Ketensecretaris – cluster DV

In het kort: Je gaat als ketensecretaris management en ketenoverleggen ondersteunen, bestuurlijke vraagstukken coördineren, voortgang en besluitvorming bewaken, rapportages en bijeenkomsten organiseren en als kritische sparringpartner adviseren binnen een dynamische dienstverleningsomgeving. Ketensecretaris Burgerzaken & Belastingen Cluster Dienstverlening Ons aanbod Werklocatie: Wilhelminakade 179, De Rotterdam Thuiswerkbeleid: Thuiswerken is mogelijk. Tijdens de inwerkperiode wordt aanwezigheid op locatie verwacht. Als Ketensecretaris vervul je een veelzijdige rol waarin adviseren, organiseren en coördineren samenkomen. Je ondersteunt het management bij bestuurlijke en organisatorische vraagstukken, bewaakt de voortgang van belangrijke dossiers en zorgt voor verbinding tussen strategie en uitvoering. Daarmee lever je een zichtbare bijdrage aan een betrouwbare en toekomstbestendige dienstverlening. Jouw functie Als Ketensecretaris ondersteun en adviseer je de 3 afdelingsmanagers op directie brede portefeuilles en complexe vraagstukken voor de afdeling, de keten of overstijgend. Specifieke aandachtsgebieden zijn afhankelijk van de positionering in de Keten. De werkzaamheden zijn op inhoud en proces. Je kunt hierbij denken aan bestuurlijke vraagstukken vanuit de keten aanpak op thema’s zoals implementatie cruise belasting, sociaal incasseren en het verbeteren van de processen Burgerzaken. Je bent tevens in staat om te adviseren, organiseren en coördineren van: – Keten bijeenkomsten – Financiële voortgangsrapportages – HR-vraagstukken zoals aanpak op MTO, Verzuim Je hebt een aanjaagrol naar het lijnmanagement op bestuurlijke thema’s en pilots. Je kunt op inhoud en proces adviseren en hebt een coördinerende rol in de afstemming met onder andere het MT en/of de Keten. Je houdt je bezig met de kwalitatieve borging van kritieke processen zoals financiën, advisering over en vertaling van bestuurlijke ontwikkelingen naar de uitvoering en afstemming met tal van (externe) partijen. Wat ga je doen? Als secretaris van het afdelings-MT bereid je MT- en ketenoverleggen voor. In overleg met het management stel je de agenda op, bewaak je de kwaliteit en tijdigheid van de stukken, nodig je deelnemers uit en zorg je voor de registratie en opvolging van acties en besluiten. Je bent een kritische sparringpartner voor jouw afdelingsmanager en voorziet hem of haar gevraagd en ongevraagd van advies. Je bewaakt de planning, voortgang, acties en besluiten van het MT en de keten. Daarbij zorg je voor goede verslaglegging en een tijdige en correcte opvolging van afspraken. Je vervult naast de rol van MT-secretaris ook de rol van (keten)secretaris van de overleggen waarvoor de afdelingsmanager vanuit zijn of haar rol als ketenmanager verantwoordelijk is. Je bent rolbewust en weet collega’s te activeren en motiveren om eigenaarschap te nemen en zelfstandig zaken op te pakken. Je zoekt op verzoek of eigen initiatief vraagstukken uit en brengt hierover advies uit aan de afdelingsmanager en, waar nodig, aan teamleiders. Je bereidt werkbezoeken en heidagen voor en stemt het programma en de inhoud af met het MT en/of de afdelingsmanager. Je coördineert waar nodig uiteenlopende trajecten, zoals de opvolging van de MTO-aanpak en DPIA-vraagstukken. Je zet besluiten en actiepunten uit en draagt zorg voor de verzending van stukken richting onder andere managers, de OR, de wethouder en het college. Je bent voor jouw afdeling de spil in processen rondom belangrijke piekmomenten, zoals de voorjaarsretraite, de voorjaarsnota en de begrotingsbehandeling binnen jouw portefeuille(s). Jouw profiel Je bent een proactieve en toegankelijke professional die gemakkelijk schakelt binnen een complexe en dynamische omgeving. Dankzij jouw organisatiesensitiviteit begrijp je politieke en bestuurlijke verhoudingen en weet je hier zorgvuldig en effectief mee om te gaan. Je bent een natuurlijke verbinder die collega’s weet te enthousiasmeren, mee te nemen en in beweging te krijgen. Je neemt initiatief, pakt nieuwe