In het kort: Je gaat tijdelijk de bedrijfsvoering borgen door financiële administratie, begroting, rapportages, jaarrekening- en accountantscontroleprocessen te ondersteunen en diverse bedrijfsvoeringstaken rond inkoop, systemen, huisvesting, ICT en operationele administratie op te pakken.
Uitvraag tijdelijke vervanging Adviseur Bedrijfsvoering
Zuid-Limburg Bereikbaar
1. Aanleiding
Zuid-Limburg Bereikbaar zoekt vanwege zwangerschapsverlof tijdelijk versterking binnen de bedrijfsvoering. Voor de periode van 1 november 2026 tot en met 30 april 2027 zoeken wij een ervaren professional die de werkzaamheden van de Adviseur Bedrijfsvoering tijdelijk overneemt.
De opdracht valt in een periode waarin verschillende belangrijke financiële en organisatorische processen samenkomen. Naast de reguliere financiële bedrijfsvoering gaat het onder andere om de voorbereiding en ondersteuning van de accountantscontrole, de jaarrekening, verdere uitwerking van de begroting 2027 en ondersteuning van inkoop- en aanbestedingsprocessen.
We zoeken daarom iemand die snel zelfstandig kan functioneren, financieel sterk is, overzicht houdt en gemakkelijk schakelt tussen administratie, control, inkoop en programma-brede bedrijfsvoering. In bijlage 1 is ook de taakverdeling tussen de diverse functies inzichtelijk gemaakt.
1. De opdracht
De tijdelijke Adviseur Bedrijfsvoering zorgt ervoor dat de financiële en bedrijfsmatige processen tijdens de verlofperiode onverminderd doorgang vinden.
Een belangrijk onderdeel van de opdracht is het bewaken van de financiële administratie en begroting. De adviseur verzorgt de financiële kwartaalrapportages en financiële projectrapportages op verzoek van projectleiders. Daarnaast wordt de programmabegroting bijgewerkt aan de hand van onder andere ontvangen facturen, urenstaten, capacitaire wijzigingen en gemaakte budgetafspraken.
De adviseur werkt daarnaast de conceptbegroting voor het programma 2027 verder uit op basis van de inhoudelijke input vanuit de programmaregiseur. Ook worden nieuwe boekingsnummers voor de begroting bepaald, waarbij de feitelijke administratieve aanmaak elders binnen het team kan worden belegd.
1. Accountantscontrole en jaarrekening
De opdracht vindt plaats in een belangrijke periode voor de financiële verantwoording van Zuid-Limburg Bereikbaar.
De tijdelijke adviseur heeft daarom een belangrijke rol bij het proces rondom de accountantscontrole. Binnen de taakverdeling ligt de hoofdverantwoordelijkheid voor het begeleiden van dit proces elders, maar de Adviseur Bedrijfsvoering levert vanuit de financiële bedrijfsvoering een belangrijke inhoudelijke bijdrage.
De werkzaamheden bestaan onder andere uit:
– zorgen voor aansluiting van de financiële begroting op het financiële systeem ten behoeve van de jaarrekening;
– ondersteunen bij het programmabreed opstellen van de jaarrekening;
– ondersteunen bij het opstellen van het managementoverzicht voor de accountantscontrole van het collectieve programma;
– verzamelen, controleren en beschikbaar stellen van de benodigde financiële informatie;
– beantwoorden en toelichten van financiële vragen van de accountant over uitgaven, in samenwerking met de overige verantwoordelijke collega’s.
De Financial Controller blijft daarbij verantwoordelijk voor onderdelen van de jaarrekening, het managementoverzicht en de beantwoording van financiële vragen van de accountant. De tijdelijke Adviseur Bedrijfsvoering ondersteunt deze processen vanuit de eigen verantwoordelijkheid voor de bedrijfsvoering.
1. Overige werkzaamheden
Naast de financiële werkzaamheden is de tijdelijke adviseur verantwoordelijk voor of betrokken bij een aantal bredere bedrijfsvoeringstaken.
