenten zijn de professionele verbinders van de toekomst: denken vakoverstijgend, zijn kritisch en durven vooruit. Als instituut zijn we een vanzelfsprekende gesprekspartner voor de beroepspraktijk en andere belanghebbenden: innovatief, inspirerend en betrokken. Wij zoeken een proactieve en professionele senior managementassistent met een positief karakter, die overzicht houdt en rust brengt in een dynamische werkomgeving. In deze functie vervul je een belangrijke rol in de ondersteuning van onze opleidingsmanagers en opleidingen en draag je actief bij aan een prettige, collegiale werksfeer waarin samenwerking centraal staat. Wat je gaat doen bij Hogeschool Utrecht Als senior managementassistent ben je de spil die overzicht bewaart, processen stroomlijnt en ondersteunt. Met jouw organisatorische scherpte help je opleidingsmanagers en andere medewerkers binnen de opleidingen om hun werk optimaal te kunnen doen. Je zorgt dat afspraken en processen soepel verlopen, signaleert knelpunten en denkt mee over oplossingen. Je ziet wat er speelt- en vooral: wat eraan komt. Jouw werkzaamheden bestaan onder andere uit: – Het plannen van afspraken en het beheren van agenda’s (ook als alles tegelijk lijkt te gebeuren). – Het bewaken van de voortgang van lopende zaken, signaleren van verbeterpunten en het doen van concrete verbetervoorstellen. – Het vastleggen van afspraken en het bewaken van de naleving van genomen besluiten. – Het beheren en prioriteren van de centrale mailbox: jij ziet wat nú aandacht vraagt. – Het voorbereiden en coördineren van vergaderingen en bijeenkomsten. – Ondersteuning bij financiële administratie, bestellingen, orderaanvragen en controle van facturen en opdrachten tot facturatie. – Het beantwoorden en coördineren van uiteenlopende vragen en verzoeken vanuit de opleidingsmanagers en de opleidingen. – Actief meedenken over organisatorische en procesmatige vraagstukken. Jouw profiel Jij voelt je thuis in een dynamische ondersteunende rol waarin snel schakelen de norm is. Je bent stressbestendig en constructief kritisch. Je schakelt moeiteloos tussen management, docenten, studenten en externe partijen, werkt graag samen en verbindt. Tegelijkertijd durf je kritische vragen te stellen, denk je vooruit en neem je initiatief. Kortom, jij brengt de volgende competenties mee: – Collegiaal/Teamplayer – Kritisch denken – Initiatief nemen – Kwaliteit bewaken – Plannen en organiseren – Flexibiliteit/aanpassingsvermogen