Documentalist -Project Gerrit Krolbrug

In het kort: Je gaat het digitale projectarchief inrichten, beheren en verbeteren, documenten registreren en ordenen, autorisaties en middelen beheren en projectmedewerkers trainen en coachen in goed documentbeheer en archivering. Rijkswaterstaat Rijkswaterstaat is de uitvoeringsorganisatie van het ministerie van Infrastructuur en Waterstaat en werkt dagelijks aan een veilig, leefbaar en bereikbaar Nederland. Project vervanging Gerrit Krolbrug Beweegbare bruggen zijn een essentieel onderdeel van onze wegen en vaarwegen. Voor het team dat zich richt op het project Vervanging Gerrit Krolbrug zoeken wij een documentalist. In deze opdracht ben je verantwoordelijk voor het op orde brengen en houden van de archivering van documenten. Het doel van het project is het oplossen van het infrastructurele knelpunt voor de scheepvaart in de hoofdvaarweg Lemmer – Delfzijl ter hoogte van de Gerrit Krolbrug en het vervangen van de Gerrit Krolbrug vanwege het bereiken van einde levensduur. Het project bestaat feitelijk uit drie onderdelen: – Het eerste deelproject is het aanpassen van de verkeerskundige situatie rond en over de brug om te komen tot een optimale verkeersstroomafwikkeling. Hiervoor is de gemeente Groningen initiatiefnemer en ook bevoegd vanuit de Verkeerswet. Aangezien die rand- voorwaardelijk is voor de realisatie van het tweede deelproject is Rijkswaterstaat de uitvoerder. – Het tweede deelproject beslaat het realiseren van een nieuwe Gerrit Krolburg en het aanpassen van de aanlandingen door de verhoging van de brug ten opzichte van het water. Hierbij hoort ook de landschappelijke inpassing binnen de omgeving en de ecologische zone. Hiervoor is Rijkswaterstaat initiatiefnemer en ook uitvoerder. – Het derde deelproject beslaat het verbreden van de vaarweg ter hoogte van de Gerrit Krolburg opdat de vaarweg en de bocht voldoen aan de functionele eisen voor een klasse Va vaarweg. Hiervoor is Rijkswaterstaat de initiatiefnemer, uitvoerder en ook bevoegd vanuit de Waterwet. De opdracht dient te worden uitgevoerd binnen de richtlijnen van het project. De opdracht omvat het uitvoeren van het beheer op de archivering in het (document management) systeem door (project)medewerkers. Dit beheer vindt plaats tijdens het uitvoeren van activiteiten zoals: registreren, metadateren, ordenen en classificeren (vertrouwelijkheid) van documenten/informatie. Daarnaast: het zorgen voor een actueel ordeningsplan, waarderen van de dossiers, autoriseren van medewerkers, geven van training/opleiding aan (project)medewerkers en zorgen voor de benodigde middelen. Een belangrijke taak is het coachen van de projectmedewerker zodat deze zich bewust is van zijn/haar taken en verantwoordelijkheden met betrekking tot documentbeheer en archiefvorming en deze adequaat uitvoert, waarmee de informatiehuishouding continu verbetert. Taken die horen bij het beheren van een digitaal projectarchief zijn o.a.: – het opstellen en actueel houden van een autorisatiematrix; – het verlenen en intrekken van autorisaties tot het gebruikte (document management) systeem; – het maken van relevante standaardweergave(n) of standaard zoekvragen in het document managementsysteem naar behoefte van de medewerkers; – instrueren van (nieuwe) projectmedewerkers zodat deze de eigen taken met betrekking tot documentbeheer en archiefvorming zelfstandig en adequaat kunnen uitvoeren; – het toevoegen, ordenen, waarderen en selecteren, en muteren van nieuwe (sub)dossiers binnen de ordeningsstructuur; – het actueel houden van alle documenten die bij het beheren van het projectarchief horen; – het verplaatsen van documenten en/of (sub)dossiers; – toezien op het juist verwerken van inkomende, interne en uitgaande documenten conform kaders. En het tijdig beschikbaar stellen van de juiste informatie, aan de juiste persoon (routeren van post- en e-mailstukken); – het melden van storingen aan Lokaal Functioneel Beheer (LFB), bijv. afdeling Informatievoorziening en beheer (IV-B); – het inventariseren en melden van verbetervoorstellen t.b.v. applicaties in de vorm van functionele wensen conform het proces van LFB. Resultaat opdracht Resultaat 1 Ingericht projectarchief volgens de afspraken die met de opdrachtgever zijn gemaakt en dat voldoet aan de kwaliteitseisen die RWS hieraan stelt (o.a. ordening, waarderen en selecteren, toepassen van metadata). Resultaat 2 Actuele middelen voor het documentbeheer en archivering (o.a. autorisatiematrix, werkinstructies, handleidingen, ordeningsstructuur). Leiding en toezicht Van de adviseur wordt verwacht dat diegene in staat is zelfstandig verantwoordelijkheid te nemen. Je bent onderdeel van het team projectbeheersing onder eindverantwoordelijkheid van de Manager Projectbeheersing. Van opdrachtnemer wordt een professionele houding verwacht en opdrachtnemer dient over voldoende ervaring te beschikken zodat hij/zij vlot kan starten en weinig inwerktijd behoeft om processen en kaders eigen te maken.