Hieronder vallen het controleren en goedkeuren van opdrachtbrieven, het invoeren van aanbestedingen en uitvragen in de systemen van de gemeente Maastricht en het controleren van urenstaten. Ook is de adviseur het eerste aanspreekpunt voor IGOM en voor Inkoop & HR van de gemeente Maastricht.
Daarnaast behoren tot de opdracht:
Huisvesting en ICT
De adviseur is vanuit bedrijfsvoering verantwoordelijk voor huisvestings- en ICT-vraagstukken, waarbij ICT-tickets operationeel door de officemanager worden opgepakt.
SharePoint
Het onderhouden en bewaken van een werkbare en logische SharePoint-structuur voor de organisatie.
Pipedrive
Het mede-coördineren van de implementatie van Pipedrive.
Operationele ondersteuning
Waar nodig wordt tijdelijk bijgedragen aan de dagelijkse administratie, waaronder de secretariaatsinbox. Dit speelt specifiek tijdens het verlof van de officemanager.
1. Onze verwachtingen
Aan het einde van de opdracht verwachten wij in ieder geval dat:
– de financiële administratie en periodieke financiële rapportages gedurende de gehele verlofperiode actueel en betrouwbaar zijn;
– de begroting 2027 financieel verder is uitgewerkt en wijzigingen gedurende de opdrachtperiode correct zijn verwerkt;
– de benodigde financiële aansluiting ten behoeve van de jaarrekening is gerealiseerd;
– de accountantscontrole vanuit bedrijfsvoering tijdig en zorgvuldig is ondersteund en benodigde financiële stukken beschikbaar zijn;
– opdrachtbrieven, urenstaten en relevante inkoop- en aanbestedingsprocessen tijdig zijn verwerkt;
– de samenwerking met IGOM en Inkoop & HR van de gemeente Maastricht vanuit bedrijfsvoering is gecontinueerd;
– de SharePoint-structuur gedurende de opdrachtperiode wordt onderhouden;
– de implementatie van Pipedrive vanuit bedrijfsvoering mede wordt gecoördineerd;
– bij afloop van de opdracht een goede en volledige overdracht aan de terugkerende Adviseur Bedrijfsvoering plaatsvindt.
1. Wie zoeken wij?
Voor deze tijdelijke opdracht zoeken wij een ervaren professional die snel overzicht kan krijgen binnen een programmaorganisatie en zelfstandig werkzaamheden kan oppakken.
De kandidaat beschikt bij voorkeur over:
– hbo+/wo werk- en denkniveau;
– aantoonbare ervaring met financiële bedrijfsvoering, control of programmabeheersing;
– ervaring met begrotingen, financiële rapportages en jaarrekeningprocessen;
– ervaring met of aantoonbare kennis van accountantscontroles;
– ervaring binnen een gemeentelijke, publieke of publiek-private omgeving;
– kennis van gemeentelijke financiële en administratieve processen is een duidelijke pré;
– ervaring met inkoop- en aanbestedingsprocessen;
– het vermogen om financiële informatie begrijpelijk te vertalen naar projectleiders en andere niet-financiële collega’s;
– een zelfstandige, nauwkeurige en proactieve werkwijze.
Vanwege de relatief korte looptijd van de opdracht zoeken wij nadrukkelijk iemand die snel inzetbaar is en na een korte overdrachtsperiode zelfstandig kan functioneren.
1. Positionering en samenwerking
De tijdelijke Adviseur Bedrijfsvoering werkt nauw samen met onder andere de programmaregisseur, Financial Controller, officemanager, projectleiders en andere collega’s binnen Zuid-Limburg Bereikbaar.
De werkzaamheden worden uitgevoerd binnen de bestaande verantwoordelijkheidsverdeling. De opdracht is daarmee nadrukkelijk gericht op het tijdelijk borgen van de bedrijfsvoering en niet op het overnemen van de eindverantwoordelijkheden die bij andere functionarissen zijn belegd.
1. Omvang en looptijd
De opdracht heeft een omvang van gemiddeld 24 tot 28 uur per week.
De beoogde startdatum is 1 november 2026. De opdracht loopt gedurende zes maanden en eindigt op 30 april 2027.
