Inhuur van ZZP vanaf 2025
Vanaf 2025 is het voor opdrachtgevers nog belangrijker om kritisch te kijken naar de inhuur van een interim professional wanneer dit bedoeld is voor een ZZP-er of DGA. Vanwege de actieve handhaving door de belastingdienst (opheffing handhavingsmoratorium vanaf 01-01-2025) op de wet DBA dient zorgvuldig afgewogen te worden of een opdracht wel geschikt is voor een interim invulling en er geen sprake is van mogelijke schijnzelfstandigheid. In dit artikel helpen we je als opdrachtgever met de inhuur van een ZZP-er/ freelancer/ DGA in 2025.
De belangrijkste punten uit de wet DBA voor opdrachtgevers
Allereerst de belangrijkste punten uit de wet DBA waar rekening mee moet worden gehouden bij het inhuren van een ZZP-er.
Handhaving, boetes en naheffingen
Het einde van het handhavingsmoratorium betekent dat de Belastingdienst vanaf 01-01-2025 de (volgens wet DBA) normale regels hanteert. In praktijk ziet dit er volgens de belastingdienst als volgt uit:
“Stellen we schijnzelfstandigheid vast? Dan kunnen we dus direct correctieverplichtingen en naheffingsaanslagen loonheffingen opleggen. In 2025 leggen we nog geen boetes op.”
Wanneer dus wordt vastgesteld dat een ZZP-er/freelancer als schijnzelfstandige werkt of heeft gewerkt binnen je organisatie, moet je als opdrachtgever dus alsnog loonheffingen en sociale premies afdragen. Dit moet worden gedaan over de periode dat de zelfstandige bij de organisatie heeft gewerkt. Hiernaast kan je ook verplicht worden om zaken als pensioenpremies te betalen.
De belastingdienst kan vanaf 1 januari met terugwerkende kracht naheffen. Dit gaat echter nooit verder dan 1 januari 2025, tenzij je als opdrachtgever kwaadwillig hebt gehandeld of aanwijzingen van de Belastingdienst niet opvolgd. “In dat geval kunnen we naheffen tot 5 jaar terug”, aldus de Belastingdienst.
Er worden (nog) geen boetes opgelegd in 2025. Vanaf 2026 kan dit wel gebeuren. Er wordt altijd gekeken naar “kwaadwillig handelen”, oftewel: heb je als opdrachtgever bewust gebruik hebt gemaakt van een schijnconstructie om kosten te besparen? Zo ja, dan kun je vanaf 2026 een boete verwachten.
Modelovereenkomsten bieden geen garantie meer
Ook kun je niet meer uitgaan van modelovereenkomsten. De Belastingdienst zal geen nieuwe modelovereenkomsten beoordelen omdat deze potentieel tot schijnzelfstandigheid kunnen leiden. Je bent als opdrachtgever samen met de opdrachtnemer (zzp’er) samen verantwoordelijk voor de fiscale gevolgen van de arbeidsrelatie. Bestaande modelovereenkomsten zijn nog wel geldig tot de einddatum (inclusief eventuele verlengingsopties).
Check vóóraf of een opdracht geschikt is voor een ZZP-er
Aangezien je als opdrachtgever samen met de opdrachtnemer verantwoordelijk bent voor de juiste inhuur conform de regels dien je vóór het publiceren van een opdracht te bepalen of een ZZP-er/freelancer/DGA op deze opdracht kan reageren. De Belastingdienst hanteert hiervoor de “ZZP check” om te bepalen of een opdracht door een ZZP-er kan worden gedaan. Deze check dient als keuzehulp voor het juiste contract.
De check bestaat uit 10 vragen, maar in grote lijnen toetst het 3 onderwerpen:
Organisatorische inbedding
Dit betekent het werk wat verricht wordt, behoort tot de kernactiviteiten/het primaire proces van de organisatie. Denk hierbij bijvoorbeeld aan het meewerken met het uitgeven van paspoorten bij de afdeling Burgerzaken van een gemeente. Aan de andere kant van het verhaal zou de professional advies kunnen geven over het inrichten van de afdeling/de processen. Iets wat niet dagelijks wordt gedaan en niet onderdeel is van de kernactiviteiten van de organisatie. De gedachte is dat wanneer de zelfstandige binnen de organisatie hetzelfde werk uitvoert als medewerkers in loondienst, de zelfstandige eigenlijk net als deze medewerkers in loondienst hoort te zijn.
