Procesmedewerker Inkoop – cluster MO

In het kort: Je gaat financiële en administratieve processen rond inkoop en subsidies uitvoeren en bewaken, facturen en bestellingen afhandelen, overzichten maken en collega’s proactief ondersteunen als aanspreekpunt in een dynamische omgeving. Je duikt midden in de financiële processen van de afdeling en zorgt dat alles in beweging blijft. Waar facturen of bestellingen blijven hangen, breng jij vaart en helderheid. Collega’s schakelen graag met je, omdat jij snel ziet wat nodig is en direct handelt. Je werkt elke dag voor je collega’s én voor Rotterdamse kinderen en studenten, vanuit een toffe werkplek midden in het hart van de stad. Jouw functie Als financieel procesmedewerker zorg je voor een zorgvuldige uitvoering en bewaking van financiële en administratieve processen binnen de afdeling. Je zorgt voor verbinding tussen inhoud en proces en werkt nauw samen met collega’s (managementassistenten, beleidsadviseurs en teammanagers) en afdeling Inkoop. Je ondersteunt collega’s bij financiële en administratieve afhandelingen van diverse processen, zoals bestelaanvragen, factuurverwerking. Wekelijks maak je overzichten van alle openstaande facturen en openstaande inkooporders van de afdeling. Deze overzichten deel je met de afdeling en bied je proactief ondersteuning bij dossiers die lang openstaan. Concreet ben je het aanspreekpunt en sparringpartner voor de afdeling, intern en extern. In een dynamische omgeving weet je de juiste prioriteiten te stellen. Jouw profiel Als financieel procesmedewerker ben je iemand die inhoud en proces goed weet te verbinden. Je werkt nauw samen met verschillende collega’s en afdelingen en ziet samenwerken als vanzelfsprekend. Je bent resultaatgericht en weet prioriteiten te stellen in een dynamische werkomgeving waarin naast planbare werkzaamheden ook ad-hoc taken voorkomen. Daarbij werk je nauwkeurig, gestructureerd en met oog voor detail. Je zorgt voor een zorgvuldige financiële en administratieve afhandeling van processen en bewaakt de voortgang hiervan. Tijdige terugkoppeling en duidelijke communicatie met betrokken partijen zijn voor jou vanzelfsprekend. Je bent iemand die graag zaken regelt, verantwoordelijkheid neemt en denkt in oplossingen. Met jouw dienstverlenende instelling ondersteun je collega’s op een prettige en professionele manier. Daarnaast heb je affiniteit met financiën, administratie en IT. Je bent flexibel en in staat om zelfstandig te werk gaan. In je rol fungeer je als aanspreekpunt voor collega’s en verbind je verschillende partijen, zoals de afdeling en afdeling Inkoop. De afdeling Als Procesmedewerker Financiën maak je deel uit van team Bedrijfsvoering & Werkprocessen. Binnen het Team Bedrijfsvoering & Werkprocessen houdt een aantal medewerkers (6) zich volledig bezig met de bedrijfsvoering. Dit vormt de staf binnen afdeling Onderwijs en levert daarmee advies en ondersteuning aan de beleidsteams. Het team levert dienstverlening op een aantal bedrijfsvoeringsonderdelen zoals inkoop en financiën, coördineert, adviseert en ondersteunt op een aantal werkprocessen zoals de subsidieprocessen. Doel van de dienstverlening is om de beleidsteams optimaal te ondersteunen met expertise, advies en uitvoering. Op deze manier dragen we direct bij aan de activiteiten en resultaten van de teams en indirect aan de bredere opgave van de afdeling. Onze organisatie De afdeling onderwijs is onderdeel van de directie Sport, Onderwijs, en Cultuur van de gemeente Rotterdam. Een directie die gedreven wordt door passie en met een hart voor Rotterdam. De directie biedt álle Rotterdammers de mogelijkheden en tools om hun kwaliteiten op verschillende vlakken te ontdekken, te ontwikkelen en in te zetten. Om te leren, te bewegen, uit te blinken, te recreëren, te inspireren, te ervaren, en te ontspannen. Om te léven. Wij geloven dat iedere Rotterdammer eerlijke kansen verdient en zijn ervan overtuigd dat we verschil kunnen maken. Wij geloven dat sport, onderwijs en cultuur van grote maatschappelijke waarde zijn. Sport, onderwijs en cultuur maken Rotterdammers fysiek en mentaal gezonder, weerbaarder, gelukkiger, creatiever, kansrijker, zelfredzamer, gelijker, en socialer. Alles waar we aan werken verrijkt Rotterdam(mers). De afdeling onderwijs heeft als doel het verbeteren van de kwaliteit van het onderwijs en bevorderen dat het Rotterdamse onderwijs zijn leerlingen naar de beste kwalificatie brengt. De afdeling bestaat uit 5 teams; het team Jonge Kind & Bedrijfsvoering, het team Primair Onderwijs, het team Voortgezet Onderwijs, het team MBO/HBO/WO & Managementondersteuning en het team Onderwijshuisvesting. Werklocatie Werklocatie: Het Timmerhuis, Rotterdam Thuiswerkbeleid: In het kader van Anders werken wordt er hybride gewerkt. Voor het vergaderen en digitaal ontmoeten wordt er gebruik gemaakt van MS Teams. Achtergrond van de functie De huidige procesmedewerker (Hans Trijbels) gaat per 1 juni met pensioen. We hebben momenteel onvoldoende capaciteit om dit gat op te vallen. De procesmedewerker heeft binnen afdeling Onderwijs een cruciale rol als het gaat om afhandeling van diverse financiële en administratieve processen. Het betreft voornamelijk processen op het vlak van Subsidies en Inkoop. De procesmedewerker is een vraagbaak voor de collega’s op de afdeling. De uitdaging ligt in zorgvuldige afhandeling, tijdige terugkoppeling en het verbinden van de diverse partijen. Het is een functie in een dynamische omgeving waarbij je naast de planbare werkzaamheden ook rekening met houden met ad-hoc taken. Een procesmedewerker is de intermediair tussen de afdeling, het centraal bestelpunt en de afdeling Inkoop. Het maken van opdrachten tot betaling en/of facturatie en zorgen voor tijdige afhandeling van facturen is een van de taken. De functie van procesmedewerker gaat vanaf begin 2027 over naar het centrale bestelpunt.