Manager Bedrijfsontwikkeling, Beheer en Projecten

In het kort: Je gaat als tijdelijk manager BBP de afdeling door een organisatiebrede transitie leiden, processen analyseren en borgen, samenwerking verbeteren, sturing en beheersing inrichten en scenario’s voorbereiden voor een toekomstbestendige positionering. Organisatie RMN is in 2000 van start gegaan als inzamelings- en reinigingsbedrijf van de gemeente Soest en Zeist. Momenteel zijn er 6 gemeenten (Baarn, Bunnik, IJsselstein, Nieuwegein, Soest en Zeist) aangesloten bij de gemeenschappelijke regeling RMN. De zes gemeenten zijn eigenaar en vertegenwoordigd in het algemeen en dagelijks bestuur. Met ruim 180 collega’s in de binnen- en buitendienst bedienen wij zo’n 111.000 huishoudens. RMN levert producten en (advies)diensten die direct gerelateerd zijn aan: – Het inzamelen van grondstoffen en restafval huis aan huis; – Het inzamelen van grondstoffen en restafval via recyclestations; – Het beheren van een schone, hele en veilige buitenruimte. Missie RMN is voor de deelnemende gemeenten de vanzelfsprekende samenwerkingspartij als het gaat over inzameling van grondstoffen en restafval en een schone, hele en veilige buitenruimte. Wij zijn de afval- en grondstoffenexpert, opereren zelfbewust en dragen actief bij aan circulaire doelen en duurzaamheidsdoelen. Visie Een duurzame en mooie leefwereld. Dat willen we allemaal. De rijksoverheid stuurt hier ook op met het doel dat Nederland in 2050 volledig circulair is. RMN vervult in de regio daarin een actieve rol. Wij zijn een maatschappelijke en innovatieve onderneming die op vooruitstrevende wijze afval en grondstoffen inzamelt. Daarnaast zetten wij ons continu in voor een schone, hele en veilige buitenruimte. Op deze wijze levert RMN een bijdrage aan een mooie en duurzame leefomgeving. De bedrijfsvoering is efficiënt en transparant, de organisatie betrouwbaar en professioneel. Medewerkers zijn deskundig en dienstbaar. De inwoners, deelnemers en medewerkers zijn trots op RMN; ook verder in de regio en in het land wordt RMN als deskundige partij gezien en gewaardeerd. Kernwaarden RMN onderscheidt vier kernwaarden: – Wendbaar & innovatief: RMN is organisatorisch en financieel flexibel en opereert slim en duurzaam, met oog voor de toekomst; – Efficiënt: RMN stuurt slim op kosten en zorgt dat ze met een verantwoorde hoeveelheid tijd en geld de kerntaken uitvoert; – Professioneel & samenwerkingsgericht: RMN medewerkers zijn vakmensen en RMN werkt effectief samen met partners in de keten; – Maatschappelijk betrokken en altijd in de buurt: RMN is politiek-bestuurlijk sensitief, zet zich in voor maatschappelijke en duurzame doelen en is regionaal geworteld. De inwoners waarderen de inzet met een hoge klanttevredenheid. Opdracht RMN bevindt zich in een organisatiebrede transitie waarbij de managementstructuur, sturing, samenwerking en samenhang binnen de organisatie opnieuw worden ingericht. Onderdeel hiervan is de toekomstige positionering van de afdeling Bedrijfsontwikkeling, Beheer en Projecten (BBP). Op dit moment is nog niet duidelijk of BBP in de toekomstige organisatiestructuur als zelfstandige afdeling blijft bestaan. Naar verwachting wordt binnen circa vijf maanden, mede op basis van het traject met de ondernemingsraad, duidelijkheid verkregen over de toekomstige inrichting. De opdracht is gericht op het voorbereiden van BBP, haar werkprocessen en medewerkers op deze organisatiewijziging, zodat de werkzaamheden, verantwoordelijkheden en expertise van BBP ongeacht de uiteindelijke organisatievorm duurzaam kunnen worden voortgezet en geborgd. De opdrachtnemer draagt gedurende deze transitiefase zorg voor de noodzakelijke continuïteit en tijdelijke coördinatie van de afdeling. Het tijdelijk leidinggeven aan de medewerkers staat daarbij ten dienste van de veranderopgave en is geen zelfstandig doel van de opdracht. De opdracht bestaat uit Analyse huidige situatie BBP Het uitvoeren en opleveren van een analyse van de huidige inrichting van BBP, waaronder: – taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden; – expertise en kritieke kennis binnen het team; – bestaande werkprocessen; – rollen en eigenaarschap; – afhankelijkheden met andere onderdelen van RMN; – knelpunten en risico’s voor de toekomstige organisatie-inrichting. Vastleggen en borgen van werkprocessen Het inventariseren, actualiseren en opleveren van heldere proces- en resultaatbeschrijvingen voor