In het kort: Je gaat een organisatiebrede analyse van de juridische keten uitvoeren, inrichting, verantwoordelijkheden, capaciteit en samenwerking onderzoeken en hierover een onafhankelijk adviesrapport met toekomstscenario’s en concrete aanbevelingen voor de ontwikkeling van de juridische functie opleveren.
Organisatie
Werken bij Overijssel
Overijssel is een prachtige provincie om te wonen, te werken en te recreëren. Met elkaar maken we Overijssel iedere dag leefbaarder, mooier, veiliger en beter bereikbaar. De provincie werkt samen met gemeenten, waterschappen, het Rijk, ondernemers en maatschappelijke instanties. Samen zetten we ons in voor de toekomst van onze provincie.
Beschrijving Bedrijfsvoering
Je gaat aan de slag bij de afdeling Bedrijfsvoering (BV), één van de acht afdelingen binnen provincie Overijssel. Het werk bij Bedrijfsvoering is samen te vatten in drie taken: adviseren, control(eren) en faciliteren. De afdeling zorgt dat de organisatie haar bestuurlijke en uitvoerende processen zo goed en efficiënt mogelijk kan uitvoeren. Hierdoor kunnen collega’s van andere afdelingen zich helemaal richten op de provinciale opgaven.
De afdeling bestaat uit de volgende teams: Leiding, Financiële Rapportage en Administratie, Financiën, Facilitair, Informatievoorziening en Digitalisering, Juridische Zaken, HR.
Opdracht
De provincie Overijssel zoekt een ervaren adviseur voor een organisatiebrede analyse van de juridische keten. Het doel is inzicht te krijgen in de huidige inrichting, de verdeling van verantwoordelijkheden, de beschikbare capaciteit en de samenwerking tussen de verschillende onderdelen van de organisatie.
Op basis van deze analyse levert de opdrachtnemer een onderbouwd advies op over mogelijke ontwikkelrichtingen voor de juridische functie. Het advies geeft inzicht in de mate waarin de huidige inrichting aansluit bij de maatschappelijke opgaven, juridische vraagstukken en organisatieontwikkeling van de provincie. Het rapport vormt de basis voor besluitvorming over de verdere ontwikkeling van de juridische functie.
De opdracht wordt zelfstandig en vanuit een onafhankelijke positie uitgevoerd. De provincie bepaalt het gewenste resultaat; de opdrachtnemer is verantwoordelijk voor de aanpak en de wijze waarop dit resultaat binnen de afgesproken termijn en het overeengekomen budget wordt bereikt.
Het gaat om een resultaatgerichte opdracht. De provincie vraagt een opgeleverd onderzoek en advies, niet de inzet van een adviseur voor een vast aantal uren of dagen per week. De opdrachtnemer bepaalt zelf hoeveel tijd nodig is, wanneer en waar de werkzaamheden worden uitgevoerd en welke werkwijze daarbij past. Er is geen sprake van een gezagsverhouding.
Aanleiding
De provincie Overijssel is volop in ontwikkeling. Met een vernieuwde koers, een nieuw sturingsmodel en een andere visie op bedrijfsvoering en control werkt de provincie aan een organisatie die effectief kan inspelen op complexe maatschappelijke opgaven.
Deze opgaven kennen steeds vaker een juridische component en vragen om juridische expertise die tijdig, deskundig en op een passende wijze is georganiseerd. Tegelijkertijd veranderen de aard van juridische vraagstukken, de verwachtingen vanuit bestuur en samenleving en de manier waarop binnen de provincie wordt samengewerkt. De juridische werkzaamheden en expertise zijn op verschillende plekken binnen de provincie belegd. De provincie wil inzicht krijgen in de huidige inrichting, verantwoordelijkheden, capaciteit en samenwerking. Daarbij is aandacht nodig voor zowel de sterke punten van de huidige situatie als mogelijke knelpunten, overlap, hiaten, kwetsbaarheden en ontwikkelmogelijkheden.
De analyse moet bijdragen aan een toekomstbestendige inrichting van de juridische functie, passend bij de bredere organisatieontwikkeling en het Three Lines Model.
Gewenst resultaat
De opdracht resulteert in een onafhankelijk en onderbouwd adviesrapport dat de provincie in staat stelt om keuzes te maken over de verdere ontwikkeling van de juridische functie.
