Administratief Medewerker Inkoop

Detachering
Delen

Over de opdracht

Vacature Administratief Medewerker Inkoop

In het kort: Je gaat inkoopprocessen administratief ondersteunen, vragen via het zaaksysteem behandelen, interne opdrachtgevers begeleiden, inkooptrajecten vastleggen, afwijkingen signaleren, spendanalyses uitvoeren en bijdragen aan een rechtmatige, doelmatige uitvoering van het gemeentelijke inkoop- en aanbestedingsbeleid. Gemeente Hellendoorn Werken voor de gemeente Hellendoorn betekent werken voor een bruisende gemeente. Dagelijks zetten we ons met elkaar in voor 36.000 inwoners die wonen in één van onze buurtschappen of kernen. Onze gemeente ligt op een bijzonder plekje in het hart van Overijssel in het prachtige decor van het Nationaal Park de Sallandse Heuvelrug en het Reggedal. Om 36.000 inwoners van dienst te kunnen zijn is onze organisatie groot genoeg om alle disciplines in huis te hebben, maar klein genoeg om wendbaar te zijn. Dit merk je in je werk; als je iets wilt regelen is er vaak maar één telefoontje nodig om de juiste collega te spreken te krijgen. Bij binnenkomst merk je al gauw dat er een informele sfeer heerst, collega’s maken makkelijk een praatje. Met elkaar werken we aan de toekomst van Hellendoorn. Opdracht Voor de afdeling Bedrijfsvoering, team Inkoop en Contractmanagement, zoeken wij tijdelijk een Administratief Medewerker Inkoop. Als Administratief Medewerker Inkoop ondersteun je een professionele, rechtmatige en doelmatige uitvoering van reguliere inkooptrajecten binnen de vastgestelde kaders van de organisatie. Je beoordeelt zelfstandig de inkoopzaken die via het zaaksysteem worden ingediend wanneer de aanpak kan worden bepaald op basis van bestaand beleid, vastgestelde procedures, standaarden en formats. Je ondersteunt interne opdrachtgevers bij de start en uitvoering van het inkoopproces, bewaakt de kwaliteit en voortgang en zorgt voor een volledige en navolgbare vastlegging. Daarnaast lever je een bijdrage aan de spendanalyse, waarmee het team Inkoop en contractmanagement (4 medewerkers) en de organisatie inzicht krijgen in de doelmatigheid en rechtmatigheid van de inkoop. De werkzaamheden bestaan onder andere uit: – In behandeling nemen van reguliere inkoopvragen via het zaaksysteem InProces; – Bespreken van de inkoopbehoefte met de interne opdrachtgever en zorgen dat deze voldoende duidelijk is om het inkoopproces te starten; – Bepalen welke processtappen moeten worden doorlopen aan de hand van bestaande kaders, procedures en werkwijzen; – Zorgen voor een correcte afronding en vastlegging van inkooptrajecten in het zaaksysteem; – Fungeren als eerste aanspreekpunt voor reguliere vragen over inkopen en het inkoopproces; – Uitleggen van procedures, werkwijzen en verantwoordelijkheden; – Ondersteunen van opdrachtgevers bij eenvoudige inkoopvragen en helpen deze concreet en uitvoerbaar te maken; – Ondersteunen van opdrachtgevers bij het correct toepassen van vastgestelde procedures en formats; – Ondersteunen van de Inkoopadviseur bij complexe inkooptrajecten; – Toepassen van het geldende inkoop- en aanbestedingsbeleid en de bijbehorende procedures; – Herkennen van situaties waarin de reguliere werkwijze niet volstaat; – Signaleren van afwijkingen, risico’s en mogelijke onrechtmatigheden en deze waar nodig tijdig voorleggen aan de Inkoopadviseur; – Navolgbaar vastleggen van gemaakte keuzes en relevante processtappen; – Binnen de gestelde kaders zelfstandig uitvoeren van een spendanalyse en deze bespreken binnen het team Inkoop; – Ondersteunen bij het opstellen en actueel houden van de inkoopkalender (capaciteitsplanning); – Ondersteunen bij het actueel houden van informatie over inkopen en aanbesteden op intranet en de gemeentelijke website. De Administratief Medewerker Inkoop handelt zelfstandig wanneer de aanpak kan worden bepaald op basis van bestaande kaders, procedures, standaarden en formats. Zodra een inkoopvraagstuk vraagt om een professionele afweging, maatwerk of specialistische expertise, wordt de Inkoopadviseur betrokken. De medewerker signaleert en schaalt tijdig op; per situatie wordt bepaald welke rolverdeling passend is.