de werkzaamheden van BBP. Hierbij wordt inzichtelijk gemaakt: – welke processen door BBP worden uitgevoerd; – welke verantwoordelijkheden daarbij horen; – welke expertise hiervoor noodzakelijk is; – welke raakvlakken bestaan met afvalinzameling en reiniging van de openbare ruimte; – op welke wijze deze werkzaamheden in een toekomstige organisatiestructuur kunnen worden geborgd. Verbeteren integrale samenwerking Het ontwikkelen en implementeren van concrete verbetermaatregelen waarmee de expertise van BBP, waaronder assetbeheer, beter wordt verbonden met de primaire processen van RMN. De opdrachtnemer levert hiervoor een voorstel op voor structurele samenwerking, inclusief rollen, verantwoordelijkheden, overlegstructuren en overdrachtsmomenten. Inrichten van sturing en beheersing Het uitwerken en implementeren van een passende werkwijze voor: – planning en prioritering; – datagestuurd werken; – PDCA; – aansluiting op de P&C-cyclus; – voortgangs- en resultaatmonitoring. De ontwikkelde werkwijze dient overdraagbaar te zijn aan de toekomstige organisatie. Voorbereiden van scenario’s voor de toekomstige positionering De opdrachtnemer werkt op basis van de organisatieontwikkeling verschillende uitvoerbare scenario’s uit voor de borging van de werkzaamheden en expertise van BBP. De scenario’s houden rekening met zowel: – voortzetting van BBP als afzonderlijk organisatieonderdeel; – als een situatie waarin BBP in de nieuwe structuur niet langer als zelfstandige afdeling terugkomt. Per scenario worden minimaal uitgewerkt: – positionering van werkzaamheden; – verdeling van verantwoordelijkheden; – borging van kritieke expertise; – gevolgen voor samenwerking en processen; – belangrijkste organisatorische risico’s; – noodzakelijke vervolgstappen. Voorbereiden en begeleiden van de overgang Na besluitvorming over de toekomstige organisatiestructuur levert de opdrachtnemer, voor zover dit binnen de looptijd van de opdracht plaatsvindt, een overdrachts- en implementatieadvies op voor de overgang naar de gekozen inrichting. Tot het moment van besluitvorming draagt de opdrachtnemer zorg voor de noodzakelijke continuïteit en coördinatie binnen BBP, zodat de veranderopgave kan worden uitgevoerd zonder dat de lopende werkzaamheden onnodig worden verstoord. Resultaat De opdracht is afgerond wanneer uiterlijk aan het einde van de overeengekomen periode van vijf maanden minimaal de volgende resultaten beschikbaar zijn: – een analyse van de huidige inrichting, processen, verantwoordelijkheden en expertise van BBP; – actuele en overdraagbare proces- en resultaatbeschrijvingen van de werkzaamheden van BBP; – een uitgewerkt voorstel voor betere integrale samenwerking tussen BBP en de primaire processen van RMN; – een ingerichte werkwijze voor planning, PDCA, P&C-aansluiting en resultaatmonitoring; – uitgewerkte scenario’s voor de toekomstige borging en positionering van de werkzaamheden en expertise van BBP; – een risicoanalyse gericht op continuïteit, kennisborging en overdracht; – een overdrachts- en implementatieadvies waarmee RMN na besluitvorming de gekozen inrichting kan realiseren. Het eindresultaat moet dus bruikbaar zijn ongeacht de uitkomst van de besluitvorming: zowel wanneer BBP blijft bestaan als wanneer de taken en expertise in een andere organisatievorm worden ondergebracht. Randvoorwaarden – De opdrachtnemer voert de transitieopdracht zelfstandig uit binnen de door RMN vastgestelde organisatorische en bestuurlijke kaders. – De opdrachtnemer bepaalt zelfstandig de aanpak, methodiek en planning voor het realiseren van de overeengekomen resultaten. – Afstemming met medewerkers, MT, directie en andere betrokkenen vindt plaats voor zover dit noodzakelijk is voor de analyse, implementatie en borging van de resultaten. – De opdrachtnemer rapporteert periodiek over voortgang, risico’s en gerealiseerde resultaten. – De formele besluitvorming over de toekomstige organisatiestructuur blijft bij RMN en de daarvoor bevoegde organen. – De tijdelijke coördinatie en begeleiding van medewerkers is uitsluitend gekoppeld aan het realiseren van de transitie en de continuïteit gedurende de overgangsperiode. – Na afronding van de opdracht worden de ontwikkelde processen, documentatie, werkwijzen en adviezen overdraagbaar opgeleverd aan RMN. Werkdagen Is hybride werken mogelijk: In overleg/ Onderlinge afstemming De opdracht wordt vervuld op de volgende werkdagen: ma-di-wo-do-vrij (in overleg)