Medewerker Secretariaat -Stadsbeheer

Detachering
Delen

Over de opdracht

Vacature Medewerker Secretariaat -Stadsbeheer

In het kort: Je gaat het management en afdelingen ondersteunen met secretariële, administratieve en organisatorische taken, bewaakt processen, beheert agenda’s, vergaderingen, communicatiekanalen en draag je bij aan een efficiënte en gestructureerde bedrijfsvoering. Als Medewerker Secretariaat ondersteun je het management, projecten en afdelingen door het uitvoeren van secretariële, administratieve, dienstverlenende en organisatorische werkzaamheden. De functie draagt bij aan een efficiënte en gestructureerde bedrijfsvoering, zodat collega’s zich kunnen richten op hun primaire taken. Als Medewerker Secretariaat houdt jij je bezig met de volgende drie hoofdgebieden: Secretariaat en managementondersteuning – Beheren en coördineren van agenda’s, inclusief prioritering. – Voorbereiden, notuleren en afhandelen van vergaderingen. – Organiseren van bijeenkomsten, trainingen en evenementen. – Ondersteunen van management en afdelingen. Administratieve ondersteuning – Beheren en archiveren van documenten en dossiers. – Verwerken van inkomende en uitgaande post en e-mail. – Opstellen van correspondentie en administratieve documenten. – Ondersteunen bij processen zoals inkoop, contracten en betalingen. – Registreren en verstrekken van gegevens. Procesbewaking en organisatorische ondersteuning – Bewaken van voortgang van acties, afspraken en meldingen. – Signaleren van knelpunten en tijdig bijsturen. – Verzorgen van telefoon- en mailboxbeheer. – Verrichten van representatieve en facilitaire taken. – Bijdragen aan onboarding en interne communicatie.

Eisen

Uitvoeringsvoorwaarde arbeidsrelatie
De aard en organisatorische inbedding van deze opdracht maken dat niet iedere contractvorm passend is; voor deze opdracht wordt daarom uitgegaan van uitvoering via detachering.
OverheidZZP sluit geen specifieke contractvorm of categorie opdrachtnemers op voorhand uit. Wel geldt dat iedere opdracht moet kunnen worden uitgevoerd op een wijze die in overeenstemming is met de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de regels omtrent de kwalificatie van arbeidsrelaties en de Wet DBA.
De geschiktheid van een opdracht voor een bepaalde contractvorm wordt beoordeeld aan de hand van de beoogde feitelijke uitvoering van de werkzaamheden en niet uitsluitend op basis van de gekozen juridische constructie. Daardoor kan het voorkomen dat een opdracht zich, gelet op de aard, inrichting of organisatorische inbedding van de werkzaamheden, niet leent voor alle contractvormen.
Inschrijvers dienen desgevraagd aannemelijk te maken op welke wijze zij de opdracht zullen uitvoeren en hoe daarbij wordt voldaan aan de toepasselijke wet- en regelgeving. Indien onvoldoende aannemelijk wordt gemaakt dat de opdracht binnen de voorgestelde constructie rechtmatig kan worden uitgevoerd, kan een inschrijving buiten beschouwing worden gelaten.

– Graag het cv in het NL aanleveren. – Minimaal Mbo+/hbo werk- en denkniveau, bij voorkeur in een secretariële of administratieve richting. – Minimaal 3 jaar ervaring in de rol van Secretarieel medewerker, Management assistent of vergelijkbaar. – Digitale vaardigheden (o.a. MS Office en relevante systemen). – Goede beheersing van de Nederlandse taal. – De genoemde kennis en ervaring. – De kandidaat beschikt over een legitimatiebewijs (een paspoort of identiteitskaart), welke bij intake én op de startdatum van het contract van de kandidaat geldig is en ter controle kan worden overlegd.

Wensen

LET OP: Op basis van de wensen van onze opdrachtgever wordt bepaald of je eventueel wordt uitgenodigd voor een selectiegesprek. Het is dus noodzakelijk dat je ook op de wensen een sterke match hebt.

– Ervaring in een complexe of bestuurlijke organisatie is een pré. Competenties – Samenwerken: werkt effectief samen binnen het secretariaat en met andere afdelingen. – Wendbaar: schakelt snel tussen taken en behoudt overzicht bij drukte. – Professioneel: handelt professioneel, duidelijk en verbindend, met oog voor relatie en resultaat. – Organisatiesensitiviteit en structuurvermogen: brengt overzicht aan, stelt prioriteiten en houdt regie op werkzaamheden. – Proactief: anticipeert op behoeften van management en collega’s en ontzorgt actief. – Graag ontvangen we in de persoonlijke motivatie een onderbouwing waaruit blijkt dat de kandidaat over de gevraagde competenties beschikt.