vraagstukken met nieuwsgierigheid en energie op en voelt je verantwoordelijk voor het realiseren van resultaten. Daarbij werk je zelfstandig, stel je de juiste prioriteiten en weet je hoofd- en bijzaken goed van elkaar te onderscheiden. Je brengt structuur aan, bewaakt voortgang en behoudt overzicht, ook wanneer er veel tegelijkertijd speelt. Juist in een omgeving met veel dynamiek en verschillende belangen ben jij degene die rust brengt en ervoor zorgt dat zaken georganiseerd en beheerst blijven verlopen. Eisen Je hebt een afgeronde hbo-opleiding; Je hebt werkervaring als Ketensecretaris bij een gemeente, opgedaan in de afgelopen 2 jaar; Je beschikt over werkervaring met PowerPoint, MS Teams en het maken van draaitabellen in Excel. Wensen Je hebt werkervaring bij een gemeente met meer dan 200.000 inwoners, opgedaan in de afgelopen 2 jaar; Je hebt werkervaring met de coördinatie van werkzaamheden voor verschillende stakeholders; Je hebt werkervaring met bewaken van planningen, voortgang, acties en besluiten van zowel MT’s als de keten, opgedaan in de afgelopen 2 jaar; De afdeling Afdeling Burgerzaken en Belastingen Onze burgerzaken-en belastingproducten leveren we in één keer goed (betrouwbaar) en klantgericht (makkelijk, flexibel en persoonlijk). Want dan kunnen meer mensen zelf hun weg vinden en kost dat ons minder inspanning. Daarmee creëren we ruimte om proactief aandacht te geven aan Rotterdammers die dat nodig hebben én aan ontwikkelingen om ons heen. Zo blijven we ook in de toekomst de professionele organisatie die van ons verwacht wordt en waar het prettig is om te werken. We zijn een afdeling waar in elk team onwijs veel kennis en expertise zit om de goede dienstverlening te kunnen bieden en initiatieven te durven nemen. We zijn daarin flexibel wanneer dat nodig is. Dit doen wij met enorm veel passie en plezier in de 5 ketens, namelijk: – Burgerzaken – Innen – Ondernemersheffing – Combi aanslag – Parkeren Afdeling Belasting Heffen Het heffen van belastingen is één van de belangrijkste taken van de gemeente en raakt alle burgers en bedrijven in onze stad. De afdeling Belasting Heffen is hiervoor verantwoordelijk. Dat doen we graag in één keer goed, klantgericht en in begrijpelijke taal. Dit is een breed terrein van waarderen van alle (on)roerende zaken, via ondernemersheffingen tot parkeren. Afdeling Burgerzaken Wanneer je aan Burgerzaken denkt, denk je al snel aan het aanvragen van je paspoort, het verlengen van je rijbewijs. Of aan trouwen, of aan het doorgeven van je verhuizing. Deze en nog veel meer onderwerpen vallen allemaal onder de afdeling Burgerzaken. Voor alle levensgebeurtenissen leveren wij de passende dienst. En daarbij hebben we de ambitie dat we dat altijd in 1x goed doen, binnen strakke normtijden. Onze administratie (de BRP) is 100% juist en volledig. Afdeling Expertise & Belasting innen De keten Innen zorgt ervoor dat alle belastingen worden geïnd. Alle betalingen worden juist en automatisch verwerkt. Dat doen we vanuit de uitgangspunten van sociaal incasseren: warm-zakelijk en dienstverlenend. In de tak Expertise van deze afdeling bundelen we alle vaktechnische en veranderkundige expertise voor de directie B&B. Daarvoor hebben we onder andere data-analisten, beleidsadviseurs, procesmanagers, projectmanagers en juristen in dienst. Onze organisatie Het cluster Dienstverlening staat voor betrouwbare, toegankelijke en gebruikersvriendelijke dienstverlening, informatievoorziening en belastingheffing aan burgers, bedrijven, bezoekers en collega’s. Dienstverlening voert de regie op de ontwikkeling en implementatie van meerdere dienstverleningskanalen. Het zorgt voor dé frontoffice voor alle vragen aan de gemeente Rotterdam. Met Rotterdam.nl, 14 010 en stadswinkels maken we het onze klanten zo makkelijk mogelijk om aan informatie of producten te komen en hun persoonlijke zaken te regelen. Of het nu gaat om het inzien van historische boeken in het archief, het innen van belastingen zo makkelijk mogelijk maken of snelle en makkelijke levering van burgerzakenproducten.