Projectondersteuner AZC

In het kort: Je gaat als rechterhand van de projectmanager AZC de projectorganisatie structureren, documenten en besluitvorming organiseren, overleggen voorbereiden, voortgang bewaken en informatie stroomlijnen binnen een politiek-bestuurlijke en dynamische omgeving. Voor het project AZC zoeken wij een stevige, energieke en flexibele projectondersteuner. Het project AZC is een politiek-bestuurlijke en maatschappelijk project in een gevoelige context. Dit vraagt om een projectondersteuner, die tegen een stootje kan. Wij zoeken iemand, die niet alleen organisatorisch sterk is, maar ook beschikt over bestuurlijke sensitiviteit, omgevingsbewustzijn en het vermogen om overzicht en rust te bewaren in een dynamische omgeving. Als projectondersteuner ben jij het eerste aanspreekpunt voor de projectmanager AZC. Met de projectmanager maak je afspraken over de acties voor het project. Je werkt dus nauw samen en zorgt dat afspraken, informatie en besluitvorming (en archivering) goed zijn geregeld. Je bent dus een belangrijke spil in de ondersteuning van de projectleider en in het project zelf. Dit ga je doen Als projectondersteuner ben je de rechterhand van de projectmanager AZC. De projectmanager managet het project en jij zorgt ervoor, dat de organisatie achter het project op rolletjes verloopt. Jij brengt structuur, houdt overzicht en zorgt dat de juiste informatie op het juiste moment beschikbaar is. Je beheert en organiseert belangrijke projectdocumenten zoals het projectplan, offertes, voortgangsrapportages, de planning, evt. ramingen, opdrachten en beslisdocumenten. Je bewaakt de samenhang en consistentie van de documenten en ondersteunt het bestuurlijke en ambtelijke besluitvormingsproces. Daarnaast houd je overzicht over de verschillende overleggen, betrokkenen, onderwerpen, besluiten en informatiestromen. Je bent een verbindende schakel binnen de stuur- en projectgroep(en) en zorgt ervoor dat afspraken worden opgevolgd en de projectmanager goed op de hoogte blijft van de voortgang. Je houdt je onder andere bezig met: – het voorbereiden, plannen en agenderen van overleggen en bijeenkomsten, inclusief verslaglegging en het bijhouden van actie- en besluitenlijsten; – het bewaken van de voortgang van het project AZC en rapporteert hierover aan de projectmanager; – het actief verzamelen en delen van kennis en informatie over relevante aspecten van het project; – het gevraagd en ongevraagd informeren en adviseren van betrokkenen en geïnteresseerden binnen en buiten het project over de voortgang; – het actief deelnemen aan relevante overleggen en regelmatig afstemmen met de projectmanager over de voortgang en jouw werkzaamheden.