Overige informatie

Optie tot verlenging: Nee Gespreksdatum: Onbekend

Procedure

De sluitingsdatum van deze opdracht is de harde deadline van onze opdrachtgever.

  • Om je krachtig voor te kunnen dragen hebben wij minimaal één werkdag nodig om samen met jou alle bescheiden in orde te maken.
  • Wanneer je interesse hebt in deze opdracht en overtuigd bent van een sterke match, reageer dan direct!
  • Naast een actueel en op de opdracht gericht CV zullen wij altijd vragen om een bondige persoonlijke motivatiebrief (inclusief een toelichting per functie-eis en -wens) en een indicatief uurtarief/maandloon.

Op basis van deze informatie kunnen wij voor je aan de slag! We nemen contact met je op om alle verdere details goed door te nemen en duidelijke afspraken met je te maken voor we je daadwerkelijk voorstellen.

Reageer nu op

Medewerker Secretariaat -Stadsbeheer

Let op: Gewenste contractvorm voor deze opdracht is detachering


Wij staan voor je klaar!

(ma - vr 09:00 - 17:00)

Vraag over de opdracht? Wij ontvangen graag je vraag per mail via [email protected]

Bureau/partner?

Je kunt dan alleen voorstellen na aanmelding en toelating als partner via onderstaande pagina.

Hulp met je stukken?

Leer hier hoe je een goede motivatiebrief schrijft (als ZZP-er) in het publieke domein!

Leer hier hoe je je CV herschrijft naar de opdracht (als ZZP-er) in het publieke domein!

Leer hier hoe je je competenties verwerkt in je CV, motivatiebrief en gesprek!

Veelgestelde vragen

Wij kennen de meeste opdrachtgevers goed en weten waar zij op letten in een selectieproces. Die ervaring gebruiken we bij elke aanbieding: we toetsen je CV en geven gerichte tips over je CV, motivatie, (concurrerend) uurtarief en presentatie. Ook wanneer je op gesprek mag helpen wij je met de voorbereiding. Zo vergroten we samen je slagingskans!

Reageren is altijd vrijblijvend (no cure no pay) en nog niet definitief. Na jouw reactie nemen we altijd eerst contact met je op, en pas als jij helemaal akkoord bent met de financiële en praktische uitgangspunten dragen wij je formeel voor bij de opdrachtgever. We werken met een eerlijke, marktconforme fee bovenop jouw uurtarief, verwerkt in het tarief richting de opdrachtgever. Samen stemmen we altijd af welk uurtarief jij wilt ontvangen en verkennen we of de opdracht goed aansluit bij jouw ambities en kwaliteiten.

Bij OverheidZZP vind je opdrachten die via verschillende contractvormen kunnen worden uitgevoerd, waaronder ZZP en detachering. Per opdracht wordt beoordeeld welke contractvorm(en) passend zijn, afhankelijk van de aard van de werkzaamheden, de organisatorische inbedding en de wijze waarop de opdracht feitelijk wordt uitgevoerd. Je herkent de voorkeur of uitgangspunten voor een opdracht aan het label bovenaan de vacature: ZZP (of detachering) of Detachering . Staat bij een opdracht uitsluitend ‘Detachering’? Dan is op basis van de kenmerken van die specifieke opdracht gekozen voor uitvoering via detachering. Dit betekent niet dat bepaalde groepen opdrachtnemers op voorhand worden uitgesloten, maar dat de opdracht zich gelet op de beoogde uitvoering niet leent voor alle contractvormen. Lees hier meer over de uitvoeringsvoorwaarde arbeidsrelatie en detachering.

De eisen die bij een opdracht staan vermeld zijn knock-out criteria: je moet hier 100% aantoonbaar aan voldoen om in aanmerking te komen. Wensen zijn geen harde vereisten, maar het is wel aanbevolen om aan zoveel mogelijk wensen te voldoen om kansrijk te zijn in de selectie. Reageer alleen als je zeker weet dat je aan alle eisen en de meest essentiële wensen voldoet.

Gebruik de eerste pagina van je CV of een deel van je motivatiebrief voor een heldere onderbouwing van jouw match. Neem alle eisen en wensen uit de opdracht over en beschrijf steeds kort hoe je hieraan voldoet. Dit maakt de aansluiting op de opdracht direct inzichtelijk en helpt de opdrachtgever in het begrijpen van jouw aanbieding. Je kunt hiervoor dit format gebruiken.

Relevante opdrachten

Interesse, en overtuigd van een sterke match?

Mogen wij je helpen met zoeken?

Wij helpen je graag met het vinden van een passende opdracht in het publieke domein! Interim of detachering? Neem contact met ons op dan gaan wij vrijblijvend persoonlijk voor je op zoek!