Het rapport bevat minimaal de volgende onderdelen.
– Analyse van de huidige situatie
– Een zorgvuldige beschrijving van het speelveld: de plekken binnen de organisatie waar juridische werkzaamheden, expertise en verantwoordelijkheden zijn belegd, gebaseerd op duidelijke uitgangspunten en definities van de juridische functie.
– Inzicht in de beschikbare capaciteit en de wijze waarop deze wordt ingezet.
– Een analyse van de verdeling van verantwoordelijkheden, samenwerking en onderlinge afstemming.
– Een beschrijving van bestaande kwaliteiten, effectieve werkwijzen en succesvolle samenwerkingsvormen.
– Een analyse van knelpunten, overlap, hiaten, kwetsbaarheden en risico’s voor kwaliteit en continuïteit.
– Een analyse van de wijze waarop de juridische functie zich verhoudt tot de verantwoordelijkheden binnen het Three Lines Model, de visie op bedrijfsvoering Overijssel en het Bestuurs- en managementconcept (BMC).
– Beoordeling van de huidige inrichting
Een onderbouwde beoordeling van de mate waarin de huidige inrichting aansluit bij de behoeften van de provincie, de veranderende maatschappelijke opgaven en de ontwikkeling van de organisatie.
– Toekomstscenario’s
Een uitwerking van meerdere realistische ontwikkelrichtingen voor de juridische functie. Per scenario wordt minimaal inzichtelijk gemaakt wat de gevolgen zijn voor:
– de positionering en verdeling van verantwoordelijkheden;
– de samenwerking en onderlinge afstemming;
– de benodigde expertise en functieprofielen;
– de kwaliteit, continuïteit en wendbaarheid van de juridische functie;
– de inzet en samenhang van capaciteit;
– de toepassing van het Three Lines Model, de visie op Bedrijfsvoering Overijssel en het Bestuurs- en Management Concept (BMC);
Per scenario worden de belangrijkste voordelen, aandachtspunten, risico’s en randvoorwaarden beschreven.
Bij de uitwerking van de scenario’s wordt gebruikgemaakt van relevante praktijkvoorbeelden en referentieorganisaties, waarbij inzichtelijk wordt gemaakt welke elementen toepasbaar zijn binnen de context van de provincie Overijssel.
– Advies en vervolgstappen
Een beargumenteerd advies over de meest passende ontwikkelrichting(en), inclusief concrete aanbevelingen, noodzakelijke vervolgstappen en aandachtspunten voor eventuele implementatie. Het rapport maakt onderscheid tussen de bevindingen uit de analyse, de daaruit getrokken conclusies en de aanbevelingen van de opdrachtnemer.
Milestones en oplevering
De opdracht kent de volgende milestones. De genoemde termijnen zijn indicatief en gerekend vanaf de start van de opdracht. Tussen de oplevering van het conceptadviesrapport en de uiterste opleverdatum zitten circa twee weken voor bespreking en verwerking van feedback.
Milestone 1 – Plan van aanpak
Dit bevat de onderzoeksaanpak, de belangrijkste informatiebronnen, de te betrekken stakeholders, de planning en de beoogde tussenresultaten.
Het plan van aanpak maakt inzichtelijk hoe de opdrachtnemer de volledige opdracht binnen de afgesproken termijn uitvoert.
Milestone 2 – Analyse van de huidige situatie
Deze bevat een overzicht van de juridische werkzaamheden, expertise, verantwoordelijkheden en capaciteit, evenals de belangrijkste bevindingen over samenwerking, sterke punten, knelpunten en kwetsbaarheden. Dit overzicht wordt voor oplevering geverifieerd bij de betrokken eenheden.
De analyse is gebaseerd op relevante documentatie en op gesprekken met betrokkenen binnen de organisatie. Zo is onder andere een basis overzicht van de juridische functies binnen de organisatie is aanwezig. De opdrachtnemer voert circa 20 gesprekken met medewerkers, leidinggevenden cq teams uit de verschillende onderdelen waar juridische werkzaamheden zijn belegd. Doel is dat alle betrokkenen zich gehoord voelen en dat hun inbreng herkenbaar terugkomt in de analyse. De provincie ondersteunt bij het inplannen van de gesprekken.