De opdracht heeft een kop en een staart
ZZP opdrachten horen een kop en een staart te hebben: er is een duidelijk doel/einde en de professional werkt hier naar toe inclusief een duidelijk afrekenbaar resultaat. De zelfstandige dient volledig zelf te kunnen bepalen wanneer hij werkzaamheden verricht en hoe hij dit doet. Natuurlijk kun je vooraf met de professional bespreken wat er gaat gebeuren en wanneer hij/zij verwacht bereikbaar/aan het werk te zijn gedurende de looptijd van de opdracht.
Duur van de opdracht opdracht
Als het werk voor meer dan 3 maanden en 20 uur per week bij dezelfde opdrachtgever wordt gedaan, kan dat betekenen de professional schijnzelfstandig werkt. Hoewel er geen harde grens is, wordt er verwacht dat een opdracht geen jaren voortduurt. Afgaan op 3 maanden is dus niet nodig. In de praktijk zal er naar het grotere plaatje worden gekeken: heeft de professional meerdere opdrachten per jaar? Hoelang duren deze? Is er 1 opdracht welke al lang loopt en waar het overgrote deel van de tijd in zit?
Doe de check: is er sprake van loondienst voor deze opdracht?
Je kunt de check hier doen op de website van de Belastingdienst. Toets de opdracht op deze 10 vragen/stellingen voor zover dit kan. Hieronder hebben wij de vragen uitgelegd. Hoewel sommige vragen vooral gericht zijn aan de professional, is het wel een belangrijk gespreksonderwerp voor in het eerste gesprek.
Op elke stelling/vraag zijn er 2 antwoorden. Elk antwoord duidt op een ZZP of loondienst kenmerk, welke wij respectievelijk groen en rood markeren.
Kenmerken van Loondienst
Kenmerken van ZZP
1. Werkzaamheden en werktijden
“De opdrachtgever kan bepalen hoe het werk wordt verricht of wat de werktijden zijn.”
Uitleg/achterliggende gedachte:
ZZP opdrachten horen een kop en een staart te hebben: er is een duidelijk doel/einde en de ZZP-er werkt hier naar toe. De zelfstandige dient volledig zelf te kunnen bepalen wanneer hij werkzaamheden verricht en hoe hij dit doet. Natuurlijk kun je vooraf met de professional bespreken wat er gaat gebeuren en wanneer hij/zij verwacht bereikbaar/aan het werk te zijn gedurende de looptijd van de opdracht.
Ja – De opdrachtgever kan bepalen hoe het werk wordt verricht of wat de werktijden zijn.
Nee – De werkende bepaalt zelf hoe het werk wordt uitgevoerd en wat de werktijden zijn, niet de opdrachtgever.
2. De duur van de werkzaamheden
“Het werk wordt gedurende langere tijd (> 3 maanden) verricht.”
Uitleg/achterliggende gedachte:
Als het werk voor meer dan 3 maanden en 20 uur per week bij dezelfde opdrachtgever wordt gedaan, kan dat betekenen dat de zelfstandige schijnzelfstandig is. Hoewel er geen harde grens is, wordt er verwacht dat een opdracht geen jaren voortduurt. Dit wordt sneller gezien als loondienst. In de praktijk zal er naar het grotere plaatje worden gekeken: heeft de ZZP-er meerdere opdrachten per jaar? Hoelang duren deze? Is er 1 opdracht welke al lang loopt en waar het overgrote deel van de tijd in zit?
Ja – Het werk wordt gedurende langere tijd verricht.
Nee – Het gaat om een opdracht van kortere duur of een beperkt aantal uren per week.
3. Wie verricht welke werkzaamheden
“De werkende voert werkzaamheden uit die ook door werknemers worden verricht bij die organisatie”
Uitleg/achterliggende gedachte:
Deze vraag/stelling gaat over het stukje organisatorische inbedding. Dit betekent dat de professional werk verricht wat behoort tot de kernactiviteiten/het primaire proces van de organisatie. Denk hierbij bijvoorbeeld aan het meewerken met het uitgeven van paspoorten bij de afdeling Burgerzaken van een gemeente. Aan de andere kant van het verhaal zou de professional advies kunnen geven over het inrichten van de afdeling/de processen. Iets wat niet dagelijks wordt gedaan en niet onderdeel is van de kernactiviteiten. De gedachte is dat wanneer de zelfstandige binnen de organisatie hetzelfde werk uitvoert als medewerkers in loondienst, hij/zij eigenlijk net als deze medewerkers in loondienst hoort te zijn.
Ja – De werkende verricht werkzaamheden die ook door werknemers wordt verricht bij die organisatie.
Nee – De werkende voert geen werkzaamheden uit die ook door werknemers worden gedaan binnen de organisatie.