Eisen

Uitvoeringsvoorwaarde arbeidsrelatie
De aard en organisatorische inbedding van deze opdracht maken dat niet iedere contractvorm passend is; voor deze opdracht wordt daarom uitgegaan van uitvoering via detachering.
OverheidZZP sluit geen specifieke contractvorm of categorie opdrachtnemers op voorhand uit. Wel geldt dat iedere opdracht moet kunnen worden uitgevoerd op een wijze die in overeenstemming is met de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de regels omtrent de kwalificatie van arbeidsrelaties en de Wet DBA.
De geschiktheid van een opdracht voor een bepaalde contractvorm wordt beoordeeld aan de hand van de beoogde feitelijke uitvoering van de werkzaamheden en niet uitsluitend op basis van de gekozen juridische constructie. Daardoor kan het voorkomen dat een opdracht zich, gelet op de aard, inrichting of organisatorische inbedding van de werkzaamheden, niet leent voor alle contractvormen.
Inschrijvers dienen desgevraagd aannemelijk te maken op welke wijze zij de opdracht zullen uitvoeren en hoe daarbij wordt voldaan aan de toepasselijke wet- en regelgeving. Indien onvoldoende aannemelijk wordt gemaakt dat de opdracht binnen de voorgestelde constructie rechtmatig kan worden uitgevoerd, kan een inschrijving buiten beschouwing worden gelaten.

– Maximaal 5 pagina’s cv, excl. motivatiebrief (1 pgn) en excl. voorblad (1 pgn), opgesteld in het Nederlands (minimaal 2 referenties, bestaande uit naam, functie en organisatie) in pdf. – Aantoonbaar afgeronde opleiding op minimaal mbo niveau 4; – Minimaal 4 jaar aantoonbare werkervaring met inkoop, aanbestedingen of het begeleiden van inkoopprocessen; – Aantoonbare kennis van inkoopprocessen en -procedures; – Aantoonbare kennis van aanbestedingsrecht; – Aantoonbaar beschikbaar voor het in de uitvraag genoemde aantal uren per week en gedurende de gevraagde periode.

Wensen

LET OP: Op basis van de wensen van onze opdrachtgever wordt bepaald of je eventueel wordt uitgenodigd voor een selectiegesprek. Het is dus noodzakelijk dat je ook op de wensen een sterke match hebt.

– Aantoonbare werkervaring met het uitvoeren en ondersteunen van reguliere inkooptrajecten (benoem minimaal 2 concrete voorbeelden in het cv) (20 punten); – Aantoonbare werkervaring met publieke inkoop (inkoop binnen overheidsorganisatie) (15 punten); – Minimaal 3 jaar aantoonbare kennis van inkoopprocessen en -procedures (15 punten); – Aantoonbare werkervaring met administratieve verwerking, inkoopdocumenten en dossieropbouw (20 punten); – Aantoonbare werkervaring met procesmatig, digitaal en cijfermatig werken waaronder digitale inkoop-, contract-, zaak- of administratieve systemen, het zorgvuldig registreren en beheren van gegevens en het werken met financiële gegevens en analyses (20 punten); – Aantoonbare relevante aanvullende opleiding op het gebied van inkoop waarbij Nevi of een gelijkwaardige opleiding (10 punten). Competenties – Vakgerichtheid: Leert van anderen over zaken op zijn vakgebied en past nieuwe methoden en technieken toe; – Aandacht voor details: Blijft alert en geconcentreerd; – Kwaliteitsgerichtheid: Houdt zich aan de gestelde kwaliteitseisen. Werkt zorgvuldig zonder veel fouten. Herstelt fouten als deze aan het licht komen; – Discipline: Ziet het nut van regels en procedures. Voegt zich zonder moeite naar de bestaande regelgeving; – Schriftelijke vaardigheid: Beschikt over een adequate woordenschat; – Mondelinge vaardigheid: Is duidelijk verstaanbaar. Spreekt in begrijpelijke termen.