Gezien de aard van de werkzaamheden is aanwezigheid en samenwerking met het team van Zuid-Limburg Bereikbaar belangrijk. De precieze verdeling tussen werkzaamheden op locatie en eventuele werkzaamheden op afstand kan in overleg worden vastgesteld. Voorkeursdagen voor aanwezigheid op kantoor zijn de dinsdag en de donderdag i.v.m aanwezigheid van de officemanager.
Tijdelijk Adviseur Bedrijfsvoering
Zuid-Limburg Bereikbaar zoekt een ervaren Adviseur Bedrijfsvoering voor tijdelijke vervanging wegens zwangerschapsverlof.
1. De opdracht
Zuid-Limburg Bereikbaar zoekt vanwege zwangerschapsverlof tijdelijk versterking binnen de bedrijfsvoering. Voor de periode van 1 november 2026 tot en met 30 april 2027 zoeken wij een ervaren professional die de werkzaamheden van de Adviseur Bedrijfsvoering tijdelijk overneemt.
De opdracht valt in een periode waarin verschillende belangrijke financiële en organisatorische processen samenkomen. Naast de reguliere financiële bedrijfsvoering gaat het onder andere om de voorbereiding en ondersteuning van de accountantscontrole, de jaarrekening, de verdere uitwerking van de begroting 2027 en ondersteuning van inkoop- en aanbestedingsprocessen.
We zoeken daarom iemand die snel zelfstandig kan functioneren, financieel sterk is, overzicht houdt en gemakkelijk schakelt tussen administratie, control, inkoop en programmabrede bedrijfsvoering. In bijlage 1 is ook de taakverdeling tussen de diverse functies inzichtelijk gemaakt.
1. Wat ga je doen?
De tijdelijke Adviseur Bedrijfsvoering zorgt ervoor dat de financiële en bedrijfsmatige processen tijdens de verlofperiode onverminderd doorgang vinden.
Een belangrijk onderdeel van de opdracht is het bewaken van de financiële administratie en begroting. Je verzorgt de financiële kwartaalrapportages en financiële projectrapportages op verzoek van projectleiders. Daarnaast werk je de programmabegroting bij aan de hand van onder andere ontvangen facturen, urenstaten, capacitaire wijzigingen en gemaakte budgetafspraken.
Je werkt de conceptbegroting voor het programma 2027 verder uit op basis van de inhoudelijke input vanuit de programmaregisseur. Ook bepaal je nieuwe boekingsnummers voor de begroting, waarbij de feitelijke administratieve aanmaak elders binnen het team kan worden belegd.
Accountantscontrole en jaarrekening
De opdracht vindt plaats in een belangrijke periode voor de financiële verantwoording van Zuid-Limburg Bereikbaar.
Je levert vanuit de financiële bedrijfsvoering een belangrijke inhoudelijke bijdrage aan het proces rondom de accountantscontrole. De hoofdverantwoordelijkheid voor de begeleiding van dit proces ligt elders binnen de organisatie.
De werkzaamheden bestaan onder andere uit:
– Zorgen voor aansluiting van de financiële begroting op het financiële systeem ten behoeve van de jaarrekening.
– Ondersteunen bij het programma breed opstellen van de jaarrekening.
– Ondersteunen bij het opstellen van het managementoverzicht voor de accountantscontrole van het collectieve programma.
– Verzamelen, controleren en beschikbaar stellen van de benodigde financiële informatie.
– Beantwoorden en toelichten van financiële vragen van de accountant over uitgaven, in samenwerking met de overige verantwoordelijke collega’s.
De Financial Controller blijft verantwoordelijk voor onderdelen van de jaarrekening, het managementoverzicht en de beantwoording van financiële vragen van de accountant. Jij ondersteunt deze processen vanuit je eigen verantwoordelijkheid voor de bedrijfsvoering.
Overige werkzaamheden
Naast de financiële werkzaamheden ben je verantwoordelijk voor of betrokken bij verschillende bredere bedrijfsvoeringstaken, waaronder:
– Controleren en goedkeuren van opdrachtbrieven.
– Invoeren van aanbestedingen en uitvragen in de systemen van de gemeente Maastricht.
– Controleren van urenstaten.
