In het kort: Je gaat projectleiders en informatiemanagers ondersteunen door planningen en actielijsten bij te houden, overleggen te organiseren en notuleren, voortgang te bewaken en structuur en overzicht te creëren binnen diverse ICT- en IV-projecten.
Organisatie
Veiligheidsregio Utrecht (VRU) is een samenwerkingsverband van de 26 Utrechtse gemeenten. Dagelijks zetten wij ons in voor de veiligheid van iedereen die in onze regio woont, werkt of verblijft. Dit doen wij met bevlogen centralisten op de 112-meldkamer, brandweermensen in het veld en specialisten op het gebied van risicobeheersing, crisisbeheersing en geneeskundige hulpverlening.
Onze maatschappelijke verantwoordelijkheid is groot. Burgers vertrouwen op onze professionaliteit, zeker wanneer het er écht toe doet. Samen met onze partners streven we continu naar verbetering, vernieuwing en samenwerking.
De afdeling I&I (Informatievoorziening & ICT) bevindt zich in een ontwikkeltraject dat aansluit op de organisatiebrede ontwikkelkoers waarin informatiegestuurd werken centraal staat. Het realiseren van onze ambitieuze ontwikkelagenda vraagt veel betrokkenheid, initiatief en innovatie van I&I. Daar is geavanceerde ICT-technologie en -ontwikkeling voor nodig.
Het team Informatievoorziening (IV) is één van de twee teams binnen de afdeling Informatievoorziening & ICT (I&I) en bestaat uit drie subteams: informatiemanagement, informatiebeheer en functioneel beheer. Je werkt met informatieadviseurs, informatiearchitecten, data engineers, informatiebeheerders en functioneel beheerders.
Er is bij het team IV veel in beweging. Vanwege de ambitie van de VRU om meer op basis van informatie te gaan werken en omdat de wereld om ons heen verder digitaliseert, wordt het belang van een meer volwassen Informatiebeheer, Informatiemanagement en Functioneel beheer steeds groter. Bij team IV zijn we hard bezig om de voorwaarden daarvoor vorm te geven. Er loopt een programma met vele deelprojecten en ook de basis moet op orde komen. In deze sfeer van ‘schouders eronder’ is het team bezig grip te krijgen op de eigen rollen, de workload, en de bedrijfsvoeringsprocessen om zodoende verder te professionaliseren.
Opdracht
Bij de afdeling ICT&Informatievoorziening (I&I) lopen vele projecten. Hiermee zetten we de kaders neer voor de realisatie van o.a. de VRU-brede informatiestrategie, het compliancy-programma van Informatiebeveiliging en interne I&I-projecten. Daarnaast lopen er meerdere projecten in opdracht van de business zoals vervanging of uitbreiding van softwareapplicaties. Het team InformatieVoorziening en met name de informatiemanagers spelen hierin een cruciale rol. Deze informatiemanagers, de (deels ingehuurde) projectleiders en de teamleider ga jij helpen om effectiever en gestructureerder te werken.
Geen week is hetzelfde in deze functie, maar je bent altijd bezig met overzicht creëren en voortgang bewaken.
– Je start bijvoorbeeld met het bijwerken van de projectplanning en actielijsten: wat is afgerond, wat staat er op stapel, en waar lopen we mogelijk vast?
– Je houdt in de gaten wat er speelt, signaleert knelpunten en zorgt dat deadlines in zicht blijven.
– Als je proactief al kan inspringen op een voorzien knelpunt, dan ga je daar gelijk al mee aan de slag.
Daarnaast plan en bereid je overleggen en werkbezoeken voor:
– Je stemt agenda’s af.
– Je regelt locaties of online bijeenkomsten.
– Je zorgt dat iedereen goed voorbereid aanschuift.
– Tijdens de overleggen maak je heldere verslagen en noteer je actiepunten die je daarna netjes verwerkt in het digitale projectdossier.
Je werkt nauw samen met projectleiders, teamleiders, informatiemanagers en andere collega’s. Ondersteuners zoals jij werken vaak op meerdere projecten tegelijk en zijn ook inzetbaar voor regelwerk in de lijnorganisatie. Met jouw scherpe blik en praktische aanpak draag je bij aan een professionele projectstructuur en meer structuur en ordening op de afdeling. Ook denk je graag mee over hoe dingen beter of slimmer kunnen in de uitvoering. Dankzij jouw ruime ervaring in het werkveld kun je je geleerde lessen mooi toepassen in de praktijk.
Je bent de enige projectondersteuner binnen I&I, maar er zijn andere projectondersteuners aan de slag binnen de Veiligheidsregio Utrecht die je kunnen helpen je weg te vinden. Daarnaast heb je contact met externe partijen en met je collega’s binnen de hele VRU.
Kortom: in jouw week draait het om overzicht, ondersteuning en structuur, zodat plannen ook écht werkelijkheid worden.
Wie ben jij
Je bent van nature nauwkeurig en houdt ervan als zaken kloppen en goed gedocumenteerd zijn. Dankzij jouw analytisch vermogen zie je snel waar knelpunten ontstaan en kun je verbanden leggen tussen verschillende onderdelen van een project. Je hebt het talent om structuur aan te brengen in complexe of veranderlijke situaties en werkt georganiseerd en planmatig. Daarbij wacht je niet af tot iemand je iets vraagt, maar onderneem je zelf actie zodra je ziet dat iets geregeld moet worden. Die proactieve houding maakt dat collega’s op je kunnen rekenen.