Milestone 3 – Uitwerking van toekomstscenario’s
De scenario’s maken inzichtelijk welke ontwikkelmogelijkheden er zijn en wat deze betekenen voor de inrichting, verantwoordelijkheden, samenwerking, capaciteit en kwaliteit van de juridische functie.
Per scenario worden de belangrijkste voordelen, aandachtspunten, risico’s en randvoorwaarden beschreven.
Milestone 4 – Conceptadviesrapport
Hierin zijn de analyse, de beoordeling van de huidige inrichting, de toekomstscenario’s en de aanbevelingen in samenhang uitgewerkt.
De opdrachtnemer bespreekt het concept met de opdrachtgever. De opdrachtgever geeft binnen 5 werkdagen inhoudelijke feedback, die de opdrachtnemer verwerkt in het definitieve rapport.
Milestone 5 – Definitief adviesrapport
Het rapport bevat de volledige analyse, de toekomstscenario’s, een onderbouwd advies en concrete vervolgstappen.
Het definitieve rapport voldoet aan de inhoudelijke eisen uit deze opdracht en is geschikt als basis voor besluitvorming over de verdere ontwikkeling van de juridische functie.
De opdrachtnemer is verantwoordelijk voor de tijdige oplevering van de overeengekomen resultaten. De provincie spant zich in om tijdig toegang te geven tot relevante documenten en gesprekspartners. De opdrachtnemer meldt een dreigende vertraging zo spoedig mogelijk schriftelijk.
Acceptatie van de resultaten
De opdrachtgever beoordeelt de opgeleverde resultaten aan de hand van de inhoudelijke eisen uit deze opdracht. De analyse (Milestone 2) en het definitieve adviesrapport (Milestone 5) worden binnen 10 werkdagen na oplevering beoordeeld. Het conceptadviesrapport (Milestone 4) wordt binnen 5 werkdagen beoordeeld, gelijktijdig met de feedback. De opdrachtgever bevestigt de acceptatie schriftelijk.
Het definitieve adviesrapport wordt geaccepteerd wanneer:
– alle gevraagde onderdelen uit hoofdstuk 3 zijn opgenomen;
– de analyse van de huidige inrichting, verantwoordelijkheden, capaciteit en samenwerking navolgbaar is onderbouwd;
– zowel sterke punten als knelpunten en ontwikkelmogelijkheden zijn beschreven;
– meerdere realistische en onderling vergelijkbare toekomstscenario’s zijn uitgewerkt;
– de gevolgen, voordelen, aandachtspunten, risico’s en randvoorwaarden per scenario inzichtelijk zijn gemaakt;
– het advies is onderbouwd en concrete vervolgstappen bevat;
– feitelijke onjuistheden zijn gecorrigeerd en de inhoudelijke feedback op het conceptadviesrapport is verwerkt dan wel gemotiveerd niet overgenomen.
Voldoet een opgeleverd resultaat niet aan de eisen, dan vult de opdrachtnemer het binnen 10 werkdagen kosteloos aan of verbetert het, binnen de vaste prijs. Wordt het resultaat na herstel opnieuw afgekeurd, dan kan de opdrachtgever de overeenkomst geheel of gedeeltelijk beëindigen. De nog niet gefactureerde termijnen zijn dan niet verschuldigd.
Samenwerking en aanspreekpunt
De opdrachtnemer voert de opdracht zelfstandig en onafhankelijk uit. De teamleider Juridische Zaken a.i. is het aanspreekpunt namens de provincie voor inhoudelijke afstemming, bespreking van tussenresultaten en beoordeling van de opgeleverde resultaten.
De opdrachtnemer is verantwoordelijk voor het verzamelen, analyseren en samenbrengen van de benodigde informatie en voor het formuleren van een onafhankelijk advies.
De opdracht eindigt met de acceptatie van het definitieve adviesrapport. Eventuele ondersteuning bij de verdere uitwerking of implementatie van het advies valt buiten deze opdracht. Een eventuele vervolgopdracht wordt afzonderlijk ingekocht volgens het provinciale inkoopbeleid. De opdrachtnemer ontleent aan deze opdracht geen recht op of voorrang bij een vervolgopdracht.
Werkdagen
Is hybride werken mogelijk: Ja
De opdracht wordt vervuld op de volgende werkdagen: ma t/m do
Standplaats: Zwolle
