In het kort: Je gaat als hands-on projectleider een verbeterprogramma voor het meldpunt Kinderopvangtoeslag vertalen naar uitvoering, werkprocessen en controles versterken, een registratiesysteem opstarten en resultaten borgen in de organisatie.
Projectleider Verbeterprogramma Meldpunt Kinderopvangtoeslag (KOT)
1. Opdracht
Het Meldpunt Kinderopvangtoeslag (KOT) ondersteunt inwoners die zijn gedupeerd door de toeslagenaffaire. Om de uitvoering verder te versterken, wordt een verbeterprogramma uitgevoerd.
Wij zoeken een ervaren en resultaatgerichte projectleider die dit verbeterprogramma in drie maanden naar concrete uitvoering en borging brengt.
De projectleider werkt nauw samen met de beleidsmedewerker en kwaliteitsmedewerker en rapporteert aan de teammanager. De focus ligt op het implementeren van verbeteringen in werkprocessen, het versterken van controles en verantwoordelijkheden en het opstarten van een registratiesysteem.
De opdracht vraagt om iemand die snel overzicht creëert, prioriteiten stelt en verbeteringen daadwerkelijk in de praktijk weet te realiseren.
1. Werkzaamheden
De projectleider:
– vertaalt het verbeterprogramma naar een concreet plan van aanpak met acties, planning en verantwoordelijkheden;
– verbetert samen met de beleids- en kwaliteitsmedewerker de werkprocessen van hulpvraag en plan van aanpak tot toekenning, betaling en controle;
– implementeert heldere werkafspraken over onder andere aanbiederscontroles, kwaliteitstoetsing, dossiervorming, deelbetalingen en financiële controles;
– zorgt voor een duidelijke verdeling van verantwoordelijkheden rondom het voorbereiden, controleren en vrijgeven van betalingen;
– start samen met ICT en gebruikers het traject voor een registratiesysteem;
– stelt hiervoor een implementatieplan op met benodigde functionaliteiten, systeeminrichting, gegevensoverdracht, toegangsrechten, testen, capaciteit, planning en kosten;
– organiseert de afstemming met onder andere ICT, Juridische Zaken, Toezicht en financiën;
– bewaakt de samenhang met het onderzoek naar eerdere betalingen;
– toetst samen met medewerkers of de nieuwe werkwijze uitvoerbaar en werkbaar is;
– rapporteert aan de teammanager over voortgang, risico’s, knelpunten en benodigde besluiten;
– zorgt vanaf de start voor overdracht en borging in de reguliere organisatie.
1. Beoogd resultaat
Na drie maanden zijn de prioritaire verbetermaatregelen zoveel mogelijk geïmplementeerd, getoetst en geborgd.
Opgeleverd zijn in ieder geval:
– concrete en werkbare werkinstructies en werkafspraken;
– duidelijke verantwoordelijkheden en controleafspraken;
– versterkte kwaliteits- en financiële controles;
– een gestart traject voor het registratiesysteem;
– een afgestemd implementatieplan voor het registratiesysteem;
– een vervolgplan voor resterende acties, inclusief eigenaar, planning en besluitvorming;
– een zorgvuldige overdracht aan de kwaliteitsmedewerker, beleidsmedewerker en operationeel coördinator.
Bij de uitvoering is nadrukkelijk aandacht voor een zorgvuldige en begrijpelijke dienstverlening aan gedupeerde inwoners.
1. Profiel
Wij zoeken nadrukkelijk geen projectleider die uitsluitend adviseert of plannen opstelt. De opdracht vraagt om een hands-on projectleider die analyse, besluitvorming en uitvoering met elkaar verbindt en in korte tijd concrete resultaten realiseert.
Je brengt structuur, houdt overzicht, spreekt betrokkenen aan op afspraken en hebt tegelijkertijd oog voor draagvlak, werkdruk en uitvoerbaarheid.
– Minimaal 3 jaar relevante werkervaring als projectleider/programmamanager.
– Aantoonbare ervaring met het leiden en implementeren van verbetertrajecten binnen een gemeente of vergelijkbare publieke organisatie.
– Aantoonbare ervaring met procesverbetering en het implementeren van werkafspraken en interne controles.
– Aantoonbare ervaring met een ICT-/registratie-implementatie, waarbij is samengewerkt met ICT én eindgebruikers.
– Ervaring met het verbinden van verschillende disciplines en belangen binnen een complexe organisatie.
– Een afgeronde hbo- of wo-opleiding.
– Beschikbaarheid van 28–32 uur per week gedurende de looptijd van de opdracht.
– Beschikbaarheid voor een start op korte termijn.
– De kandidaat heeft bij voorkeur kennis van gemeentelijke dienstverlening en/of het sociaal domein.
– De kandidaat heeft bij voorkeur ervaring met financiële processen, betalingsverkeer en interne beheersing.
– De kandidaat heeft bij voorkeur kennis van de hersteloperatie kinderopvangtoeslag.
– De kandidaat heeft bij voorkeur ervaring met gemeentelijke brede ondersteuning.
– De kandidaat heeft bij voorkeur ervaring met het duurzaam borgen van projectresultaten in de reguliere organisatie.
Competenties
– Relevante project- en implementatie-ervaring: ervaring met vergelijkbare verbeteropgaven binnen de publieke sector.
– Resultaatgerichtheid: aantoonbaar vermogen om verbeteringen binnen korte tijd daadwerkelijk te implementeren.
– Proces- en organisatievermogen: vermogen om samenhang, prioriteiten, verantwoordelijkheden en besluitvorming te organiseren.
– ICT-/registratie-ervaring: ervaring met het vertalen van gebruikersbehoeften naar een praktisch implementatieplan.
– Samenwerking en communicatie: vermogen om medewerkers en verschillende disciplines mee te nemen in veranderingen.
– Borging: ervaring met het overdragen van resultaten en het verankeren van nieuwe werkwijzen in de reguliere organisatie.
– Je brengt structuur, houdt overzicht, spreekt betrokkenen aan op afspraken en hebt tegelijkertijd oog voor draagvlak, werkdruk en uitvoerbaarheid.