Je voelt je prettig in een ondersteunende rol, maar neemt wel het voortouw. Communicatie is een van je sterke punten: je weet informatie helder en beknopt over te brengen, zowel mondeling als schriftelijk. Je stemt makkelijk af met verschillende collega’s binnen het projectteam en zorgt dat iedereen goed geïnformeerd is. Als teamspeler draag je bij aan een open en constructieve werksfeer, waarin samenwerken vanzelfsprekend is. Daarnaast weet jij feilloos de juiste toon te vinden wanneer je communiceert met een externe partij.
Tegelijk weet je dat plannen kunnen schuiven en prioriteiten kunnen veranderen. Jij kunt daar goed mee omgaan: je bent flexibel en schakelt moeiteloos tussen verschillende taken en projecten. Daarbij houd je het einddoel altijd in zicht. Je werkt resultaatgericht en laat je niet snel uit het veld slaan als het even druk is of anders loopt dan gepland. Onder tijdsdruk blijf je kalm en houd je overzicht, precies wat nodig is om projecten soepel te laten verlopen.
Waar ga je werken
De gehele afdeling I&I (Informatievoorziening & ICT) bevindt zich in een ontwikkeltraject dat aansluit op de organisatiebrede ontwikkelkoers. Het realiseren van onze ambitieuze ontwikkelagenda vraagt veel betrokkenheid, initiatief en innovatie van I&I. Daar is geavanceerde ICT-technologie en -ontwikkeling voor nodig.
Het team Informatievoorziening (IV) is één van de twee teams binnen de afdeling Informatievoorziening & ICT (I&I) en bestaat uit drie subteams: informatiemanagement, informatiebeheer en functioneel beheer. Je werkt met informatieadviseurs, informatiearchitecten, data engineers, informatiebeheerders en functioneel beheerders.
Er is bij het team IV veel in beweging. Vanwege de ambitie van de VRU om meer op basis van informatie te gaan werken en omdat de wereld om ons heen verder digitaliseert, wordt het belang van een meer volwassen Informatiebeheer, Informatiemanagement en Functioneel beheer steeds groter. Bij team IV zijn we hard bezig om de voorwaarden daarvoor vorm te geven. Er loopt een programma met vele deelprojecten en ook de basis moet op orde komen. In deze sfeer van ‘schouders eronder’ is het team bezig grip te krijgen op de eigen rollen, de workload, en de bedrijfsvoeringsprocessen om zodoende verder te professionaliseren.
– Maximaal 5 pagina’s cv, excl. motivatiebrief (1 pgn) en excl. voorblad (1 pgn), opgesteld in het Nederlands (minimaal 2 referenties, bestaande uit naam, functie en organisatie) in pdf.
– De kandidaat stelt zich voor in een persoonlijke motivatie en waarom deze geschikt is voor deze opdracht. De motivatie dient geschreven te zijn door de kandidaat zelf. Voeg de geschreven motivatie samen met het cv om deze als één document te uploaden. In de motivatie dienen de volgende elementen concreet benoemd te worden;
– Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar als projectondersteuner, projectmedewerker, projectsecretaris of PMO-medewerker;
– Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar met het ondersteunen van diverse en gelijktijdige ict/IV projecten;
– Aantoonbare werkervaring met het voorbereiden, organiseren en notuleren van project-, stuurgroep- of werkgroepoverleggen;
– Aantoonbare werkervaring met het bewaken van projectplanningen, actielijsten, voortgangsrapportages en projectdossiers;
– Aantoonbare werkervaring met microsoft office elementen, benoem dit concreet in het cv.
– Minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring als projectondersteuner, projectsecretaris of PMO-medewerker (25 punten);
– Aantoonbare werkervaring binnen ICT-, informatievoorzienings-, digitaliserings- of automatiseringsprojecten. Benoem hiervan een duidelijk voorbeeld in het cv (20 punten);
– Aantoonbare werkervaring met projectmatig werken volgens een projectmethodiek, zoals PRINCE2, Agile, Scrum of vergelijkbaar. Benoem dit duidelijk in het cv (10 punten);
– Aantoonbare werkervaring met het beheren van projectadministraties, projectdossiers, planningen en voortgangsrapportages. Geef hiervan een duidelijk voorbeeld in het cv (15 punten);
– Aantoonbare werkervaring binnen een overheidsorganisatie, veiligheidsregio of vergelijkbare publieke organisatie (10 punten);
– Aantoonbare werkervaring met het organiseren en coördineren van bijeenkomsten, werksessies, projectoverleggen of bestuurlijke overleggen. Geef hiervan een duidelijk voorbeeld in het cv (10 punten);
– Een aantoonbare afgeronde opleiding (10 punten).
– Geen herleiding (0 punten);
– een mbo 4 opleiding (5 punten);
– een hbo bachelor opleiding (10 punten).
Competenties
– Analyserend vermogen;
– Nauwkeurigheid;
– Samenwerkingsgericht;
– Plannen en organiseren;
– Integriteit;
– Resultaatgerichtheid;
– Servicegerichtheid;
– Kritisch.
