In het kort: Je gaat als tijdelijke programmasecretaris de programmamanager ondersteunen bij de implementatie van de nieuwe programmaorganisatie Energietransitie, het programmabureau doorontwikkelen en samen met collega’s nieuwe werkprocessen en werkwijzen vormgeven en borgen.
Organisatie
In Zwolle geloven we dat het leven beter wordt als we samenwerken met inwoners, ondernemers en partners in de stad. En dat blijkt te werken, want Zwolle scoort hoog op ‘kwaliteit van leven’. Inwoners hebben een groot hart voor de stad, houden van het groen, werken, ondernemen met plezier en voelen zich veilig. We kijken uit naar een toekomst met meer dan 160.000 inwoners. Het is onze missie om onze brede welvaart te behouden en te versterken. Dit doen we door unieke talenten samen te brengen en onze passie voor de stad en haar inwoners te delen.
In Zwolle kun je jezelf ontwikkelen, je interesses en vaardigheden verkennen en de vrijheid ervaren om te doen wat je leuk vindt en waar je goed in bent. We zijn een organisatie, waar we elkaar waarderen, accepteren en respecteren om wie we zijn. Diversiteit verrijkt onze organisatie en zorgt voor een kleurrijk Zwolle, waar iedereen zich thuis voelt.
De afdeling Project-, Programma- en Procesmanagement (ruim 160 collega’s) pakt projecten en programma’s voortvarend op om de Zwolse ambities waar te maken. Het accent van ons werk ligt nu nog op het realiseren van diverse soorten ruimtelijke en fysieke programma’s, projecten en processen. Tegelijkertijd zijn we bezig om de afdeling te verbreden naar het sociaal domein en bedrijfsvoering.
Iedere collega binnen onze afdeling heeft een unieke, autonome rol. We creëren synergie door elkaar actief op te zoeken en van elkaar te leren. Samen streven we naar persoonlijke en professionele groei en ontwikkeling om voorbereid te zijn op de complexe vraagstukken die de organisatie ons stelt.
Het programma Energietransitie
Een van de programma’s die we in Zwolle uitvoeren is het programma’s Energietransitie. Het programma Energietransitie draagt bij aan de doelstellingen van het klimaatakkoord: 50% reductie van CO2-uitstoot in 2030. Wij zorgen dat Zwolle op termijn klimaatneutraal is. Wij richten ons daarbij op de gebouwde omgeving en grootschalige elektrische energieopwekking. Dit doen we door inwoners en bedrijven te stimuleren en faciliteren bij isoleren en besparen en door het ontwikkelen van een stads brede warmtestrategie om te zorgen dat Zwolle van het aardgas afgaat. Tegelijkertijd werken we aan de ontwikkeling van alternatieve bronnen als zonne- en windenergie en faciliteren we innovaties op gebied van energieconversie, -opslag en distributie. Onder het programma vallen verschillende uitvoeringsprojecten, zoals Warm Thuis, proeftuinwijk Berkum, geothermie Holtenbroek/Aa-landen en Warmteplan Dieze/Assendorp. Het programmateam Energietransitie bestaat uit zo’n 30 enthousiaste professionals. We werken samen met vele stakeholders in de Zwolse omgeving en binnen de gemeente.
Het programma bestaat al sinds 2017 en sindsdien sterk gegroeid. Recent is de programmaorganisatie geëvalueerd en gekeken of de manier waarop we georganiseerd zijn nog wel past bij die groei en wat nu nodig is. Op basis hiervan gaan wij een aantal verbeteringen doorvoeren in de manier waarop we het programma organiseren en aansturen. Dit betreft onder andere het toevoegen van een nieuwe rol, het werken met deelprogramma’s en het doorontwikkelen van het ondersteunende programmabureau. De bedoeling is dat we per 1 januari 2027 klaar zijn om met de nieuwe programmaorganisatie te werken.
Binnen de afdeling PPP hebben we een aantal vakgroepen, waaronder de vakgroep ‘Project- en programmasecretarissen’, waar jij deel van uit zult maken. Als programmasecretaris maak je onderdeel uit van een programmateam, in dit geval gaat het om het programma Energietransitie. Binnen het programmateam werk je nauw samen met de programmamanager, de huidige programmasecretaris, de strategen, communicatie en managers vanuit andere afdelingen. Jij bent als programmasecretaris de sparringpartner én rechterhand van de programmamanager bij de implementatie van de nieuwe programmaorganisatie. Jouw rol is om de implementatie organisatorisch te versterken, de ontwikkeling van het toekomstige programmabureau te begeleiden en ervoor te zorgen dat nieuwe werkprocessen, overlegstructuren en manieren van samenwerken zorgvuldig worden ingevoerd en geborgd.
