Adviseur Interne Dienstverlening en Informatie – cluster BCO

In het kort: Je gaat interne dienstverlening en informatievoorziening adviseren, communicatie ontwikkelen en uitvoeren, verwachtingen managen en projecten ondersteunen, zodat medewerkers de facilitaire en huisvestingsdienstverlening begrijpen, benutten en veranderingen soepel kunnen volgen. Adviseur Interne Dienstverlening en Informatie Cluster Bestuurs- en concernondersteuning Werklocatie – Timmerhuis, Halvemaanpassage 90 Thuiswerkbeleid In het kader van Anders werken wordt er voornamelijk vanuit huis gewerkt. Voor het vergaderen en digitaal ontmoeten wordt er gebruik gemaakt van MS Teams. Wanneer fysieke aanwezigheid benodigd is vindt dit voornamelijk plaatst op het Timmerhuis of vindt dit plaats op een gemeentelijke locatie. Jij wordt blij van interne dienstverlening en vind duidelijke communicatie belangrijk. Je krijgt energie om ervoor te zorgen dat de medewerkers van de gemeente Rotterdam hun werk voor de stad en de Rotterdammers optimaal kunnen doen. Een fijne werkplek maken we samen waarbij actief verwachtingsmanagement een centrale rol speelt. Jouw functie Als adviseur Interne Dienstverlening en Informatie lever jij een belangrijke bijdrage aan passende en proactieve facilitaire dienstverlening aan de medewerkers van de gemeente Rotterdam. Persoonlijk, makkelijk en duidelijk zijn belangrijke interne dienstverleningsprincipes. Je zorgt er samen met de collega’s binnen de afdeling Facilitaire Dienstverlening (FDV) voor dat medewerkers van de gemeente weten welke huisvesting en interne dienstverlening beschikbaar is. Je vertaalt een veelheid aan informatie en soms complexe materie naar duidelijke en overtuigende communicatie. Je zorgt ervoor dat informatie niet alleen wordt gedeeld, maar ook begrepen, geaccepteerd en toegepast. Je bent een stevige adviseur die overzicht houdt, richting geeft aan anderen en ook zelf uitvoert. Medewerkers van de gemeente kunnen door de continue betrouwbare informatievoorziening vertrouwen op de dienstverlening en ervaren een fijne werkplek waarin zij zich welkom en veilig voelen. Hierdoor kunnen zij het werk voor de stad en de Rotterdammers zo goed mogelijk doen. Je helpt FDV om de verwachtingen te managen. Je houdt een overzichtsplanning van belangrijke momenten, activiteiten en mijlpalen bij die afhankelijk zijn van heldere informatievoorziening. Je werkt hiervoor informatiematerialen uit voor verschillende interne doelgroepen. Je neemt deel aan projecten, zoals implementaties van aanbestedingen en huisvestingsprojecten. Door effectieve communicatie weten de medewerkers van de gemeente welke dienstverlening ze wanneer van FDV kunnen verwachten en wat FDV van hen verwacht en worden ze tijdig op de hoogte gebracht van veranderingen in de dienstverlening. Waar mogelijk worden keuzes gemaakt in samenwerking met stakeholders en ondersteunt met de juiste informatie. Dat helpt veranderingen te realiseren. Je komt te werken in een omgeving die continue in beweging is. Je speelt hierop in. Je zoekt en onderhoudt contact met collega’s, signaleert informatiebehoeften en vertaalt deze naar vervolgstappen. Denk aan het maken van een communicatie aanpak tot aan de uitvoering. Naast het werken vanuit een strategie en aanpak op strategisch/ tactisch niveau heb je ook feeling met de operatie. Je werkt nauw samen met collega’s die verantwoordelijk zijn voor een product/dienst, project of locatie. Jouw bijdrage is ervoor te zorgen dat de informatievoorziening over de werkplekdienstverlening goed getimed en herkenbaar is voor de medewerkers van de gemeente, zowel digitaal als in de gebouwen. Je zet hierbij diverse middelen in die aansluiten op de doelgroep en passen binnen de kaders die gesteld zijn. Je vervult een regierol in de afstemming tussen Communicatie, FDV en andere afdelingen die zich bezighouden met werkplekdienstverlening, zoals ICT. Jouw profiel Je werkt in deze rol samen met collega’s van alle teams binnen FDV: Producten en Diensten, Projecten en Advies en het Bedrijfsbureau. Je bent stressbestendig, hebt een natuurlijk overwicht en kan goed omgaan met tegengestelde belangen en weerstand. Daarbij beschikt over een hoge mate van omgevingsbewustzijn. De functie vraagt van jouw uitstekende communicatieve vaardigheden. Je bent communicatief sterk en je beschikt over een goede beheersing van de Nederlandse taal, zowel mondeling als schriftelijk; je staat garant voor resultaat en verrassende oplossingen. Je bent zowel in advies als uitvoering sterk, hebt een vlotte pen, denkt in mogelijkheden en hebt doorzettingsvermogen. De functie is resultaatgericht en dynamisch. Dit vraagt om een flexibele en soms creatieve houding. De afdeling De afdeling Facilitaire Dienstverlening (FDV) is onderdeel van IIFO (Innovatie, Informatievoorziening, Facilitair en Onderzoek) in het cluster BCO (Bestuurs- en Concernondersteuning). FDV is een afdeling in ontwikkeling, bestaande uit de teams: Projecten & Advies, Producten & Diensten, Facility & Beveiliging en het Bedrijfsbureau. Facilitaire Dienstverlening verzorgt de interne dienstverlening met betrekking tot facility, huisvesting en beveiliging. Klantgericht, aansluitend bij het primair proces van de gebruikers, flexibel reagerend op veranderingen in de omgeving en kostenbewust binnen de financiële en huisvestingskaders die gesteld zijn. Het Bedrijfsbureau verzorgt integrale ondersteuning aan FDV en draagt daarmee bij aan het realiseren van de afdelingsdoelstellingen. Je valt onder het team Bedrijfsbureau, maar in praktijk werk je voor en samen met collega’s van de hele afdeling. Onze organisatie Het cluster BCO verzorgt de bedrijfsvoeringstaken van de gemeente. ICT, HR, Facilitaire Zaken, Juridische Zaken, Onderzoek, Financiën, Inkoop en Communicatie zijn gebundeld. Rotterdam is altijd in beweging. De organisatie en de afdeling Facilitaire Dienstverlening (FDV) zijn hierdoor continue in ontwikkeling. Wij hebben als missie om te zorgen voor een veilige, aantrekkelijke en gastvrije (werk)omgeving voor alle medewerkers van de gemeente en haar bezoekers. Daarbij spelen wij flexibel in op wat zij van ons vragen zodat ze hun werk voor de stad en de Rotterdammers optimaal kunnen doen. Wij van FDV zijn de expert op gebied van huisvesting en facilitaire dienstverlening. De medewerkers kunnen vertrouwen op onze dienstverlening. Deze is makkelijk, eenduidig, duurzaam en gastvrij. Hierbij spelen informatie, communicatie, verwachtingsmanagement en innovatie een steeds belangrijkere rol.