Overige informatie

Optie tot verlenging: Ja, 3x 6 maanden Gespreksdatum: donderdag 22 oktober 2026

Procedure

De sluitingsdatum van deze opdracht is de harde deadline van onze opdrachtgever.

  • Om je krachtig voor te kunnen dragen hebben wij minimaal één werkdag nodig om samen met jou alle bescheiden in orde te maken.
  • Wanneer je interesse hebt in deze opdracht en overtuigd bent van een sterke match, reageer dan direct!
  • Naast een actueel en op de opdracht gericht CV zullen wij altijd vragen om een bondige persoonlijke motivatiebrief (inclusief een toelichting per functie-eis en -wens) en een indicatief uurtarief/maandloon.

Op basis van deze informatie kunnen wij voor je aan de slag! We nemen contact met je op om alle verdere details goed door te nemen en duidelijke afspraken met je te maken voor we je daadwerkelijk voorstellen.

Reageer nu op

Administratief Medewerker Inkoop

Let op: Gewenste contractvorm voor deze opdracht is detachering


Wij staan voor je klaar!

(ma - vr 09:00 - 17:00)

Vraag over de opdracht? Wij ontvangen graag je vraag per mail via [email protected]

Bureau/partner?

Je kunt dan alleen voorstellen na aanmelding en toelating als partner via onderstaande pagina.

Hulp met je stukken?

Leer hier hoe je een goede motivatiebrief schrijft (als ZZP-er) in het publieke domein!

Leer hier hoe je je CV herschrijft naar de opdracht (als ZZP-er) in het publieke domein!

Leer hier hoe je je competenties verwerkt in je CV, motivatiebrief en gesprek!

Veelgestelde vragen

Kan ik werken via Detachering en/of als ZZP-er?

Bij OverheidZZP vind je opdrachten die via verschillende contractvormen kunnen worden uitgevoerd, waaronder ZZP en detachering. Per opdracht wordt beoordeeld welke contractvorm(en) passend zijn, afhankelijk van de aard van de werkzaamheden, de organisatorische inbedding en de wijze waarop de opdracht feitelijk wordt uitgevoerd. Je herkent de voorkeur of uitgangspunten voor een opdracht aan het label bovenaan de vacature: ZZP (of detachering) of Detachering. Staat bij een opdracht uitsluitend ‘Detachering’? Dan is op basis van de kenmerken van die specifieke opdracht gekozen voor uitvoering via detachering. Dit betekent niet dat bepaalde groepen opdrachtnemers op voorhand worden uitgesloten, maar dat de opdracht zich gelet op de beoogde uitvoering niet leent voor alle contractvormen. Lees hier meer over de uitvoeringsvoorwaarde arbeidsrelatie en detachering.

Hoe helpen jullie mij met mijn CV, motivatie en het gesprek?

Wij kennen de meeste opdrachtgevers goed en weten waar zij op letten in een selectieproces. Die ervaring gebruiken we bij elke aanbieding: we toetsen je CV en geven gerichte tips over je CV, motivatie, (concurrerend) uurtarief en presentatie. Ook wanneer je op gesprek mag helpen wij je met de voorbereiding. Zo vergroten we samen je slagingskans!

Is reageren op opdrachten vrijblijvend of zijn hier kosten aan verbonden?

Reageren is altijd vrijblijvend (no cure no pay) en nog niet definitief. Na jouw reactie nemen we altijd eerst contact met je op, en pas als jij helemaal akkoord bent met de financiële en praktische uitgangspunten dragen wij je formeel voor bij de opdrachtgever. We werken met een eerlijke, marktconforme fee bovenop jouw uurtarief, verwerkt in het tarief richting de opdrachtgever. Samen stemmen we altijd af welk uurtarief jij wilt ontvangen en verkennen we of de opdracht goed aansluit bij jouw ambities en kwaliteiten.

