Projectassistent

In het kort: Je gaat meerdere projectmanagers en projectteams ondersteunen door vergaderingen en bijeenkomsten te organiseren, agenda’s en notulen op te stellen, projectadministratie te beheren en de voortgang en actiepunten binnen diverse projecten te bewaken. Organisatie Iedereen die bij de gemeente werkt, bouwt direct of indirect en uit volle overtuiging mee aan Zoetermeer. Door heldere keuzes te maken, verbindingen te leggen en uit te gaan van ieders eigen kracht zien we de stad mooier en beter worden. We zijn trots op het resultaat van vandaag en bouwen aan de resultaten van morgen. Samen, open, flexibel en lerend creëren we oplossingen voor maatschappelijke vraagstukken. Groot en klein, voor de stad en de mensen, voor nu en de toekomst We zien mogelijkheden, benutten kansen en maken ruimte voor ideeën en initiatief. Met hart voor de stad samen bouwen aan het Zoetermeer van vandaag én morgen. Dat is de misse waar wij voor gaan! Afdeling Gemeente Zoetermeer werkt aan uiteenlopende maatschappelijke en ruimtelijke opgaven. Binnen het Projectenbureau werken circa 90 collega’s aan diverse projecten binnen de organisatie. Denk hierbij aan grote gebiedsontwikkelingen, woningbouw-, vastgoed- en verduurzamingsprojecten, maar ook projecten binnen het sociaal domein, bedrijfsvoering en implementatie van nieuwe wetgeving. Het Projectenbureau richt zich op het professionaliseren van projectmatig werken. Van medewerkers verwachten wij een actieve bijdrage aan deze ontwikkeling. Daarbij investeren wij graag in persoonlijke en professionele groei, zodat we als team continu blijven verbeteren. Opdracht Voor het Projectenbureau zijn wij op zoek naar een proactieve en organisatorisch sterke projectassistent die meerdere projectteams ondersteunt. Je ondersteunt projectmanagers bij uiteenlopende projecten en zorgt ervoor dat processen organisatorisch en administratief soepel verlopen. Je bent een belangrijke schakel binnen de projecten en weet overzicht te houden, ook wanneer meerdere zaken tegelijkertijd spelen. De werkzaamheden bestaan onder andere uit: – Ondersteunen van projectmanagers en projectteams; – Voorbereiden, plannen en organiseren van vergaderingen, workshops, bewonersbijeenkomsten en andere overleggen; – Opstellen van agenda’s, notulen en actielijsten; – Bewaken van actiepunten en voortgang; – Beheren van projectadministratie en documentatie; – Signaleren van knelpunten en actief opvolging geven aan afspraken; – Afstemmen met interne en externe stakeholders; – Ondersteunen bij communicatieactiviteiten binnen projecten; – Zorgdragen voor actuele en volledige projectdossiers. Geen dag is hetzelfde: de ene dag ligt de nadruk op administratieve ondersteuning en planning, de andere dag ondersteun je actief tijdens projectoverleggen of schakel je met betrokken partijen over de voortgang. Werkdagen De opdracht wordt uitgevoerd op de volgende werkdagen: maandag t/m vrijdag.