Directiesecretaresse

Havenbedrijf Rotterdam

Detachering

In het kort: Je gaat de nieuwe COO ondersteunen als directiesecretaresse in een dynamisch team. Taken omvatten complex agendabeheer, correspondentie, vergaderingen voorbereiden en notuleren, en diverse administratieve taken.

Je komt tijdelijk het Bestuurlijke Ondersteuning team versterken; je primaire taak zal zijn om onze nieuwe COO te ondersteunen en een vliegende start te geven. Als directiesecretaresse bij de Bestuurlijke Ondersteuning zijn je dagelijkse taken zeer veelzijdig: Complex agendabeheer, het verzorgen van inkomende en uitgaande (mail)correspondentie, het plannen en voorbereiden van vergaderingen en bijeenkomsten, verzamelen van vergaderstukken en vergaderingen notuleren, telefoonafhandeling, het voorbereiden van reizen, waaronder het boeken van chauffeurs, reizen en hotelovernachtingen, reserveren van vergaderzalen, ontvangst van bezoekers, e-mail beheer van meerdere mailboxen. Het directiesecretariaat ondersteunt samen de directie en de RvC. De secretaresses helpen elkaar in het behalen van deadlines en doelstellingen en kunnen elkaars werkzaamheden onderling opvangen. In deze functie werk je zelfstandig en in teamverband. Je bent in staat je eigen werk goed uit te voeren en start je dag door zelf te kijken welke dingen je kunt oppakken. Je weet wat er moet gebeuren en signaleert in een oogopslag of je prioriteiten voor de dag moeten wijzigen. Als directiesecretaresse ben jij sterk in plannen. Je zorgt ervoor dat de verschillende agenda’s en planningen realistisch zijn, weet de juiste prioriteiten te stellen en vooruit te denken. Jij bent een collega met een proactieve en constructieve werkhouding. Daarnaast kun je ook goed verwachtingen managen en kun je aangeven wat jij wel en niet kunt oppakken. Je bent van nature dienstverlenend ingesteld en erop gericht om anderen te ondersteunen in het halen van gestelde doelen en resultaten. Je kunt creatief en oplossingsgericht werken om je collega’s zo goed en efficiënt mogelijk te kunnen helpen. Iemand die het leuk vindt om samen te werken, maar ook heel zelfstandig kan opereren. De daadwerkelijke aanvang opdracht is op maandag 6 januari. Echter vinden er voor start opdracht 1 of 2 inwerkdagen plaats. De momenten van deze inwerkdagen kunnen plaatsvinden op: 16 december 17 december In overleg op 2 of 3 januari

LET OP: Het is voor onze opdrachtgever noodzakelijk dat je aan al de gestelde functie-eisen kunt voldoen. Dit moet overtuigend blijken uit je CV. Alleen dan is reageren op deze opdracht zinvol.

– Kandidaat heeft minimaal 10 jaar aantoonbare relevante werkervaring met managementondersteuning, bij voorkeur op een directiesecretariaat. – Kandidaat heeft een goede beheersing van de Nederlandse en Engelse taal in woord en geschrift. – Kandidaat heeft ervaring met Microsoft Office: Excel, Word, PowerPoint, OneNote, Microsoft Teams. – Kandidaat heeft ervaring met SharePoint. – Kandidaat heeft ervaring met iBabs. – Kandidaat is op de hoogte van het screeningsproces van HbR. – Inschrijvingen waarin een ZZP’er wordt aangeboden komen niet in aanmerking.

LET OP: Op basis van de wensen van onze opdrachtgever wordt bepaald of je eventueel wordt uitgenodigd voor een selectiegesprek. Het is dus noodzakelijk dat je ook op de wensen een sterke match hebt.

– Kandidaat beschikt over HBO werk- en denkniveau. – Kandidaat heeft ervaring met SRXP. – Kandidaat heeft ervaring met Proactis. – Kandidaat heeft ervaring met SAP 4Hana. – Kandidaat is beschikbaar voor een kennismakingsgesprek op donderdag 5 december tussen 11:30-14:30 uur.

De sluitingsdatum van deze opdracht is de harde deadline van onze opdrachtgever.

Om je krachtig voor te kunnen dragen hebben wij minimaal één werkdag nodig om samen met jou alle bescheiden in orde te maken.
Wanneer je interesse hebt in deze opdracht en overtuigd bent van een sterke match, reageer dan direct!
Naast een actueel en op de opdracht gericht CV zullen wij altijd vragen om een bondige persoonlijke motivatiebrief (inclusief een toelichting per functie-eis en -wens) en een indicatief uurtarief.

Op basis van deze informatie kunnen wij voor je aan de slag! We nemen contact met je op om alle verdere details goed door te nemen en duidelijke afspraken met je te maken.

Reageer nu op