4. Welke werkzaamheden worden verricht?
“De werkende verricht taken die structureel onderdeel zijn van de organisatie (zoals bouwen bij een bouwbedrijf, of lesgeven op een school).”
Uitleg/achterliggende gedachte:
Deze stelling heeft in de basis veel overlap met vraag 3. Ook deze vraag gaat over organisatorische inbedding en kijkt naar de specifieke kennis/kunde die de zelfstandige meebrengt. De gedachte is dat wanneer de zelfstandige geen kennis/ervaring meebrengt om de organisatie mee verder te helpen, de opdracht niet kan worden ingevuld door een ZZP-er. ZZP-er zijn gaat in de basis om ondernemen en het verkopen van specifieke kennis/kunnen. Om deze reden huren organisaties ZZP-ers (kort) in omdat zij hiermee de organisatie op een bepaald vlak op een hoger niveau denken te kunnen tillen. Dit kunnen de huidige medewerkers met hun kennis en kunnen niet.
Ja – De werkende verricht taken die structureel onderdeel zijn van de organisatie (zoals bouwen bij een bouwbedrijf, of lesgeven op een school).
Nee – De werkende heeft specifieke kennis en ervaring die niet aanwezig is binnen de organisatie.
5. Het werk persoonlijk verrichten
“De werkende verricht het werk persoonlijk. De werkende mag zich alleen met toestemming van de werkgevende laten vervangen.”
Uitleg/achterliggende gedachte:
Deze stelling heeft dezelfde strekking als vraag 1: het gaat om een project met een kop en een staart/een duidelijk doel, en het is de taak van de zelfstandige om dit doel te bereiken. Hoe de professional dit doet (wat je overigens zeker kunt bespreken in een gesprek met de professional) bepaalt de professional zelf. De zzp-er is verantwoordelijk voor het einddoel, en gebruikt hiervoor zijn of haar eigen middelen (fysiek) en methodes. Zo zou de ZZP-er dus gebruik moeten kunnen maken van andere mankrachten/services. Het is echter geen eis om anderen het werk te laten doen tijdens de opdracht, maar de vrijheid moet er zijn.
Ja – De werkende verricht het werk persoonlijk. De werkende mag zich alleen met toestemming van de opdrachtgever laten vervangen.
Nee – De werkende heeft de vrijheid om zich te laten vervangen en kan dat in de praktijk ook doen.
6. Beloning
“De vergoeding/het salaris voor het werk wordt van tevoren per uur (of per maand) afgesproken en op een vast moment overgemaakt.”
Uitleg/achterliggende gedachte:
De ondernemer is er zelf verantwoordelijk om de kosten bij de opdrachtgever in rekening te brengen. Hoe dit wordt gedaan en wanneer is onderdeel van het contract. De methode die het beste duidt op echt ondernemerschap is facturatie per opdracht. Zo valt er te specificeren wat het doel is, en wat de professional in rekening kunt brengen bij het behalen van het doel. Ook kun je er samen voor kiezen om per uur te belonen. Ook hier is het belangrijk om een maximaal en potentieel verwacht aantal uren te bespreken en vast te leggen met de professional.
Ja – De vergoeding/het salaris voor het werk wordt van tevoren per uur (of per maand) afgesproken en op een vast moment overgemaakt.
Nee – De werkende wordt op factuurbasis per uur of per opdracht betaald. Wanneer per uur wordt betaald, worden alleen de daadwerkelijk gewerkte uren betaald. Bij ziekte ontvangt de werkende niets.
7. Hoogte van vergoeding/beloning
“De vergoedingen zijn vergelijkbaar met het salaris dat aan werknemers wordt betaald voor gelijksoortig werk.”
Uitleg/achterliggende gedachte:
Wanneer de professional evenveel betaald wordt als de werknemers in loondienst valt de conclusie te maken dat de prestaties die worden geleverd niet waardevoller zijn dan die van de werknemers van het bedrijf. Dit kan duiden op ‘organisatorische inbedding’ net zoals bij vraag 3 en 4.
Ja – De vergoedingen zijn vergelijkbaar met het salaris dat aan werknemers wordt betaald voor gelijksoortig werk.
Nee – De vergoeding voor het werk ligt duidelijk hoger dan wat binnen de sector normaal gesproken aan werknemers wordt betaald.
8. Commercieel risico
“De werkende loopt weinig commercieel risico bij het uitvoeren van het werk. Bijvoorbeeld omdat de werkgever/opdrachtgever de kosten draagt als het werk niet goed wordt uitgevoerd.”