Jouw rol is tijdelijk en richt zich specifiek op de implementatie van het programma dat in doorontwikkeling is. Het gaat om drie onderdelen:
1. Organiseren van de implementatie
– Je ondersteunt de programmamanager bij de planning en uitvoering van de implementatie;
– Je bewaakt voortgang, acties en besluitvorming;
– Je bereidt implementatie overleggen en werksessies voor;
– Je houdt overzicht over de verschillende werkstromen;
– Je signaleert risico’s en doet verbetervoorstellen.
1. Ontwikkelen van het programmabureau
– Je ontwikkelt samen met de programmamanager en de huidige secretaris de toekomstige inrichting van het programmabureau;
– Je werkt nieuwe werkprocessen en overlegstructuren uit;
– Je ontwikkelt praktische hulpmiddelen, formats en planningen;
– Je helpt bij het inrichten van een professionele ondersteuning van het programma.
1. Samen ontwikkelen en kennis overdragen
Een belangrijk onderdeel van de opdracht is het gezamenlijk optrekken met de huidige secretaris. Als tijdelijk aanvullende programmasecretaris voor de implementatie van de organisatieontwikkeling ontwikkel je nieuwe werkwijzen niet alleen, maar werk je hierin zoveel mogelijk samen. Daarmee ontstaat een leerproces waarin kennis direct wordt gedeeld en de huidige secretaris de gelegenheid krijgt zich verder te ontwikkelen richting de rol die in de nieuwe programmaorganisatie wordt gevraagd.
Wie ben jij?
– Je hebt ervaring met programma’s, organisatieontwikkeling of implementatieprocessen in een complexe, bestuurlijke omgeving;
– Je schakelt gemakkelijk tussen strategie en uitvoering en communiceert helder met verschillende stakeholders.
– Je bent analytisch sterk en behoudt overzicht in een dynamisch speelveld.
– Je werkt verbindend en hebt oog voor samenhang en samenwerking.
– Maximaal 5 pagina’s cv, exclusief motivatiebrief én voorblad, opgesteld in het Nederlands (minimaal 2 referenties) in pdf.
– Aantoonbare afgeronde opleiding op minimaal hbo-bachelor niveau
– Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring als programmasecretaris in de afgelopen 6 jaar
– Minimaal 3 jaar aantoonbare ervaring met programmasturing en werken in een (programma)organisatie, dit is aantoonbaar toegelicht wat de grote van de programmaorganisatie;
– Minimaal 3 jaar aantoonbare ervaring met het schrijven van (complexe) bestuurlijke nota’s;
– Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring binnen een overheidsinstelling;
– Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring met bestuurlijke besluitvorming in een politieke omgeving;
– Kennis van en werkervaring met organiseren en plannen.
– Aantoonbare werkervaring als Projectsecretaris in een gemeentelijke organisatie (40 punten)
– Aantoonbare werkervaring met organisatie- of verandermanagement (20 punten)
– Aantoonbare werkervaring in het uitschrijven van nieuwe rollen en processen (20 punten)
– Aantoonbare werkervaring in de afgelopen 6 jaar met onderwerpen uit de energietransitie (20 punten);
Competenties
– Is pro actief en zet in op het opbouwen en onderhouden van relaties met alle belanghebbenden;
– Strategisch inzicht, ziet het grote geheel en herkent belangen, gevoeligheden, standpunten, overtuigingen en waarden;
– Overziet ontwikkelingen/processen in de interne en externe omgeving die invloed kunnen hebben op de voortgang van de werkzaamheden of die een risico kunnen betekenen en anticipeert daarop. Daarbij kan hij of zij in scenario’s denken en verschillende oplossingen afwegen en/of aandragen;
– Eerlijke en betrouwbare gesprekspartner;
– Analytisch, omgevingsbewust, ziet raakvlakken, neemt het voortouw en wacht niet af;
– Brengt rust en overzicht in complexe situaties;
– Werkt gestructureerd en accuraat en houdt focus op doelen en afspraken.