– Fungeren als eerste aanspreekpunt voor IGOM en voor Inkoop & HR van de gemeente Maastricht.
Huisvesting en ICT
Je bent vanuit bedrijfsvoering verantwoordelijk voor huisvestings- en ICT-vraagstukken. ICT-tickets worden operationeel door de officemanager opgepakt.
SharePoint
Je onderhoudt en bewaakt een werkbare en logische SharePoint-structuur voor de organisatie.
Pipedrive
Je coördineert mede de implementatie van Pipedrive.
Operationele ondersteuning
Waar nodig draag je tijdelijk bij aan de dagelijkse administratie, waaronder de secretariaatsinbox. Dit speelt specifiek tijdens het verlof van de officemanager.
1. Onze verwachtingen en resultaten
Aan het einde van de opdracht verwachten wij in ieder geval dat:
– De financiële administratie en periodieke financiële rapportages gedurende de gehele verlofperiode actueel en betrouwbaar zijn.
– De begroting 2027 financieel verder is uitgewerkt en wijzigingen gedurende de opdrachtperiode correct zijn verwerkt.
– De benodigde financiële aansluiting ten behoeve van de jaarrekening is gerealiseerd.
– De accountantscontrole vanuit bedrijfsvoering tijdig en zorgvuldig is ondersteund en de benodigde financiële stukken beschikbaar zijn.
– Opdrachtbrieven, urenstaten en relevante inkoop- en aanbestedingsprocessen tijdig zijn verwerkt.
– De samenwerking met IGOM en Inkoop & HR van de gemeente Maastricht vanuit bedrijfsvoering is gecontinueerd.
– De SharePoint-structuur gedurende de opdrachtperiode wordt onderhouden.
– De implementatie van Pipedrive vanuit bedrijfsvoering mede wordt gecoördineerd.
– Bij afloop van de opdracht een goede en volledige overdracht aan de terugkerende Adviseur Bedrijfsvoering plaatsvindt.
1. Positionering en samenwerking
Je werkt nauw samen met onder andere de programmaregisseur, Financial Controller, officemanager, projectleiders en andere collega’s binnen Zuid-Limburg Bereikbaar.
De werkzaamheden worden uitgevoerd binnen de bestaande verantwoordelijkheidsverdeling. De opdracht is nadrukkelijk gericht op het tijdelijk borgen van de bedrijfsvoering en niet op het overnemen van de eindverantwoordelijkheden die bij andere functionarissen zijn belegd.
1. Inzet, Contractvorm & Context
Opdrachtgever:
Zuid-Limburg Bereikbaar
Functie:
Tijdelijk Adviseur Bedrijfsvoering
Functieniveau:
Schaal 13
Aanleiding:
Tijdelijke vervanging wegens zwangerschapsverlof
Gezien de aard van de werkzaamheden zijn aanwezigheid en samenwerking met het team van Zuid-Limburg Bereikbaar belangrijk. De precieze verdeling tussen werkzaamheden op locatie en eventuele werkzaamheden op afstand wordt in overleg vastgesteld. De dinsdag en donderdag zijn voorkeursdagen voor aanwezigheid op kantoor, in verband met de aanwezigheid van de officemanager.
Zuid-Limburg Bereikbaar zoekt voor deze positie professionals die ingezet kunnen worden op basis van een detacheringsovereenkomst of loondienst. Vanwege de organisatorische inbedding, de gezagsverhouding en de doorlopende inspanningsverplichting binnen het team, staat deze tijdelijke positie enkel open voor medewerkers in loondienst of professionals die via een detacheringsconstructie bemiddeld worden.
1. Selectie
Bij de beoordeling van kandidaten letten wij in het bijzonder op de combinatie van:
– Ervaring met financiële bedrijfsvoering en accountantscontroles.
– Ervaring binnen een gemeentelijke of vergelijkbare publieke omgeving.
– Zelfstandigheid en snelheid van inwerken.
– Het vermogen om binnen een relatief kleine programmaorganisatie verschillende bedrijfsvoeringstaken tegelijkertijd te overzien.
De kandidaat moet gedurende de volledige opdrachtperiode voldoende beschikbaar zijn om continuïteit te kunnen bieden.