Uitleg/achterliggende gedachte:
Commercieel risico betekent dat de werkende door het werk misschien kosten moet maken die niet voorzien zijn. Ook deze vraag probeert weer te achterhalen of de ZZP-er werkt naar een einddoel en hiervoor verantwoordelijk is. Wanneer het einddoel niet wordt bereikt, wat zijn dan de consequenties? Haalt de professional zelf de materialen of diensten in huis wanneer deze voor de opdracht nodig zijn, ook wanneer dit tijdens de opdracht onvoorzien pas blijkt?
Ja – De werkende loopt weinig ondernemersrisico bij het uitvoeren van het werk en doet weinig eigen investeringen. Bijvoorbeeld omdat de opdrachtgever de kosten draagt als het werk niet goed wordt uitgevoerd.
Nee – De werkende draagt ondernemersrisico en doet eigen investeringen voor het werk. Bijvoorbeeld omdat hij/zij zelf de materialen of apparaten voor het werk moet kopen.
9. Aantal opdrachten en opdrachtgevers
“De werkende heeft steeds verschillende opdrachten en opdrachtgevers.”
Uitleg/achterliggende gedachte:
Deze vraag probeert te achterhalen of de professional consistent zoekt naar nieuwe opdrachten en nieuwe opdrachten accepteert. Enerzijds omdat het moet blijken dat hij/zij tijd en geld stopt in het werven van klanten, en anderzijds omdat de opdracht (met een kop en een staart) niet lang kan duren.
Ja – De werkende presenteert zich naar buiten toe niet als ondernemer. Bijvoorbeeld omdat de werkende zich weinig of niet aanbiedt voor andere opdrachtgevers.
Nee – De werkende gedraagt zich naar buiten toe als ondernemer. Bijvoorbeeld doordat hij/zij actief een website beheert en ook andere klussen uitvoert.
10. Resultaat
“De werkende heeft een inspanningsverplichting.”
Uitleg/achterliggende gedachte:
Dit betekent dat een werkende in loondienst (meestal) niet rechtstreeks wordt afgerekend op een niet bereikt resultaat. Wanneer een opdracht een einddoel heeft en deze niet wordt behaald, hoort de professional niet de (gehele) beloning te ontvangen.
Ja – De werkende heeft een inspanningsverplichting. Dit betekent dat hij/zij niet rechtstreeks wordt afgerekend op een bereikt resultaat, maar dat verwacht wordt dat de werkende zo goed mogelijk functioneert.
Nee – Er is een resultaatverplichting met de werkende afgesproken. Dat betekent dat verwacht wordt dat op een bepaald moment concreet resultaat bereikt wordt, en dat hij/zij daar ook op kan worden aangesproken.
De opdrachtomschrijving opmaken, inbedden en publiceren
Wanneer duidelijk is dat de opdracht door een ZZP-er, Freelancer of DGA kan worden gedaan, dien je de kenmerken van de vragen hierboven te verwerken in de opdrachtomschrijving, de eisen, en de eventuele wensen. Uiteraard dient de praktijk op de werkvloer (deze is immers leidend voor de Belastingdienst) aan te sluiten bij de opdrachtformulering en onderliggende overeenkomsten. Hier helpen wij graag mee!
Is een opdracht niet passend voor een ZZP-er dan kan altijd op basis van een detacheringsconstructie een tijdelijk werknemer worden geworven. Ook hierin denken wij graag mee!
Hulp nodig met invulling van de opdracht?
Naast het werken conform de regels en wetten kan het in de huidige markt ook een uitdaging zijn om geschikte kandidaten op gesprek te krijgen.
Wij kennen de dynamiek van inhuur voor (semi-)publieke organisaties. Wij hebben zelf gewerkt voor gemeenten, onderwijsinstellingen en ministeries. Deze kennis en onze expertise op het gebied van recruitment maakt ons een interessante sparringpartner.
Maak direct kennis met ons en wij sparren graag vrijblijvend over uw capaciteitsvraagstukken.
Wij houden je via deze pagina op de hoogte van eventuele ontwikkelingen.
Als opdrachtgever opzoek naar een professional (ZZP & deta)? Kom in contact!
De informatie in deze blog is met zorg samengesteld, maar is uitsluitend bedoeld voor algemene informatiedoeleinden. Aan de inhoud van deze blog kunnen geen rechten worden ontleend. Voor de meest actuele en officiële informatie wordt aangeraden om de websites van de overheid en de Belastingdienst te raadplegen.
De auteur is niet aansprakelijk voor eventuele onjuistheden, onvolledigheden of gevolgen van het gebruik van deze informatie. Neem bij twijfel of specifieke vragen contact op met een deskundige of de desbetreffende instantie.