Ik voldoe niet aan alle eisen/wensen, is het het waard om toch te reageren?

De eisen die bij een opdracht staan vermeld zijn knock-out criteria: je moet hier 100% aantoonbaar aan voldoen om in aanmerking te komen. Wensen zijn geen harde vereisten, maar het is wel aanbevolen om aan zoveel mogelijk wensen te voldoen om kansrijk te zijn in de selectie. Reageer alleen als je zeker weet dat je aan alle eisen en de meest essentiële wensen voldoet.

Hoe kan ik mijn documenten het beste aanleveren om de kans van slagen te vergroten?

Reageer via de website met je CV, een Motivatie en een Toelichting op de eisen en wensen. Gebruik je motivatiebrief voor een heldere onderbouwing van jouw match. Beschrijf steeds per eis/wens kort hoe je hieraan voldoet. Dit maakt de aansluiting op de opdracht direct inzichtelijk en helpt de opdrachtgever in het begrijpen van jouw aanbieding.

Wij kennen de meeste opdrachtgevers goed en weten waar zij op letten in een selectieproces. Die ervaring gebruiken we bij elke aanbieding: we toetsen je CV en geven gerichte tips over je CV, motivatie, (concurrerend) uurtarief en presentatie. Ook wanneer je op gesprek mag helpen wij je met de voorbereiding. Zo vergroten we samen je slagingskans!

Reageren is altijd vrijblijvend (no cure no pay) en nog niet definitief. Na jouw reactie nemen we altijd eerst contact met je op, en pas als jij helemaal akkoord bent met de financiële en praktische uitgangspunten dragen wij je formeel voor bij de opdrachtgever. We werken met een eerlijke, marktconforme fee bovenop jouw uurtarief, verwerkt in het tarief richting de opdrachtgever. Samen stemmen we altijd af welk uurtarief jij wilt ontvangen en verkennen we of de opdracht goed aansluit bij jouw ambities en kwaliteiten.

Bij OverheidZZP vind je opdrachten die via verschillende contractvormen kunnen worden uitgevoerd, waaronder ZZP en detachering. Per opdracht wordt beoordeeld welke contractvorm(en) passend zijn, afhankelijk van de aard van de werkzaamheden, de organisatorische inbedding en de wijze waarop de opdracht feitelijk wordt uitgevoerd. Je herkent de voorkeur of uitgangspunten voor een opdracht aan het label bovenaan de vacature: ZZP (of detachering) of Detachering . Staat bij een opdracht uitsluitend ‘Detachering’? Dan is op basis van de kenmerken van die specifieke opdracht gekozen voor uitvoering via detachering. Dit betekent niet dat bepaalde groepen opdrachtnemers op voorhand worden uitgesloten, maar dat de opdracht zich gelet op de beoogde uitvoering niet leent voor alle contractvormen. Lees hier meer over de uitvoeringsvoorwaarde arbeidsrelatie en detachering.

De eisen die bij een opdracht staan vermeld zijn knock-out criteria: je moet hier 100% aantoonbaar aan voldoen om in aanmerking te komen. Wensen zijn geen harde vereisten, maar het is wel aanbevolen om aan zoveel mogelijk wensen te voldoen om kansrijk te zijn in de selectie. Reageer alleen als je zeker weet dat je aan alle eisen en de meest essentiële wensen voldoet.

Gebruik de eerste pagina van je CV of een deel van je motivatiebrief voor een heldere onderbouwing van jouw match. Neem alle eisen en wensen uit de opdracht over en beschrijf steeds kort hoe je hieraan voldoet. Dit maakt de aansluiting op de opdracht direct inzichtelijk en helpt de opdrachtgever in het begrijpen van jouw aanbieding. Je kunt hiervoor dit format gebruiken.

Relevante opdrachten

Interesse, en overtuigd van een sterke match?

Mogen wij je helpen met zoeken?

Wij helpen je graag met het vinden van een passende opdracht in het publieke domein! Interim of detachering? Neem contact met ons op dan gaan wij vrijblijvend persoonlijk voor je op zoek!