Contractbeheerder Facilitaire Zaken

In het kort: Je gaat facilitaire contracten beheren, leveranciers aansturen, prestaties en risico’s bewaken, klachten afhandelen en aanbestedingsdocumenten en eenvoudige contracten opstellen binnen de facilitaire dienstverlening van de organisatie. Contractbeheerder Facilitaire Zaken Gemeente Zaanstad | 32 uur per week Ben jij iemand die graag de regie houdt, afspraken bewaakt en energie krijgt van samenwerken met leveranciers en collega’s? Heb je oog voor kwaliteit, ben je communicatief sterk en weet je hoe je contractafspraken vertaalt naar een goede dagelijkse uitvoering? Dan zoeken wij jou! Voor de afdeling Facilitaire Zaken van gemeente Zaanstad zijn wij tijdelijk op zoek naar een Contractbeheerder Facilitaire Zaken. In deze functie ben je verantwoordelijk voor het operationele en administratieve beheer van een eigen contractenportefeuille. Je zorgt ervoor dat leveranciers hun afspraken nakomen, de dienstverlening op niveau blijft en contracten goed worden uitgevoerd. Daarbij krijg je de ruimte om zelfstandig te handelen en verantwoordelijkheid te nemen. Wat ga je doen? Als Contractbeheerder Facilitaire Zaken ben je de verbindende schakel tussen leveranciers en de interne organisatie. Je onderhoudt zelfstandig de dagelijkse contacten met leveranciers en ziet erop toe dat de gemaakte afspraken worden nagekomen. Je kijkt verder dan alleen de administratie: je volgt de prestaties, signaleert knelpunten en onderneemt actie wanneer dat nodig is. Je werkzaamheden bestaan onder andere uit: – Beheren van de aan jou toegewezen contractenportefeuille en bewaken van de gemaakte afspraken. – Onderhouden van zelfstandig en regulier contact met leveranciers over de dagelijkse uitvoering van contracten. – Aanspreken van leveranciers op het nakomen van contractuele afspraken en de kwaliteit van de dienstverlening. – Beoordelen van leveranciersrapportages en prestatie-informatie en signaleren van afwijkingen. – Uitzetten van bestellingen binnen de kaders van de lopende contracten. – Registreren, verwerken en bewaken van klachten en meldingen en zorgen voor een passende opvolging. – Uitzetten van acties binnen Facilitaire Zaken en bewaken dat deze tijdig worden uitgevoerd. – Zelfstandig maken van afspraken met leveranciers over de uitvoering en verbetering van de dienstverlening. – Signaleren van financiële, juridische, operationele en strategische risico’s en hierover adviseren en rapporteren aan de contractmanager. – Opstellen van Programma’s van Eisen voor meervoudige onderhandse aanbestedingen. – Opstellen van aanbestedingsdocumenten en bijbehorende formulieren, zoals prijzenbladen, beoordelingsformulieren en concept-uitvraagdocumenten. – Beoordelen van offertes bij enkelvoudige en meervoudige onderhandse aanbestedingen. – Opstellen van eenvoudige contracten en verlengingsbrieven. Je bent zelfstandig verantwoordelijk voor het dagelijkse beheer van jouw contracten. Daarbij werk je binnen de afgesproken kaders en bevoegdheden. Wanneer vraagstukken complexer worden of buiten jouw mandaat vallen, stem je af met de contractmanager. Waar ga je werken? Je komt te werken binnen de afdeling Facilitaire Zaken van gemeente Zaanstad. Samen met collega’s en leveranciers zorg je ervoor dat de facilitaire dienstverlening binnen de gemeentelijke organisatie goed is georganiseerd en blijft aansluiten op de behoeften van de organisatie. Je contractenportefeuille heeft betrekking op verschillende gemeentelijke locaties Je legt verantwoording af aan de afdelingsmanager Facilitaire Zaken en de contractmanager Facilitaire Zaken. In je dagelijkse werk heb je contact met leveranciers, interne opdrachtgevers en verschillende collega’s binnen de organisatie.