Projectmedewerker sjablonen

In het kort: Je gaat organisatiebreed sjablonen inventariseren, opschonen, herinrichten en testen, een projectmatige planning uitvoeren en borging regelen via werkinstructies en onboarding, zodat alle sjablonen voldoen aan wetgeving en huisstijl. Organisatieomschrijving Waar ga je werken? Werken bij de gemeente Oisterwijk betekent werken in een prachtige omgeving. Niet voor niets wordt Oisterwijk de parel in ’t groen genoemd. De Oisterwijkse bossen en vennen zijn je achtertuin, daar loop je dus gemakkelijk even heen om je collega’s te ontmoeten of om je hoofd even leeg te maken. Wij zijn de medewerkers van de gemeente Oisterwijk: met plezier, hart voor de dorpen en hart voor elkaar staan wij dagelijks klaar voor onze inwoners. We zijn alert en gefocust op wat er in onze dorpen speelt en gaan daar actief mee aan de slag. We hebben aandacht voor elkaar en houden elkaar scherp. We vieren successen en zetten er gezamenlijk onze schouders onder als er noodzaak is voor verbetering. Ons streven naar continue verbetering geldt ook voor ieder van ons individueel, in de overtuiging dat een sterke organisatie is opgebouwd uit gemotiveerde mensen met de drang om te blijven groeien. Als medewerker, maar ook als persoon, maak je deel uit van ons team. Iedere dag weer werken wij samen aan ons doel om de beloften die we doen, te realiseren. Functiebeschrijving Wat ga je doen? Opdrachtomschrijving 1. Brede inventarisatie van de sjablonen – Organisatiebreed inventariseren en in beeld brengen van de sjablonen die op iedere afdeling gebruikt worden. – In beeld brengen in welke systemen alle sjablonen zich bevinden zoals bijvoorbeeld de sjablonengenerator Xential, CLO (Centric Leefomgeving) en Suite (voor sociaal domein). Resultaat: – Samenvattend rapport van de inventarisatie. 1. Opschonen van niet gebruikte / verouderde sjablonen – Verwijderen van niet-gebruikte (en niet relevante) sjablonen. – Verwijderen van sjablonen die meerdere keren voorkomen maar in verschillende vormen. – Overzicht maken met sjablonen die overblijven. Resultaat: – Opgeschoonde basis als nulmeting en vertrekpunt voor nieuwe sjablooninrichting. 1. Projectmatige aanpak in het herinrichten / maken van sjablonen – Indelen van de sjablonen op basis van Wet open overheid (Woo) verplichtingen (categorieën etc.) en digitale toegankelijkheidseisen. Hierbij is er ook aandacht voor het gebruik van heldere taal en de Oisterwijkse huisstijl. – Bepalen van prioriteiten in de te maken/te vernieuwen sjablonen. – Bepalen wat er eventueel nog nodig is aan (extra) capaciteit, zowel intern als extern. – Regelmatige afstemming en terugkoppeling met opdrachtgever. Resultaat: – Planning op basis van prioriteiten en wettelijke vereisten. 1. Uitvoeren van de planning – Alle stappen van de planning uitvoeren. – Hierbij is er ook aandacht voor het regelmatig testen van sjablonen die omgezet moeten worden naar pdf’s zodat die in andere systemen nog steeds digitaal toegankelijke output opleveren (bijvoorbeeld zaaksysteem OneGov, raadsinformatiesysteem Notubiz of het Woo platform van eData. Resultaat: – Een volledige set nieuwe sjablonen voor de hele organisatie die voldoet aan de wettelijke eisen (Woo, digitale toegankelijkheid) en de huisstijlvereisten. 1. Borging van de sjablonen in de gehele organisatie – Het maken van een werkinstructie voor collega’s hoe de sjablonen gebruikt moeten worden. Hierbij is aandacht voor stimuleren van de juiste houding en gedrag zodat voorkomen wordt dat oude documenten keer op keer hergebruikt worden en als sjabloon worden misbruikt. – Het werken met de sjablonen wordt een onderdeel van de onboarding van nieuwe collega’s. Resultaat: – Voldoende tools om op de juiste en verantwoorde manier met de nieuwe sjablonen te werken. Wie zoeken wij? Ruime ervaring in een soortgelijke rol. Opleidingsniveau: HBO Kandidaat moet ruime ervaring in een gemeentelijke organisatie hebben. De opdracht kan door een zzp-er uitgevoerd worden. Gesprekken zijn op donderdag 30 juli tussen 9:00 en 11:00 uur.